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Curso de gestión de tesorería de la empresa. La posición diaria

Seguimos nuestro curso de gestión de tesorería de la empresa, en esta ocasión vamos a revisar por qué y cómo hacer una posición diaria de la tesorería aunque nuestra empresa sea pequeña.

 

Vamos primero a comentar el por qué de hacer una gestión diaria de la liquidez de la empresa:

  • Controlar que no se produzcan descubiertos en cuentas. Tanto si se hacen previsiones (lo recomendable), como si no se hicieran, cuando nos falla un cobro que teníamos previsto, nuestra cuenta puede quedar en números rojos, en descubierto. En estos casos los bancos cobran unos intereses que pueden llegar a ser elevados y que impactan en nuestras cargas financieras. Si la empresa ya va justa de tesorería, cualquier carga adicional es una merma de rentabilidad.
  • Anticipar los saldos futuros inmediatos. La posición bancaria con las previsiones de cobros y pagos a realizar en cada una de las cuentas bancarias nos dan visibilidad para anticiparnos a posibles situaciones indeseadas y actuar lo antes posible. Eso nos servirá para identificar “agujeros” de tesorería y buscar cuanto antes la financiación necesaria para cubrirlos el tiempo determinado y por el importe preciso.
  • Controlar los saldos ociosos. Aunque en este momento no se pueden conseguir en los bancos buenas rentabilidades de los excedentes de tesorería, no por ello debemos de tener elevados saldos ociosos en cuentas que suponen una pérdida de oportunidad o incluso un coste si nos hemos financiado más de lo que hubiéramos debido.
  • Controlar que los bancos no nos cobren comisiones indebidas o nos realicen cargos inadecuados.

 

Entonces, ¿qué hacemos cada día para tener estos controles?

Habitualmente, los procesos diarios de tesorería son los siguientes:

  1. Verificar las previsiones de cobros y pagos que habíamos cargado y que tenemos para el día
  2. Conectarse a la banca electrónica de cada una de las entidades con las que trabajamos y descargar los movimientos y los saldos de todas las cuentas. Esta quiere decir que hay que conectarse a las bancas electrónicas con sus correspondientes usuarios y contraseñas y con distintos menús de acceso a la información.
  3. Es conveniente hacer una bajada de los movimientos bancarios varias veces al día, al menos dos, una a principio de mañana y otra al final de mañana para tomar en cuenta todos los movimientos que se producen en el banco.
  4. Comprobar que los saldos bancarios finales son correctos y que no faltan ni sobran movimientos
  5. Comprobar en los movimientos bancarios que no hay movimientos indebidos
  6. Contrastar o “conciliar” las previsiones con los movimientos del banco para ver si faltan cobros por recibirse o so los cargos son correctos en día e importe.
  7. Ejecutar los pagos del día
  8. Tomar las acciones pertinentes con el banco si hay que descontar, anticipar cobros, etc… o equilibrar cuentas si tenemos varias y algunas están en posición acreedora y otras en posición deudora
  9. Introducir las nuevas previsiones de cobro y pago si las hubiera

 

Toda esta gestión diaria de los bancos es puramente administrativa y puede llevar al Financiero o al Director General varias horas a la semana y muchas horas al mes sin aportarles valor ni proporcionarles una posición a tiempo para una toma de decisiones ágil.

Todos estos procesos generalmente se hacen en un Excel que es una buena herramienta y que ya tendremos configurada con nuestras macros, pero siempre tendremos que alimentarla, volcar datos, homogeneizar formatos, preparar informes…

Entonces, si hacer una gestión diaria del cash consume tiempo al Financiero o al CEO, no les merecerá la pena hacerlo cada día y, seguramente, les parezca suficiente hacerlo solo vez a la semana. Pero si un día hay algún imprevisto, algún impagado, algún pago mayor de lo habitual puede producirse un descubierto.

Hoy en día, sin embargo, se puede disponer de una herramienta como SeeDCash que no requiera tiempo de configurar y manejar, y que cada día proporcione a primera hora en tiempo real la visión de uno de los aspectos más críticos del negocio: la liquidez.

Esta herramienta realiza de forma automática todos los procesos diarios de tesorería y genera todos los indicadores de liquidez necesarios para pilotar la empresa. Además, proporciona alertas por saldos mínimos, saldos en descubierto, avisos de cobros, de impagados, de comisiones, avisos de posibles descubiertos, de posibles errores de tesorería, etc.

En definitiva, proporciona la seguridad de  tener la liquidez bajo control en todo momento.

 

¿Qué es el CASHFLOW?

El cashflow es un indicador clave para las empresas, es el flujo de caja o de tesorería.

Es decir, se trata de la tesorería que se origina en un ejercicio económico gracias al negocio. La tesorería generada en la cuenta de resultados, calculándose como el beneficio neto (beneficio más impuestos), línea de Pérdidas y Ganancias más todas las partidas que no supongan salida de caja: amortizaciones y provisiones.

Cashflow: Beneficio + amortizaciones + provisiones 

¿Por qué se agregan a los beneficios las amortizaciones y provisiones? Porque las amortizaciones son un coste que no supone una salida del dinero. Contablemente suponen una minoración del resultado del ejercicio, pero no implican un desembolso. Lo mismo ocurre con las provisiones.

El cashflow es un indicador de referencia para hacer una valoración de la empresa y además sirve para liberar liquidez a los accionistas. A través del cashflow se trata de concretar las disponibilidades financieras, el efectivo que la empresa es capaz de generar, por ello tiene una importancia enorme ya que mide la salud financiera y permite saber si la empresa va a ser capaz de cumplir sus compromisos de pago.

Sin embargo hay que hacer una precisión: como no todos los ingresos y gastos de cobran y pagan al contado, se puede cerrar un ejercicio económico con ingresos pendientes de cobro y gastos pendientes de pago. En realidad se está computando como tesorería a los efectos contables, pero eso no es así en la realidad. Que se haya realizado y facturado una venta y contabilizado su beneficio no significa que se haya cobrado la venta. Es más, siempre habrá una parte de las ventas del ejercicio que no se han cobrado. Por eso, se puede tener un cashflow muy elevado desde el punto de vista patrimonial, solo mirando la cuenta de resultados, pero tener poca liquidez liberada.

No es raro encontrar empresas con una excelente salud según una primera impresión de sus cuentas, que tienen las cajas vacías. (El Confidencial – 28 de diciembre de 2016. “En principio, la aparente falta de liquidez de eShop Ventures puede sorprender si atendemos a sus cuentas anuales… Pese a que las empresas de eShop ventures cuentan con un activo superior a los 31 millones de euros, sus cantidades en caja a principios de 2016 apenas superaban los 118.000 euros”).

El cashflow “real” debe de responder a las preguntas: ¿generamos el cash suficiente para cumplir con nuestros proveedores?, ¿y con nuestros acreedores?, ¿cómo impactará la inversión que vamos a hacer en el flujo de caja previsto?

En las pequeñas empresas se da valor a la cuenta de resultados, pero se da poco valor al cashflow. Normalmente en estas empresas no suele haber un director financiero como tal sino un contable (o una gestoría) y este contable está sobre todo interesado en los cobros de clientes y los saldos de bancos. Se hace una gestión administrativa básica y no una gestión provisional del cashflow. También en las pequeñas y microempresas, el CEO “lleva la empresa en la cabeza” y para él el cashflow como tal es un concepto irrelevante que solo miran los bancos. Es el que decide una compra o no porque el mejor que nadie sabe lo que hay y no le interesa el activo fijo, las amortizaciones, las provisiones…

Pero cuando la empresa crece o quiere buscar financiación, entonces las entidades financieras o inversores empiezan a preguntar sobre el cashflow, el Estado de Flujos de Caja o cómo van a recuperar su capital y, por tanto, cuanta liquidez va a generarse en la empresa.

Por eso es fundamental para la empresa controlar los flujos de caja que reflejan la realidad del dinero que entra y sale de la y para ello debe de dotarse de instrumentos para testar y prever los niveles de tesorería actuales y previstos y, así, poder gestionarlos.

Los KPI’s de tesorería

En general, la operativa de tesorería es similar en todas las compañías independientemente de su sector, aunque en algunos haya algunas necesidades adicionales. Por eso, se pueden definir los KPI’s de tesorería principales que nos permiten identificar los objetivos que queremos alcanzar y que se pueden agrupar en cuatro tipos sobre la base de las funciones de tesorería:

  • Indicadores de liquidez
  • Indicadores de financiación e inversión
  • Indicadores de negocio bancario
  • Indicadores de riesgos.

Los indicadores de liquidez definen el control de la posición de tesorería y de los saldos bancarios con una visión previsional a futuro.

Estos indicadores son:

  • Liquidez a 30, 60 y 90 días
  • Evolución del cash-flow
  • Capacidad financiera
  • Saldo medio

Todos estos indicadores persiguen el objetivo de mantener los saldos bancarios de la compañía en el nivel aceptable. Si está por debajo de los objetivos planteados implica falta de liquidez disponible y supone tomar medidas de búsqueda de financiación o de utilización de las líneas más allá de lo previsto. Pero tener un exceso de fondos significa tener saldos ociosos y se debe de tomar medidas para planificar la inversión de los excedentes temporales.

Además, los saldos diarios dan una visión necesaria, pero limitada. Hay que gestionar el futuro pues las incidencias en tesorería no siempre pueden resolverse de hoy para hoy. Por lo tanto, hay que controlar la tesorería en el inmediato futuro y disponer de una evolución estimada de los saldos. Esto supone tener una previsión de tesorería, que incorpore los cobros y pagos previstos en el plazo deseado.

También debe de hacerse un análisis del pasado y analizar la evolución del cash-flow y las desviaciones del mismo sobre los presupuestos de tesorería de la empresa para, en su caso, tomar medidas correctivas. Eso requiere conocer el detalle, generalmente agrupando los movimientos por categoría y mes para conocer donde se han producido las desviaciones significativas.

Los indicadores de financiación e inversión miden los riesgos asociados a la financiaciones e inversiones.

Estos indicadores son:

  • Saldo disponible
  • Riesgo medio mensual
  • Máxima utilización de financiación
  • Tipo medio ponderado
  • Plazo de maduración de financiaciones
  • Rentabilidad media
  • Plazo medio de maduración de inversiones

Conocer el saldo bancario diario disponible sobre el autorizado por la(s) entidad(es) bancaria(s), el volumen medio mensual de financiaciones e inversiones, el riesgo medio mensual de financiaciones e inversiones o el tipo medio mensual ponderado de financiaciones e inversiones significa controlar que no se están superando los objetivos planteados con ello fin de minimizar el coste de los fondos y reducir los gastos financieros o maximizar los ingresos financieros.

Los indicadores de negocio bancario miden la rentabilidad que el banco o los bancos con los que trabaja la empresa obtiene con las operaciones que ésta le proporciona.

Estos indicadores son:

  • Volumen de negocio por banco
  • Volumen de negocio por tipo de operación
  • Float bancario por tipo de operación

Se debe de fijar un objetivo de distribución del negocio bancario (cobros, pagos, operaciones de extranjero, impuestos, seguros sociales…) entre las distintas entidades para negociar bien las condiciones.

Los indicadores de riesgos miden la exposición al riesgo de divisas y de tipos de interés y su cobertura. Su medición permite mantener la política de cobertura que fija la compañía y asegurar la cuenta de resultados.

Estos indicadores son:

  • Riesgo de interés. Exposición
  • Porcentaje de cobertura de riesgo de interés
  • Riesgo en divisas. Exposición por divisa
  • Porcentaje de cobertura de riesgo de divisas

Se debe de fijar un objetivo sobre la exposición neta al riesgo de cada divisa, porcentaje de riesgo abierto, qué porcentaje máximo de financiación desea tener a tipo variable, riesgo neto de intereses tras tomar medidas de cobertura de riesgo, riesgo neto sobre el riesgo total, porcentaje máximo de las financiaciones a mantener sin cobertura sobre el total riesgo de la compañía.

Con estos indicadores la Dirección Financiera puede identificar dónde se están produciendo incidencias sobre los objetivos deseados y, por tanto, dónde debe centrar su actuación prioritaria.

Gana tranquilidad con el control de tu negocio

Amor de Plata ya utiliza SeeDCash para ganar tranquilidad en el control de su negocio


Amor de Plata es un proyecto de emprendimiento personal que nace de la pasión de su creadora por el diseño de joyas personalizadas, utilizando diferentes metales y piedras semipreciosas. Sus complementos y accesorios son artesanales y están hechos con mucho amor. Como su fundadora María dice: “quiero transmitir en mis creaciones el amor por lo sencillo, por lo elegante, por las pequeñas cosas que nos apasionan”.
María tenía un sueño que un día se propuso cumplir: quería dedicarse a diseñar joyas originales y personalizadas para cada persona, y ¡lo ha conseguido! Hace ya dos años que montó su empresa y ha convertido su gran creatividad en diseños únicos, diferentes, funcionales y con muy buen gusto.
Empezó vendiendo sus diseños a su familia y a sus amigos. Después hacía showrooms en su casa y en locales para dar a conocer sus cada vez más numerosos nuevos diseños. Construyó su página web y empezó a tener presencia en las principales redes sociales. Luego consiguió introducir sus creaciones en algunas tiendas escogidas, y ahora también participa en diferentes pop-up y ferias de artesanía. Pero como ella dice: “la recomendación de mis clientes es lo que mejor funciona para hacerme publicidad. Me cuentan que algún diseño ha llamado la atención de una amiga y le ha dado mi contacto. Y a muchas clientas les gusta pasarse por mi taller, ver las cosas nuevas y elegir el estilo que les va y que se complementa con ella”
Su éxito también se basa en la prudencia como empresaria: “No invierto en material más dinero que el que dispondré en el momento en que voy a tener que pagar y llevo el control de lo que ingreso de forma muy rigurosa. Las compras las hago en momentos muy concretos en ferias y necesito estar segura de que voy a tener efectivo suficiente para poder pagarlas. Antes tenía que estar consultando cada día las dos cuentas bancarias que tengo y perdía un tiempo que no tengo. Además, a veces estoy fuera y no puedo conectarme en ese momento al banco para saber si he cobrado los pedidos. Necesitaba una aplicación que pudiera consultar en cualquier momento desde el móvil y en la que pudiera registrar los pagos a prever de las campañas de compra. Con SeeDCash no necesito más de 5 minutos al día para ver el estado de mis cuentas en el mismo día y en los próximos meses. Es muy sencilla, no necesitas tener conocimientos financieros para utilizarla y me da una información de futuro y unos indicadores diarios que no tengo en las web del banco. Y si el banco comete errores o me cobra comisiones que no debe, lo veo enseguida y puedo reclamarlo en el momento”

Día de la Educación Financiera 2018

Hoy, 1 de octubre, se celebra de nuevo el Día de la Educación Financiera y queremos colaborar con una actividad que tiene mucha importancia.

El Día de la Educación Financiera es una iniciativa de Finanzasparatodos (Plan de Educación Financiera), que desarrollan conjuntamente el Banco de España y la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV), con la colaboración de la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones y la Secretaría General del Tesoro y Financiación Internacional. El objetivo es concienciar a los ciudadanos de la importancia de adquirir un adecuado nivel de cultura financiera en las diferentes etapas de la vida.

Nosotros creemos que es muy importante esta iniciativa, que la educación financiera es una necesidad, más aun teniendo en cuenta la evolución de nuestra sociedad en que los mercados son cada vez más complejos como también lo son las relaciones financieras entre los individuos y las empresas y los propios productos y servicios financieros. Si ciudadanos y empresarios mejoran su conocimiento de los productos, conceptos y riesgos financieros y desarrollan las habilidades y la confianza serán más conscientes de los riesgos y oportunidades financieras. Con la educación financiera se aprenden hábitos como el ahorro o la planificación del gasto y se pueden afrontar mejor los retos financieros que se presentan a lo largo de la vida mejorando nuestro bienestar financiero y por ello también el personal.

Las pequeñas empresas necesitan formación financiera especialmente cuando afrontan decisiones de financiación de crecimiento o expansión, pero también formación para una adecuada gestión financiera desde el primer momento de creación de su empresa, que les permita contar con un adecuado nivel para afrontar los retos a los que se enfrentarán a lo largo de las diferentes etapas de su propio proyecto empresarial.

Muchos emprendedores se sienten perdidos cuando les hablan de TAE, Euribor, póliza, débito, crédito, fecha de valor, remesas bancarias, etc. y, lo que es más grave, no son conscientes de la importancia de gestionar correctamente su tesorería. Y es que la planificación financiera y la gestión del efectivo de startups, pequeñas empresas y autónomos, es crítica para que sobrevivan en momentos complicados, en entornos complejos y en mercados de fuerte competencia y que tengan unas buenas bases para desarrollarse con éxito.

Gestionar la tesorería no solo es conocer tus ingresos y controlar los cobros, que es fundamental por supuesto, es también planificar, prever, negociar, minimizar riesgos…

Si quieres conocer bien la planificación financiera, el plan de tesorería, la gestión de liquidez o la gestión de riesgos financieros, apúntate al taller que realizamos el próximo jueves a las 18h y al que te puedes conectar de forma online. Mándanos un correo y te enviamos el enlace de conexión.

¡Qué tengas buen Día de la Educación Financiera!

#1octDiadelaeducacionfinanciera

http://www.diadelaeducacionfinanciera.es

 

Si emprendedores, autónomos y pequeñas empresas no tienen una previsión de tesorería ni un adecuado control de su caja, eso los puede llevar a morir por falta de liquidez.