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Innovar en tiempos de crisis ¿soluciones financieras creativas?

En momentos de crisis, lo primero que se nos viene a la cabeza es reducir costes como herramienta de supervivencia. Sin embargo, debemos de cambiar nuestra forma de pensar para pasar a crear más valor (para el cliente, para la empresa) porque puede generar más rentabilidad.

Para eso tendremos que ser innovadores. Desarrollar la creatividad en una empresa puede hacerse en todas las áreas y también en la gestión financiera. Aplicar a las finanzas soluciones creativas para sobrevivir no es “hacer trampas” con la contabilidad o inventarse una ratio para medir la rentabilidad. La innovación no es antagonista de la gestión financiera: presupuesto, balance, P&L, EBIDTA…. Las finanzas son una “ciencia exacta” y no cabe la alteración de los números, se trata de enfocar los problemas de nuevas maneras o de abrir nuevos caminos para cambiar las cosas.

Seguramente, cuando nos proponemos innovar en algún área de la empresa enseguida pensamos en aplicar soluciones tecnológicas. Sí, la innovación tiene que ver mucho con la tecnología, pero innovar no va solo de tecnología. La innovación es el resultado de transformar algo del contexto a partir de que se adoptan ideas nuevas y valiosas.

Así pues, si queremos ponernos manos a la obra, pensemos en alguno(s) de los problemas que queremos solucionar y empecemos a generar ideas empezando por salir de la zona de confort y abandonar los paradigmas. No importa la calidad de las ideas sino la cantidad. Mientras más ideas aparezcan, mayores probabilidades de que alguna de ellas, sea una propuesta de valor.

Podemos plantearnos conocer bien qué funciona en el negocio y qué no funciona haciendo mejores análisis financieros del producto/servicio, clientes, canales y equipo de ventas…. Podemos mejorar los procesos financieros (contabilidad, cobro…) pues, aunque nos parecen muy simples, siempre cabe una posibilidad de mejora. Podemos tratar de mejorar la planificación financiera y el análisis con información que nos es útil para toma las decisiones, por ejemplo, ampliando la gama de datos que utilizamos. Podemos mejorar la gestión de los riesgos de liquidez preparando una estrategia con diferentes opciones a poner en práctica.

El uso de innovación y una adecuada gestión financiera contribuyen de manera significativa en la eficiencia de las PYMES y, además, existe una asociación positiva entre la mejora de la eficiencia en aquellas empresas que han realizado prácticas continuas de innovación.

El Plan de Tesorería de crisis de tu empresa

Hacer el Plan de Tesorería en una pequeña empresa es hacer tres cosas:

  1. Hacer un presupuesto de tesorería anual mensualizado. A partir del presupuesto general de la empresa en el que se determinan los ingresos y los gastos, convertirás éstos en cobros y pagos aplicando los plazos de cobro y pago (plazos medios) y el IVA. Además, incluirás todos los impuestos (IRPF, retenciones, seguros sociales, impuesto de sociedades…) y la financiación, los flujos financieros de préstamos, amortizaciones, intereses, comisiones…. Y los cobros y pagos de inversión.
  2. A partir de este presupuesto generarás un plan de tesorería semanal, al menos a 12 semanas vista obteniendo las previsiones de cobros y pagos.
  3. Actualizarás al menos cada semana las previsiones para tener las desviaciones.

 

En estos momentos críticos para las pequeñas empresas en que el Plan de Tesorería es la herramienta de gestión y toma de decisiones diaria para el gerente. Hay que anticipar todos los posibles pagos que se tendrán que afrontar, pero también determinar con minuciosidad en cuanto a las fechas los cobros. Debe de proporcionarte una vista muy precisa a corto plazo (1 a 2 semanas) pero también una vista a medio ya que debe de cubrir también imprevistos. Tu Plan de Tesorería será muy fiable para el corto plazo y menos cuanto mayor plazo cubras.

En este Plan de Tesorería tienen que ir siempre de la mano la tesorería real y la prevista porque en periodos de crisis como el actual, la supervivencia de la empresa depende de lo eficazmente que se actúe con las desviaciones. Es decir, tiene que ser cada día actualizado con la realidad que se está produciendo en las cuentas bancarias para detectar y corregir rápidamente las variaciones.

Para hacer estimaciones acertadas conviene que prepares diferentes escenarios de negocio (ventas y compras) y diferentes escenarios de cobro y pago (alargamientos de los plazos). Cuanto más te anticipes y te prepares frente a los distintos posibles escenarios, más probabilidad tienes de verte menos afectado. Conviene crear escenarios pesimistas porque las crisis suelen ser más largas de lo que queremos y tienes que conservar la caja el mayor tiempo posible. Los escenarios van a permitirte no solo ver claramente los ajustes que tienes que hacer y la financiación que tengas que solicitar sino cómo serán tus resultados a lo lardo de los próximos 3 a 4 meses y actualizar los planes de contingencia.

Después, identifica de forma rigurosa todas tus fuentes de ingreso y haz una previsión de los cobros de clientes si es posible uno a uno, tanto de los pendientes como de los vencidos y los pagos de gastos fijos.

También es muy importante que identifiques los cobros extraordinarios tales como ventas de activos, subvenciones, créditos e identificar los posibles impagados que puedes calcular con una ley de reparto en base a un histórico o al comportamiento de tus clientes.

En tu gestión del día a día tendrás que verificar y comparar los resultados previstos con los reales. Este análisis es crítico porque te permitirá modificar correctamente la situación y actualizar las proyecciones para los siguientes días en base a los resultados reales. Si no puedes hacer el seguimiento diario, al menos zallo de forma semanal.

El control de la tesorería te supondrá invertir un tiempo diario, pero merece la pena por la supervivencia de tu empresa y si puedes trata de ayudarte con herramientas que te hagan más sencillo obtener la información que necesitas y hacer este control más eficiente.

Finalmente, si tienes empleados será muy importante que generes confianza y les comuniques de forma transparente la situación real, el plan para salir adelanta y cómo les afecta.

Tesorería de guerra

⇒Economía de guerra: en momentos de fuertes convulsiones violentas o en periodos de situación crítica, la economía de los países se orienta para mantener el funcionamiento de las actividades económicas indispensables para el país, procurar el autoabastecimiento, desincentivar el consumo privado, garantizar la producción de alimentos y controlar la economía nacional desde el Estado.

⇒Tesorería de guerra: en momentos de recesión o de situación económica delicada ante una falta de liquidez, la tesorería de la empresa se orienta para mantener la liquidez que todavía conserva la empresa en la caja, reducir los pagos al mínimo y a no hacer más que los pagos imprescindibles. Pero también para tratar de distribuir y movilizar los recursos y que vayan a las actividades que permitan a la empresa subsistir mientras dure la “guerra”.

En este convulso momento actual en el que nos encontramos, hay que proteger a cualquier precio a las empresas grandes, medianas y pequeñas.

En circunstancia excepcionales la tesorería es el centro de interés de cualquier empresa y los gerentes y propietarios de repente se dan cuenta de lo crucial y vital que es para la supervivencia de la empresa.

 

⊕ La estrategia militar para sobrevivir a la crisis pasa por tomarse tiempo en la planificación y coordinación de un plan y después aplicar las tácticas más convenientes para lograr el objetivo de supervivencia.

El militar y filósofo Sun Tzu en su libro “El arte de la guerra” escribió: “El que sabe cuándo puede volar y cuando no, será victorioso”.

§Pero a nosotros nos gusta más: “Prohíbe los augurios para evitar las dudas”

Porque lo que vamos a hacer es una estrategia que nos permita pasar de las elucubraciones a las previsiones lo más acertadas posibles.

  1. Preparación

Como en toda estrategia de defensa, el primer paso es reconocer el entorno, identificar y aislar al enemigo. En nuestra empresa vamos a recoger los elementos económicos y, sobre todo, de nuestra propia situación.

¿Cómo está nuestra tesorería? ¿Dónde está el agujero y de cuanto es ahora y será en los próximos 6, 9, 12 meses el agujero?

Para conocer esto vamos a hacer “borrón y cuenta nueva” y a preparar un plan de tesorería nuevo con las nuevas previsiones que determinemos serán más realistas. ¿Cómo están mis clientes? ¿Quiénes van a poder pagarme? ¿Cuándo podré pedir financiación? ¿A quiénes de mir proveedores les tengo que pagar sí o sí?

Después vamos a tratar de elaborar varios escenarios. Estando como está la situación ahora, más vale pecar de pesimista que de optimista. Mejor alargar el plazo de “crisis”, elaborar previsiones de cobro inferiores, plazos más largos…

  1. Ejecución

Una vez que tenemos identificada nuestra necesidad de liquidez a corto y medio plazo, vamos entonces a determinar cómo podemos gestionar de forma óptima la que tenemos y la que podemos generar. Las acciones siguientes nos ayudarán a ello:

  • Innovar para buscar nuevos ingresos (nuevos productos, nuevos mercados…). Las Administraciones en momentos de dificultad económica lanzan planes de medidas extraordinarias para facilitar ayudas de I+D+I acelerando su gestión y la aprobación de proyectos
  • Buscar toda la información posible sobre nuestros clientes, las noticias que les pueden afectar. Cuidarles mucho y comunicar mucho con ellos. Se trata de defender los ingresos que podemos obtener y de buscar ingresos donde sea. Si les hacemos un buen seguimiento, además de asegurar más los cobros, podremos conocer las fechas e importes de los cobros y mantener controlada la deuda.
  • Hablar con los proveedores que son imprescindibles para el negocio tratando de alargar en lo posible los plazos de pago cuando sea necesario a la vez que les damos la mayor seguridad posible
  • Saber en todo momento el saldo de bancos y conocer los remanentes de saldo diarios (si los hubiera) para aplicarlos a aquellos gastos que son urgentes y fundamentales
  • Negociar con los bancos tratando de conseguir relajar los pagos de cuotas, aplazar los reembolsos de préstamos o de mejorar las condiciones financieras
  • Buscar ayudas financieras y aprovechar todas las ayudas institucionales
  • Acogerse a aplazamientos de impuestos
  1. Explotación

Se trata de no contraer compromisos que se traduzcan en medias victorias. Es decir, hacer acciones urgentes irreflexivas no previstas que nos desvíen del plan.

 

“El que llega primero al campo de batalla espera la llegada del enemigo fresco para combatir. Quien llega tarde al campo de batalla tiene que apresurarse y llega exhausto al combate”

PDS2: ¿Qué es la segunda Directiva de Medios de Pago?

PSD2 (Payment Service Providers) es una regulación europea sobre servicios de pago electrónicos que entró en vigor el pasado 14 de septiembre de 2019. Su objetivo es completar el desarrollo de un mercado único de pagos en la Unión Europea aumentando la seguridad de los pagos en Europa, promoviendo la innovación y favoreciendo la adaptación de los servicios bancarios a las nuevas tecnologías.

Conlleva cambios importantes en la industria tecnológica al dar acceso a terceros a la infraestructura de los bancos. Para ello, la PSD2 regula y armoniza dos clases de servicios que prestan empresas terceras: los servicios de información de cuenta (AIS) y los servicios de iniciación de pagos (PIS).

El servicio de información de cuenta consiste en recoger y almacenar la información de las distintas cuentas bancarias de un cliente en una aplicación permitiendo a los clientes tener una visión global de su situación financiera.

Con el servicio de iniciación de pagos, terceros proveedores facilitan el uso de la banca “online” para realizar pagos por internet.

Los bancos españoles están aplicando sucesivamente la nueva normativa haciendo las modificaciones necesarias en sus plataformas y sus servicios de pago para abrirlos a terceras empresas a través de las “Open API’s”.

 

PSD2 introduce un elemento importante que es la seguridad, con nuevos requisitos de seguridad mediante la llamada “Autenticación Reforzada de Clientes” (SCA). Estos nuevos requisitos de seguridad implican el uso de dos factores de autenticación en operaciones bancarias que antes no lo requerían, como el acceso a cuentas online o a través de apps y los pagos.

La SCA se realiza para que la gestión del dinero y los pagos online sean más seguros y para reducir el fraude en estos procesos. Por ello, en un nivel alto, se requiere cuando un pagador transfiere fondos o accede a la información de su cuenta.

El sistema de doble autenticación obliga a usar al menos dos elementos de las tres categorías que propone la normativa: de conocimiento (contraseña, código pin, “Passphrase” o preguntas cuya respuesta solo conoce el usuario), de posesión (teléfono móvil cuya posesión quede demostrada por la recepción de un SMS con un código OTP, tarjeta o dispositivo cuya posesión quede demostrada mediante el escaneo de un código QR, tarjeta leída por un lector de tarjetas) y de inherencia (iris o retina, huella dactilar, reconocimiento de voz, geometría de cara y manos, dinámica de escritura).

 

PSD2 está revolucionando los servicios que prestan y que prestarán los bancos, llevándolos a buscar innovaciones en sus servicios y a colaborar, e incluso adquirir, empresas Fintech que les complementen o simplifiquen sus propios servicios financieros.

Las PYMES puedes aprovecharse de PSD2 en la digitalización de sus procesos, construyendo su propia infraestructura de gestión financiera a medida “por piezas”: contabilidad, gestión de la liquidez, financiación, inversión, gestión de divisas, pagos…

 

Los servicios regulados por PSD2 son básicos para las nuevas empresas Fintech para prestar sus servicios a sus clientes. SeeDCash como empresa que facilita la gestión de la liquidez de pequeñas empresas y autónomos, utiliza los servicios de información de cuenta para obtener diariamente los movimientos de cuentas de los clientes que utilizan la aplicación para confirmar y conciliar las previsiones de forma inteligente y generar la proyección y los indicadores de liquidez.

Por ello, a partir de septiembre, los clientes han empezado a ver cambios en su experiencia de usuario cuando inician una sesión en su app o en su web del banco o cuando pagan con una tarjeta bancaria.

Para la conexión bancaria que realiza SeeDCash, el sistema de autenticación reforzada se traduce en que el usuario debe de autorizar al agregador bancario de la aplicación la consulta de las cuentas bancarias. Este proceso debe de hacerse de forma periódica ya que cada 90 días hay que renovar la autenticación de la conexión bancaria.

 

Puedes ver más información en :

Gerhogar, empresa referente de los cuidados domiciliarios, impulsa una gestión eficiente de la tesorería con SeeDCash

El envejecimiento poblacional es una realidad y ello ha hecho que surjan iniciativas empresariales pioneras dedicadas al cuidado de mayores como Gerhogar. La empresa fundada y dirigida por profesionales sanitarios de prestigio y radicada en Castilla León, ha puesto en marcha con especialistas en geriatría y otros profesionales, un nuevo concepto de atención especializada y asistencia integral, social y sanitaria a los mayores, procurando su máximo bienestar en el entorno más cómodo que es su propia casa.

Para la empresa también es importante la atención a los familiares que cotidianamente están pendientes de su padre, madre, abuelo o familiar, y por eso disponen de una unidad de descanso familiar por la que se deposita las 24 horas del día la confianza en los profesionales de Gerhogar. Además, ofrece diversos servicios complementarios; Respiro Familiar, catering y limpieza del hogar, que darán mayor autonomía al cuidador. Para reforzar esa tranquilidad, la empresa tiene prevista la apertura de un Centro de día urbano revolucionario que complete el elenco de servicios que pone a disposición tanto de sus usuarios como de las familias.

Su objetivo es dar una respuesta a las necesidades sociosanitarias de los mayores sin que pierdan el contacto con su entorno y sus familias.

Su servicio de asistencia integral domiciliaria ofrece una alternativa de calidad y al alcance de todo el mundo. La empresa ha implantado un amplio abanico de objetivos, procedimientos y controles sobre su actividad que les ha permitido contar con varios sellos de calidad auditados por una entidad de prestigio como Cámara Certifica.

Gestionar la tesorería de manera adecuada es estratégico para Gerhogar. Abordar un problema de liquidez puede resultar estresante y, por ello, hay que acompasar los procesos de ingresos y gastos con los flujos de entrada y salida de dinero. Además, hay que vigilar que se cobran las cantidades previstas y en el tiempo previsto.

Garantizar la liquidez en una empresa que cada vez crece más puede llegar a ser una actividad complicada” indica Rubén Tejada Gallego, integrante de la dirección de la compañía. “Por eso, para impulsar una gestión eficiente de la tesorería y un control de los cobros y los pagos decidimos utilizar SeeDCash. Porque hay que tener control sobre lo que se cobra, las condiciones acordadas, los períodos de cobro, las posibles demoras y tratar de implementar siempre un modelo de gestión de cobros ágil y, sobre todo, transparente. Es importante vigilar que se cumplen las condiciones pactadas tanto con las entidades financieras, como con los proveedores. Un incumplimiento con los proveedores puede dar al traste con una relación comercial provechosa para ambas partes, puede suponer la interrupción del suministro, la suspensión del crédito o la exigencia de acometer el pago por anticipado. Disponer de una buena gestión de la tesorería permite que la empresa sea viable económicamente y que siga una dinámica adecuada de toma de decisiones con el fin de evitar posibles problemas de liquidez. Es muy importante llevarla y planificarla al día, conocer cuál es su liquidez en todo momento, así como sus cuentas bancarias, pagos y cobros para evitar y solventar los problemas de liquidez y efectivo, y ello es sencillo con SeeDCash”.

Además, la Dirección de la compañía considera fundamental que su equipo esté siempre motivado, alegre y siempre orgulloso de la empresa para la que trabajan y a la que representan, y por eso cree muy importante que la empresa siga manteniéndose muy sólida en el aspecto financiero.

La importancia de la planificación (Parte I)

planning

 

Vivimos en un mundo en el que impera y se apoya la filosofía del «Carpe Diem» para todo, vive el día y mañana ya veremos… Y como todo en esta vida, bien entendido es válido, pero al pie de la letra resulta hasta peligroso que no tengamos nada previsto para el mañana…

En Tesorería, la palabra clave es previsión, y siempre hablamos de la importancia de tener una buena previsión, pero hoy queremos subir un nivel más y hablaros del paso previo: la planificación. Y aunque lo enfoquemos desde el punto de vista de la empresa, esto es aplicable a la vida misma.

Se acerca fin de año y las empresas empiezan a preparar los temidos presupuestos que servirán de hoja de ruta para el próximo año. Dichos presupuestos parten normalmente de un plan estratégico en el que se definen, a muy alto nivel, los principales objetivos de la empresa. Esto va a permitir que, durante la elaboración de los presupuestos, establezcamos partidas de gastos e ingresos alineadas con las metas que la empresa se propone conseguir durante el próximo año.

Estas metas pueden venir heredadas del ejercicio anterior no forzosamente por no haberse conseguido, sino que en la mayoría de los casos porque se trate de metas a medio y largo plazo, imposibles de concluir en un año, y también pueden ser incluidas como nuevas metas porque la empresa aborde nuevos proyectos o abra nuevas líneas de negocio.

La importancia de la planificación no sólo radica en planificar, sino en el posterior control y seguimiento que se haga de dicha planificación. La planificación a un año vista normalmente implica varias revisiones durante el año con el fin de ir ajustando posibles desviaciones y anticipar imprevistos que puedan impactar en el calendario establecido.

Para entender mejor este proceso, tenemos el ciclo PHVA de Edwuard Deming, de mejora continua, en el que se definen 4 fases principales, perfectamente válidas para cualquier plan:

  • Planificar: En la etapa de planificación se establecen objetivos y se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo a las políticas de la organización. En esta etapa se determinan también los parámetros de medición que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso.
  • Hacer: Consiste en la implementación de los cambios o acciones necesarias para lograr las mejoras planteadas.
  • Verificar:  Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras en caso de ser necesario, se establece un periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los cambios.
  • Actuar:  Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten a las expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y modificaciones necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.

 

 

Por último, el éxito de los presupuestos  reside en saber hacer su traslado a Pagos y Cobros. Esta será la única manera de asegurar su completo seguimiento basado en las entradas o salidas del efectivo (y no solo en los hechos que las provocan) y ante cualquier posible desviación o desajuste, será más sencillo tomas las decisiones adecuadas para equilibrarlo.

En el próximo post hablaremos con más detalle de la elaboración de los presupuestos de Tesorería, la traducción de Ingresos y Gastos a Pagos y Cobros, los ajustes en base a históricos o tendencias, y el control de desviaciones, a través de casos prácticos.

ODONTECNIC utiliza SeeDCash para gestionar su liquidez

Odontecnic es un Laboratorio integral de prótesis odontológica. Desde hace más de 8 años trabajan con software digital de 3shape, tanto para ortodoncia como para prótesis y planificación de implantes.

Prestan numerosos servicios. En ortodoncia realizan casos de alineadores, férulas para cementado indirecto, férulas de desprogramación y bruxismo, realizan set-up virtuales, posicionadores para terminación de casos, casos de guías para posicionamiento mediante el CBCT de microtornillos, aparatos sobre microtornillos sinterizados sin soldaduras, barras minimalistas de retención lingual con sistema de autocolocación (se cementan en unos segundos), etc. En prótesis realizan encerados diagnósticos sobre la imagen del paciente, carillas estéticas, planificación de implantes con guías quirúrgicas, trabajos sobre implantes roscados, sobredentaduras sobre implantes, prótesis fija, esqueléticos sinterizados, etc. También realizan todo tipo de impresiones 3D con las impresoras más avanzadas de los ficheros que obtenga la clínica con su escáner intraoral.

 

Para la compañía, que está creciendo de forma importante, la liquidez es clave para sustentar ese crecimiento. Una correcta gestión de la tesorería de la empresa aporta, en buena medida, el éxito a corto, mediano y largo plazo. El conocer, de forma rápida y con la mayor precisión posible, la información sobre los cobros y pagos futuros es fundamental para anticipar necesidades. Como dice Begoña, socia y responsable de administración: “La liquidez en una empresa es el indicador más eficaz para testar la evolución de esta. Tener liquidez suficiente es muy importante para poder afrontar posibles contingencias futuras, y debe controlarse permanentemente”.

 

Las nuevas tecnologías ayudan a automatizar esta gestión y a realizar todas las actividades en muy poco tiempo, teniendo la posición de tesorería en tiempo real. Por eso Odontecnic utiliza SeeDCash. Begoña afrima que “decidimos probar la aplicación porque nos pareció muy sencilla de usar, muy práctica y nos da toda la información necesaria para comprobar la evolución de la liquidez de la empresa y, además, tenía muy buenas valoraciones. Lo que destacaríamos de SeeDCash es lo sencilla y práctica que resulta. Es una aplicación muy intuitiva pero que aporta una gran cantidad de información. El único inconveniente que tiene la aplicación es que no está desarrollada la versión para escritorio y algunas veces resulta complicado controlar toda la información desde el móvil.”

Previsión y posición de liquidez

Como siempre repetimos, el principal objetivo de la tesorería es gestionar el riesgo de liquidez, es decir el riesgo de no poder hacer frente a los pagos en el futuro.

Por eso no es suficiente con conocer el saldo bancario sino que hay que añadir las estimaciones de flujos futuros. Cuanta más información tengamos, más visibilidad y control tendremos. Un descubierto en el día de hoy puede no ser puntual sino durar unos cuantos días, por eso hay que prever cual va a ser la situación en el futuro a corto plazo. Entonces, tenemos que empezar a hablar de previsión de tesorería. Una buena previsión de las necesidades de tesorería puede ahorrar a la empresa costes innecesarios, algo que se torna aún más esencial en coyunturas económicas adversas por las dificultades y encarecimiento del acceso a fuentes de financiación bancaria y por la limitada capacidad de generar cash flow.

No debemos confundir los conceptos de previsión o plan de tesorería y presupuesto de tesorería. Cuando hablamos de plan de tesorería nos referimos a las previsiones, esto es a los cobros y pagos de las operaciones comerciales o financieras que ya han sido emitidos o firmados. Y cuando hablamos de presupuesto de tesorería nos referimos a los cobros derivados de ventas aún no realizadas, a los pagos relativos a compras aún no realizadas, o a compromisos financieros que aún no hemos asumido pero prevemos para el futuro.

¿Cómo podemos obtener las previsiones? ¿Dónde encontramos los datos?

En lo que se refiere a las operaciones comerciales con clientes y proveedores, son las facturas que hemos emitido o recibido y que también estarán en las carteras de cobros y pagos de mi contabilidad. Eso nos dará los flujos monetarios que podemos esperar.

Si vamos a incorporar mediante un Excel o un fichero las previsiones que tenemos en la contabilidad hay que tener en cuenta dos consideraciones: que las facturas deben de contabilizarse lo antes posible y que es importante que tengamos en cuenta al meter la previsión el margen de días de demora que se tardará entre el vencimiento y el cobro o pago real de las facturas.

En caso de que tengamos varias cuentas y no sepamos en qué cuenta va a hacernos el cliente el pago, es conveniente meter la previsión en una de nuestras cuentas y así podremos ver en la posición consolidada todos los flujos de pagos y cobros.

También tendremos que meter las previsiones de otros conceptos para los cuales tenemos un compromiso de pago y cobro pero que no tenemos aun contabilizados o facturados como pueden ser  temas relacionados con acreedores (servicios de luz, gas, agua, alquileres, seguros…), otros gastos de personal, seguros sociales.. o los impuestos (IVA, IRPF, IS,…).

Además tenemos deudores de tipo subvenciones, ayudas, devoluciones de impuestos… o recobros de clientes (de impagados) e incluso los gastos financieros como comisiones o los que derivan de  préstamos, por intereses o principal, o inversiones de excedentes.

Conviene para estos flujos recurrir a una plantilla Excel en la que completemos las previsiones con la cuenta, la fecha, el importe y su signo, la categoría, el decalaje, la periodicidad o recurrencia,  y la descripción para cargarla de forma automática cada mes, por ejemplo, y así tener una mejor perspectiva de nuestra tesorería.

Si utilizas SeeDCash puedes introducir tus previsiones desde la app, desde el ordenador o integrando un fichero Excel que te propocionamos.

Cuatro “tips” para ser proactivos en el cobro de clientes y cobrar mejor

Seguro que algunos de los trucos que vamos a compartir a continuación os parecen muy obvios. Sí, puede ser, pero también es cierto que se nos olvida el aplicarlos muchas veces.

También estaréis pensando que sobre el papel queda muy bien eso de acelerar los cobros, pero que es un tema que se escapa a nuestra voluntad y por tanto, en realidad, poco podemos hacer.

Espero que con este post penséis que podéis aplicar algo de lo que contamos para cobrar mejor de vuestros clientes y, al menos para empezar, os podáis marcar algunos objetivos.

 

  1. Tener más clientes no significa necesariamente tener más ingresos.

Porque puede suceder que no cobres las ventas y eso hará que tus costes sean superiores. Además, has tenido que comprar más productos y hacer el desembolso correspondiente. Debes de calcular los costes de cada cliente para saber cómo son de rentables y así sabrás el impacto que un retraso en el pago tendrá en su rentabilidad. También debes de analizar los desfases que tienes entre pagos y cobros porque eso te va a determinar el colchón de tesorería que vas a necesitar en cada momento. Y si en algún momento necesitarás cubrir un déficit de liquidez, eso te va a suponer más costes y, por tanto, menos rentabilidad.

 

  1. Clasifica a tus clientes. Aunque tengas pocos te ayudará a hacer un mejor seguimiento de sus pagos y podrás ir conociendo cada vez mejor su perfil pagador. En la medida de lo posible, antes de que pasen a engrosar tu portafolio de clientes conoce bien las empresas, busca información financiera, los ratios de rentabilidad que tienen, analiza su histórico de solvencia, su comportamiento de pago y su riesgo de impago. En base a cada tipo de cliente podrás nos sólo determinar el límite de crédito que debes de concederle sino también la “vigilancia” de su comportamiento.

 

  1. Haz una labor de cobro preventiva. Sobre todo, con aquellos clientes que tengan más volumen de ventas. Envíales un aviso una semana antes del vencimiento de la factura. Así en caso de que hayan tenido algún problema con la factura o con la documentación y no te hayan avisado, podrás adelantar la solución. O en caso de que prioricen el pago de las facturas, podrás pasar delante de otros proveedores. También puedes enviar periódicamente estados de cuenta a tus clientes para cerciorarte de que los saldos son reconocidos por éstos.

Crea tu propia metodología de seguimiento de los clientes. Envía otro correo al vencimiento y unos días después si no has recibido el pago.

Si tienes muchos clientes, debes de hacer una previsión de los cobros correspondientes y así podrás vigilar de forma automática si los recibes o no.

 

  1. Vigilar, vigilar y vigilar. Saca al menos cada semana el informe de deudas vencidas. Mantener controlada la antigüedad de tu cartera es un elemento clave para la liquidez de la compañía y aplicar mejor las acciones necesarias de acuerdo al status en que se encuentren. Hay que actuar rápidamente sobre los impagos y evitar que las deudas se alarguen. Una deuda vencida con poca antigüedad es más fácil de cobrar, mientras que una deuda entre 90 a 120 días de vencida tiene altas posibilidades de convertirse en incobrable.

 

Y recuerda que debes de hacer un control exhaustivo de tu Cash Flow semanal, mensual y trimestral para detectar y corregir desviaciones de forma más ágil.

Si utilizas SeeDCash, automatizarás la constitución y seguimiento de tu Cash Flow y controlarás cada día los cobros recibidos para comprobar si tus clientes te pagan como has acordado.

Los KPI’s de tesorería

En general, la operativa de tesorería es similar en todas las compañías independientemente de su sector, aunque en algunos haya algunas necesidades adicionales. Por eso, se pueden definir los KPI’s de tesorería principales que nos permiten identificar los objetivos que queremos alcanzar y que se pueden agrupar en cuatro tipos sobre la base de las funciones de tesorería:

  • Indicadores de liquidez
  • Indicadores de financiación e inversión
  • Indicadores de negocio bancario
  • Indicadores de riesgos.

Los indicadores de liquidez definen el control de la posición de tesorería y de los saldos bancarios con una visión previsional a futuro.

Estos indicadores son:

  • Liquidez a 30, 60 y 90 días
  • Evolución del cash-flow
  • Capacidad financiera
  • Saldo medio

Todos estos indicadores persiguen el objetivo de mantener los saldos bancarios de la compañía en el nivel aceptable. Si está por debajo de los objetivos planteados implica falta de liquidez disponible y supone tomar medidas de búsqueda de financiación o de utilización de las líneas más allá de lo previsto. Pero tener un exceso de fondos significa tener saldos ociosos y se debe de tomar medidas para planificar la inversión de los excedentes temporales.

Además, los saldos diarios dan una visión necesaria, pero limitada. Hay que gestionar el futuro pues las incidencias en tesorería no siempre pueden resolverse de hoy para hoy. Por lo tanto, hay que controlar la tesorería en el inmediato futuro y disponer de una evolución estimada de los saldos. Esto supone tener una previsión de tesorería, que incorpore los cobros y pagos previstos en el plazo deseado.

También debe de hacerse un análisis del pasado y analizar la evolución del cash-flow y las desviaciones del mismo sobre los presupuestos de tesorería de la empresa para, en su caso, tomar medidas correctivas. Eso requiere conocer el detalle, generalmente agrupando los movimientos por categoría y mes para conocer donde se han producido las desviaciones significativas.

Los indicadores de financiación e inversión miden los riesgos asociados a la financiaciones e inversiones.

Estos indicadores son:

  • Saldo disponible
  • Riesgo medio mensual
  • Máxima utilización de financiación
  • Tipo medio ponderado
  • Plazo de maduración de financiaciones
  • Rentabilidad media
  • Plazo medio de maduración de inversiones

Conocer el saldo bancario diario disponible sobre el autorizado por la(s) entidad(es) bancaria(s), el volumen medio mensual de financiaciones e inversiones, el riesgo medio mensual de financiaciones e inversiones o el tipo medio mensual ponderado de financiaciones e inversiones significa controlar que no se están superando los objetivos planteados con ello fin de minimizar el coste de los fondos y reducir los gastos financieros o maximizar los ingresos financieros.

Los indicadores de negocio bancario miden la rentabilidad que el banco o los bancos con los que trabaja la empresa obtiene con las operaciones que ésta le proporciona.

Estos indicadores son:

  • Volumen de negocio por banco
  • Volumen de negocio por tipo de operación
  • Float bancario por tipo de operación

Se debe de fijar un objetivo de distribución del negocio bancario (cobros, pagos, operaciones de extranjero, impuestos, seguros sociales…) entre las distintas entidades para negociar bien las condiciones.

Los indicadores de riesgos miden la exposición al riesgo de divisas y de tipos de interés y su cobertura. Su medición permite mantener la política de cobertura que fija la compañía y asegurar la cuenta de resultados.

Estos indicadores son:

  • Riesgo de interés. Exposición
  • Porcentaje de cobertura de riesgo de interés
  • Riesgo en divisas. Exposición por divisa
  • Porcentaje de cobertura de riesgo de divisas

Se debe de fijar un objetivo sobre la exposición neta al riesgo de cada divisa, porcentaje de riesgo abierto, qué porcentaje máximo de financiación desea tener a tipo variable, riesgo neto de intereses tras tomar medidas de cobertura de riesgo, riesgo neto sobre el riesgo total, porcentaje máximo de las financiaciones a mantener sin cobertura sobre el total riesgo de la compañía.

Con estos indicadores la Dirección Financiera puede identificar dónde se están produciendo incidencias sobre los objetivos deseados y, por tanto, dónde debe centrar su actuación prioritaria.