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La importancia de la planificación (Parte I)

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Vivimos en un mundo en el que impera y se apoya la filosofía del «Carpe Diem» para todo, vive el día y mañana ya veremos… Y como todo en esta vida, bien entendido es válido, pero al pie de la letra resulta hasta peligroso que no tengamos nada previsto para el mañana…

En Tesorería, la palabra clave es previsión, y siempre hablamos de la importancia de tener una buena previsión, pero hoy queremos subir un nivel más y hablaros del paso previo: la planificación. Y aunque lo enfoquemos desde el punto de vista de la empresa, esto es aplicable a la vida misma.

Se acerca fin de año y las empresas empiezan a preparar los temidos presupuestos que servirán de hoja de ruta para el próximo año. Dichos presupuestos parten normalmente de un plan estratégico en el que se definen, a muy alto nivel, los principales objetivos de la empresa. Esto va a permitir que, durante la elaboración de los presupuestos, establezcamos partidas de gastos e ingresos alineadas con las metas que la empresa se propone conseguir durante el próximo año.

Estas metas pueden venir heredadas del ejercicio anterior no forzosamente por no haberse conseguido, sino que en la mayoría de los casos porque se trate de metas a medio y largo plazo, imposibles de concluir en un año, y también pueden ser incluidas como nuevas metas porque la empresa aborde nuevos proyectos o abra nuevas líneas de negocio.

La importancia de la planificación no sólo radica en planificar, sino en el posterior control y seguimiento que se haga de dicha planificación. La planificación a un año vista normalmente implica varias revisiones durante el año con el fin de ir ajustando posibles desviaciones y anticipar imprevistos que puedan impactar en el calendario establecido.

Para entender mejor este proceso, tenemos el ciclo PHVA de Edwuard Deming, de mejora continua, en el que se definen 4 fases principales, perfectamente válidas para cualquier plan:

  • Planificar: En la etapa de planificación se establecen objetivos y se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo a las políticas de la organización. En esta etapa se determinan también los parámetros de medición que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso.
  • Hacer: Consiste en la implementación de los cambios o acciones necesarias para lograr las mejoras planteadas.
  • Verificar:  Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras en caso de ser necesario, se establece un periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los cambios.
  • Actuar:  Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten a las expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y modificaciones necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.

 

 

Por último, el éxito de los presupuestos  reside en saber hacer su traslado a Pagos y Cobros. Esta será la única manera de asegurar su completo seguimiento basado en las entradas o salidas del efectivo (y no solo en los hechos que las provocan) y ante cualquier posible desviación o desajuste, será más sencillo tomas las decisiones adecuadas para equilibrarlo.

En el próximo post hablaremos con más detalle de la elaboración de los presupuestos de Tesorería, la traducción de Ingresos y Gastos a Pagos y Cobros, los ajustes en base a históricos o tendencias, y el control de desviaciones, a través de casos prácticos.

Curso de gestión de tesorería de la empresa. Las previsiones

Empezamos este curso de gestión de tesorería de la empresa con un tema fundamental y muy importante: las previsiones de tesorería.

Primero hay que recordar que cualquier empresa por pequeña que sea debe de gestionar su tesorería día a día para evitar problemas de pago.

La gestión de tesorería en la empresa no es una mera gestión de los saldos bancarios, sino una gestión previsional. Es decir, que no es suficiente con conocer el saldo bancario de las cuentas, sino que hay que añadir las estimaciones de flujos futuros de cobros y pagos para sobrevivir estableciendo un equilibrio entre los cobros y los pagos y para reaccionar a tiempo ante posibles problemas de efectivo.

 

Cuanta más información tengamos, más visibilidad y control tendremos. Obtener previsiones precisas y fidedignas puede ser complicado para la empresa. En realidad, los pagos no son un problema, pero sí lo son los cobros que no dependen de nosotros sino de nuestros clientes y acreedores. Además, en empresas mayores, para obtener las previsiones hay que acudir a diversas fuentes de información y a diversos departamentos.

Si no disponemos de previsiones, entonces tendremos que gestionar la liquidez de forma precavida dejando colchones de saldo en las cuentas para evitar descubiertos. Cuando gestionamos la tesorería de forma prudente eliminamos aquellos cobros de los que no disponemos de una previsión de calidad, y dejamos saldos ociosos que suponen un coste de oportunidad para la empresa y que, a lo mejor, nos obligan a tomar financiación de forma innecesaria.

 

Por esto es muy importante disponer de herramientas que faciliten la obtención de las previsiones, que éstas se actualicen con fiabilidad y que generen una proyección de cashflow correcta y actualizada de forma constante.

 

En la aplicación SeeDCash puedes introducir tus previsiones en la aplicación de forma manual o desde un fichero Excel. Diariamente tu previsión se actualiza de forma automática con los datos de los bancos para tener la posición real de tesorería.

 

Ahora bien ¿de dónde sacamos las previsiones? En general hay cuatro orígenes para generar las previsiones:

  1. Del presupuesto de tesorería
  2. De las facturas a cobrar y a pagar
  3. De datos históricos
  4. De modelos predictivos

 

El presupuesto de tesorería es la primera herramienta para el control de la tesorería de la empresa. Recoge los ingresos y los gastos operativos del presupuesto general y los transforma en cobros y pagos al aplicar las condiciones de cobro y pago (cobros a 30, 60, 90…). Incluye también los pagos de impuestos (Seguros sociales, IVA, Impuesto de sociedades, impuestos y tasas municipales, etc.), los pagos al personal, seguros, las financiaciones e inversiones y el pago de dividendos. Esta información, aunque está agrupada por meses en el presupuesto, puede servirnos para hacer una estimación más precisa, semanal, por ejemplo, de los cobros y pagos que vamos a recibir en nuestras cuentas y considerar estos como previsión, aunque sea una previsión en principio más incierta.

Podéis consultar el post «El presupuesto de tesorería» de nuestro Blog en el cual tenéis un modelo de presupuesto de tesorería que os podéis descargar y que os ayudará a hacer vuestro presupuesto.

 

  1. Facturas a pagar y cobrar.

De nuestras carteras de facturas a pagar y facturas a cobrar vamos a obtener las previsiones de cobro de clientes y de pago a proveedores. Podemos introducir las facturas agrupadas por fecha de vencimiento o de forma individual si nos interesa tener el detalle de los clientes.

En cualquiera de los casos, conviene que, en la medida de lo posible, tengamos en cuenta las “costumbres” de pago de nuestros clientes para acertar al máximo con las fechas de valor. Estas previsiones más “ciertas” serán las que se concilien cada día con los movimientos del banco.

 

  1. Previsiones basadas en datos históricos.

Más vale una mala previsión que una «no previsión». Efectivamente, aunque no conozcamos la fecha en que nos van a pagar o nos van a pasar un adeudo, es conveniente que hagamos una estimación que nos ayude a tener una buena visibilidad. Por ejemplo, podemos tomar el total de cobros que hemos previsto en nuestro presupuesto para un mes determinado y por medio de una ley estadística que recoja el histórico de otros años repartirlo por semanas o por días. A lo mejor la primera vez nos cuesta elaborar esa ley estadística, pero una vez hecha la tenemos para todos los meses posteriores.

Otro ejemplo sería el de una empresa de distribución que reparte sus ingresos previstos por tipo de cobro (efectivo, tarjeta, transferencia…) y a la vez lo lleva a una ley estadística para hacer el reparto según la afluencia de público o de ventas por días del mes.

 

  1. Modelos predictivos: generación automática de previsiones

Resulta muy interesante poder disponer de herramientas de «machine learning»que nos ayuden con la generación de previsiones.

Porque si utilizamos una herramienta y vamos acumulando los datos en ella, una funcionalidad de “modelo predictivo” es capaz de analizar los datos pasados y, en base a unas técnicas estadísticas, generar automáticamente las previsiones de los cobros o pagos siguiendo el patrón histórico de estos datos.

Con estos modelos también podemos identificar con exactitud las domiciliaciones e incluso los impagados de los clientes.

Esta opción es sumamente interesante porque proporciona previsiones de tesorería muy fiables y facilita mucho al financiero la obtención de la posición de tesorería con un mínimo esfuerzo.

 

En definitiva, confeccionar una previsión de cobros y pagos compensa el esfuerzo que hay que realizar para llevarla a cabo. Ayudados de una buena herramienta podemos ahorrar dinero, conocer nuestra liquidez pasada, presente y futura y, sobre todo, podemos anticiparnos a los acontecimientos financieros que se avecinan, pudiendo influir en ellos.

Gana tranquilidad con el control de tu negocio

Amor de Plata ya utiliza SeeDCash para ganar tranquilidad en el control de su negocio


Amor de Plata es un proyecto de emprendimiento personal que nace de la pasión de su creadora por el diseño de joyas personalizadas, utilizando diferentes metales y piedras semipreciosas. Sus complementos y accesorios son artesanales y están hechos con mucho amor. Como su fundadora María dice: “quiero transmitir en mis creaciones el amor por lo sencillo, por lo elegante, por las pequeñas cosas que nos apasionan”.
María tenía un sueño que un día se propuso cumplir: quería dedicarse a diseñar joyas originales y personalizadas para cada persona, y ¡lo ha conseguido! Hace ya dos años que montó su empresa y ha convertido su gran creatividad en diseños únicos, diferentes, funcionales y con muy buen gusto.
Empezó vendiendo sus diseños a su familia y a sus amigos. Después hacía showrooms en su casa y en locales para dar a conocer sus cada vez más numerosos nuevos diseños. Construyó su página web y empezó a tener presencia en las principales redes sociales. Luego consiguió introducir sus creaciones en algunas tiendas escogidas, y ahora también participa en diferentes pop-up y ferias de artesanía. Pero como ella dice: “la recomendación de mis clientes es lo que mejor funciona para hacerme publicidad. Me cuentan que algún diseño ha llamado la atención de una amiga y le ha dado mi contacto. Y a muchas clientas les gusta pasarse por mi taller, ver las cosas nuevas y elegir el estilo que les va y que se complementa con ella”
Su éxito también se basa en la prudencia como empresaria: “No invierto en material más dinero que el que dispondré en el momento en que voy a tener que pagar y llevo el control de lo que ingreso de forma muy rigurosa. Las compras las hago en momentos muy concretos en ferias y necesito estar segura de que voy a tener efectivo suficiente para poder pagarlas. Antes tenía que estar consultando cada día las dos cuentas bancarias que tengo y perdía un tiempo que no tengo. Además, a veces estoy fuera y no puedo conectarme en ese momento al banco para saber si he cobrado los pedidos. Necesitaba una aplicación que pudiera consultar en cualquier momento desde el móvil y en la que pudiera registrar los pagos a prever de las campañas de compra. Con SeeDCash no necesito más de 5 minutos al día para ver el estado de mis cuentas en el mismo día y en los próximos meses. Es muy sencilla, no necesitas tener conocimientos financieros para utilizarla y me da una información de futuro y unos indicadores diarios que no tengo en las web del banco. Y si el banco comete errores o me cobra comisiones que no debe, lo veo enseguida y puedo reclamarlo en el momento”

La planificación financiera y el presupuesto de tesorería

Cualquier emprendedor sabe que tiene que planificar adecuadamente su actividad y sus necesidades. Cuando te lanzas a una aventura empresarial debes de tener muy claras las líneas estratégicas que dirigirán tu actividad, y la mejor forma de concretar estas ideas es plasmándolas en una serie de objetivos concretos y alcanzables que sirven para crear el Plan de Negocio que es la guía del emprendedor en su operativa diaria.

Identificar correctamente las necesidades de fondos supone uno de los aspectos más importantes y trascendentales en la planificación financiera de cualquier empresa. Es preferible dedicar tiempo a identificar dichas necesidades correctamente que convertir la actividad cotidiana en un “apagafuegos” que, además, lleva a generar tensiones de caja y elevados gastos financieros provocados por negociaciones desfavorables y precipitadas.