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La importancia de la planificación (Parte I)

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Vivimos en un mundo en el que impera y se apoya la filosofía del «Carpe Diem» para todo, vive el día y mañana ya veremos… Y como todo en esta vida, bien entendido es válido, pero al pie de la letra resulta hasta peligroso que no tengamos nada previsto para el mañana…

En Tesorería, la palabra clave es previsión, y siempre hablamos de la importancia de tener una buena previsión, pero hoy queremos subir un nivel más y hablaros del paso previo: la planificación. Y aunque lo enfoquemos desde el punto de vista de la empresa, esto es aplicable a la vida misma.

Se acerca fin de año y las empresas empiezan a preparar los temidos presupuestos que servirán de hoja de ruta para el próximo año. Dichos presupuestos parten normalmente de un plan estratégico en el que se definen, a muy alto nivel, los principales objetivos de la empresa. Esto va a permitir que, durante la elaboración de los presupuestos, establezcamos partidas de gastos e ingresos alineadas con las metas que la empresa se propone conseguir durante el próximo año.

Estas metas pueden venir heredadas del ejercicio anterior no forzosamente por no haberse conseguido, sino que en la mayoría de los casos porque se trate de metas a medio y largo plazo, imposibles de concluir en un año, y también pueden ser incluidas como nuevas metas porque la empresa aborde nuevos proyectos o abra nuevas líneas de negocio.

La importancia de la planificación no sólo radica en planificar, sino en el posterior control y seguimiento que se haga de dicha planificación. La planificación a un año vista normalmente implica varias revisiones durante el año con el fin de ir ajustando posibles desviaciones y anticipar imprevistos que puedan impactar en el calendario establecido.

Para entender mejor este proceso, tenemos el ciclo PHVA de Edwuard Deming, de mejora continua, en el que se definen 4 fases principales, perfectamente válidas para cualquier plan:

  • Planificar: En la etapa de planificación se establecen objetivos y se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo a las políticas de la organización. En esta etapa se determinan también los parámetros de medición que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso.
  • Hacer: Consiste en la implementación de los cambios o acciones necesarias para lograr las mejoras planteadas.
  • Verificar:  Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras en caso de ser necesario, se establece un periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los cambios.
  • Actuar:  Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten a las expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y modificaciones necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.

 

 

Por último, el éxito de los presupuestos  reside en saber hacer su traslado a Pagos y Cobros. Esta será la única manera de asegurar su completo seguimiento basado en las entradas o salidas del efectivo (y no solo en los hechos que las provocan) y ante cualquier posible desviación o desajuste, será más sencillo tomas las decisiones adecuadas para equilibrarlo.

En el próximo post hablaremos con más detalle de la elaboración de los presupuestos de Tesorería, la traducción de Ingresos y Gastos a Pagos y Cobros, los ajustes en base a históricos o tendencias, y el control de desviaciones, a través de casos prácticos.

ODONTECNIC utiliza en SeeDCash para gestionar su liquidez

Odontecnic es un Laboratorio integral de prótesis odontológica. Desde hace más de 8 años trabajan con software digital de 3shape, tanto para ortodoncia como para prótesis y planificación de implantes.

Prestan numerosos servicios. En ortodoncia realizan casos de alineadores, férulas para cementado indirecto, férulas de desprogramación y bruxismo, realizan set-up virtuales, posicionadores para terminación de casos, casos de guías para posicionamiento mediante el CBCT de microtornillos, aparatos sobre microtornillos sinterizados sin soldaduras, barras minimalistas de retención lingual con sistema de autocolocación (se cementan en unos segundos), etc. En prótesis realizan encerados diagnósticos sobre la imagen del paciente, carillas estéticas, planificación de implantes con guías quirúrgicas, trabajos sobre implantes roscados, sobredentaduras sobre implantes, prótesis fija, esqueléticos sinterizados, etc. También realizan todo tipo de impresiones 3D con las impresoras más avanzadas de los ficheros que obtenga la clínica con su escáner intraoral.

 

Para la compañía, que está creciendo de forma importante, la liquidez es clave para sustentar ese crecimiento. Una correcta gestión de la tesorería de la empresa aporta, en buena medida, el éxito a corto, mediano y largo plazo. El conocer, de forma rápida y con la mayor precisión posible, la información sobre los cobros y pagos futuros es fundamental para anticipar necesidades. Como dice Begoña, socia y responsable de administración: “La liquidez en una empresa es el indicador más eficaz para testar la evolución de esta. Tener liquidez suficiente es muy importante para poder afrontar posibles contingencias futuras, y debe controlarse permanentemente”.

 

Las nuevas tecnologías ayudan a automatizar esta gestión y a realizar todas las actividades en muy poco tiempo, teniendo la posición de tesorería en tiempo real. Por eso Odontecnic utiliza SeeDCash. Begoña afrima que “decidimos probar la aplicación porque nos pareció muy sencilla de usar, muy práctica y nos da toda la información necesaria para comprobar la evolución de la liquidez de la empresa y, además, tenía muy buenas valoraciones. Lo que destacaríamos de SeeDCash es lo sencilla y práctica que resulta. Es una aplicación muy intuitiva pero que aporta una gran cantidad de información. El único inconveniente que tiene la aplicación es que no está desarrollada la versión para escritorio y algunas veces resulta complicado controlar toda la información desde el móvil.”

Previsión y posición de liquidez

Como siempre repetimos, el principal objetivo de la tesorería es gestionar el riesgo de liquidez, es decir el riesgo de no poder hacer frente a los pagos en el futuro.

Por eso no es suficiente con conocer el saldo bancario sino que hay que añadir las estimaciones de flujos futuros. Cuanta más información tengamos, más visibilidad y control tendremos. Un descubierto en el día de hoy puede no ser puntual sino durar unos cuantos días, por eso hay que prever cual va a ser la situación en el futuro a corto plazo. Entonces, tenemos que empezar a hablar de previsión de tesorería. Una buena previsión de las necesidades de tesorería puede ahorrar a la empresa costes innecesarios, algo que se torna aún más esencial en coyunturas económicas adversas por las dificultades y encarecimiento del acceso a fuentes de financiación bancaria y por la limitada capacidad de generar cash flow.

No debemos confundir los conceptos de previsión o plan de tesorería y presupuesto de tesorería. Cuando hablamos de plan de tesorería nos referimos a las previsiones, esto es a los cobros y pagos de las operaciones comerciales o financieras que ya han sido emitidos o firmados. Y cuando hablamos de presupuesto de tesorería nos referimos a los cobros derivados de ventas aún no realizadas, a los pagos relativos a compras aún no realizadas, o a compromisos financieros que aún no hemos asumido pero prevemos para el futuro.

¿Cómo podemos obtener las previsiones? ¿Dónde encontramos los datos?

En lo que se refiere a las operaciones comerciales con clientes y proveedores, son las facturas que hemos emitido o recibido y que también estarán en las carteras de cobros y pagos de mi contabilidad. Eso nos dará los flujos monetarios que podemos esperar.

Si vamos a incorporar mediante un Excel o un fichero las previsiones que tenemos en la contabilidad hay que tener en cuenta dos consideraciones: que las facturas deben de contabilizarse lo antes posible y que es importante que tengamos en cuenta al meter la previsión el margen de días de demora que se tardará entre el vencimiento y el cobro o pago real de las facturas.

En caso de que tengamos varias cuentas y no sepamos en qué cuenta va a hacernos el cliente el pago, es conveniente meter la previsión en una de nuestras cuentas y así podremos ver en la posición consolidada todos los flujos de pagos y cobros.

También tendremos que meter las previsiones de otros conceptos para los cuales tenemos un compromiso de pago y cobro pero que no tenemos aun contabilizados o facturados como pueden ser  temas relacionados con acreedores (servicios de luz, gas, agua, alquileres, seguros…), otros gastos de personal, seguros sociales.. o los impuestos (IVA, IRPF, IS,…).

Además tenemos deudores de tipo subvenciones, ayudas, devoluciones de impuestos… o recobros de clientes (de impagados) e incluso los gastos financieros como comisiones o los que derivan de  préstamos, por intereses o principal, o inversiones de excedentes.

Conviene para estos flujos recurrir a una plantilla Excel en la que completemos las previsiones con la cuenta, la fecha, el importe y su signo, la categoría, el decalaje, la periodicidad o recurrencia,  y la descripción para cargarla de forma automática cada mes, por ejemplo, y así tener una mejor perspectiva de nuestra tesorería.

Si utilizas SeeDCash puedes introducir tus previsiones desde la app, desde el ordenador o integrando un fichero Excel que te propocionamos.

Cuatro “tips” para ser proactivos en el cobro de clientes y cobrar mejor

Seguro que algunos de los trucos que vamos a compartir a continuación os parecen muy obvios. Sí, puede ser, pero también es cierto que se nos olvida el aplicarlos muchas veces.

También estaréis pensando que sobre el papel queda muy bien eso de acelerar los cobros, pero que es un tema que se escapa a nuestra voluntad y por tanto, en realidad, poco podemos hacer.

Espero que con este post penséis que podéis aplicar algo de lo que contamos para cobrar mejor de vuestros clientes y, al menos para empezar, os podáis marcar algunos objetivos.

 

  1. Tener más clientes no significa necesariamente tener más ingresos.

Porque puede suceder que no cobres las ventas y eso hará que tus costes sean superiores. Además, has tenido que comprar más productos y hacer el desembolso correspondiente. Debes de calcular los costes de cada cliente para saber cómo son de rentables y así sabrás el impacto que un retraso en el pago tendrá en su rentabilidad. También debes de analizar los desfases que tienes entre pagos y cobros porque eso te va a determinar el colchón de tesorería que vas a necesitar en cada momento. Y si en algún momento necesitarás cubrir un déficit de liquidez, eso te va a suponer más costes y, por tanto, menos rentabilidad.

 

  1. Clasifica a tus clientes. Aunque tengas pocos te ayudará a hacer un mejor seguimiento de sus pagos y podrás ir conociendo cada vez mejor su perfil pagador. En la medida de lo posible, antes de que pasen a engrosar tu portafolio de clientes conoce bien las empresas, busca información financiera, los ratios de rentabilidad que tienen, analiza su histórico de solvencia, su comportamiento de pago y su riesgo de impago. En base a cada tipo de cliente podrás nos sólo determinar el límite de crédito que debes de concederle sino también la “vigilancia” de su comportamiento.

 

  1. Haz una labor de cobro preventiva. Sobre todo, con aquellos clientes que tengan más volumen de ventas. Envíales un aviso una semana antes del vencimiento de la factura. Así en caso de que hayan tenido algún problema con la factura o con la documentación y no te hayan avisado, podrás adelantar la solución. O en caso de que prioricen el pago de las facturas, podrás pasar delante de otros proveedores. También puedes enviar periódicamente estados de cuenta a tus clientes para cerciorarte de que los saldos son reconocidos por éstos.

Crea tu propia metodología de seguimiento de los clientes. Envía otro correo al vencimiento y unos días después si no has recibido el pago.

Si tienes muchos clientes, debes de hacer una previsión de los cobros correspondientes y así podrás vigilar de forma automática si los recibes o no.

 

  1. Vigilar, vigilar y vigilar. Saca al menos cada semana el informe de deudas vencidas. Mantener controlada la antigüedad de tu cartera es un elemento clave para la liquidez de la compañía y aplicar mejor las acciones necesarias de acuerdo al status en que se encuentren. Hay que actuar rápidamente sobre los impagos y evitar que las deudas se alarguen. Una deuda vencida con poca antigüedad es más fácil de cobrar, mientras que una deuda entre 90 a 120 días de vencida tiene altas posibilidades de convertirse en incobrable.

 

Y recuerda que debes de hacer un control exhaustivo de tu Cash Flow semanal, mensual y trimestral para detectar y corregir desviaciones de forma más ágil.

Si utilizas SeeDCash, automatizarás la constitución y seguimiento de tu Cash Flow y controlarás cada día los cobros recibidos para comprobar si tus clientes te pagan como has acordado.

Los KPI’s de tesorería

En general, la operativa de tesorería es similar en todas las compañías independientemente de su sector, aunque en algunos haya algunas necesidades adicionales. Por eso, se pueden definir los KPI’s de tesorería principales que nos permiten identificar los objetivos que queremos alcanzar y que se pueden agrupar en cuatro tipos sobre la base de las funciones de tesorería:

  • Indicadores de liquidez
  • Indicadores de financiación e inversión
  • Indicadores de negocio bancario
  • Indicadores de riesgos.

Los indicadores de liquidez definen el control de la posición de tesorería y de los saldos bancarios con una visión previsional a futuro.

Estos indicadores son:

  • Liquidez a 30, 60 y 90 días
  • Evolución del cash-flow
  • Capacidad financiera
  • Saldo medio

Todos estos indicadores persiguen el objetivo de mantener los saldos bancarios de la compañía en el nivel aceptable. Si está por debajo de los objetivos planteados implica falta de liquidez disponible y supone tomar medidas de búsqueda de financiación o de utilización de las líneas más allá de lo previsto. Pero tener un exceso de fondos significa tener saldos ociosos y se debe de tomar medidas para planificar la inversión de los excedentes temporales.

Además, los saldos diarios dan una visión necesaria, pero limitada. Hay que gestionar el futuro pues las incidencias en tesorería no siempre pueden resolverse de hoy para hoy. Por lo tanto, hay que controlar la tesorería en el inmediato futuro y disponer de una evolución estimada de los saldos. Esto supone tener una previsión de tesorería, que incorpore los cobros y pagos previstos en el plazo deseado.

También debe de hacerse un análisis del pasado y analizar la evolución del cash-flow y las desviaciones del mismo sobre los presupuestos de tesorería de la empresa para, en su caso, tomar medidas correctivas. Eso requiere conocer el detalle, generalmente agrupando los movimientos por categoría y mes para conocer donde se han producido las desviaciones significativas.

Los indicadores de financiación e inversión miden los riesgos asociados a la financiaciones e inversiones.

Estos indicadores son:

  • Saldo disponible
  • Riesgo medio mensual
  • Máxima utilización de financiación
  • Tipo medio ponderado
  • Plazo de maduración de financiaciones
  • Rentabilidad media
  • Plazo medio de maduración de inversiones

Conocer el saldo bancario diario disponible sobre el autorizado por la(s) entidad(es) bancaria(s), el volumen medio mensual de financiaciones e inversiones, el riesgo medio mensual de financiaciones e inversiones o el tipo medio mensual ponderado de financiaciones e inversiones significa controlar que no se están superando los objetivos planteados con ello fin de minimizar el coste de los fondos y reducir los gastos financieros o maximizar los ingresos financieros.

Los indicadores de negocio bancario miden la rentabilidad que el banco o los bancos con los que trabaja la empresa obtiene con las operaciones que ésta le proporciona.

Estos indicadores son:

  • Volumen de negocio por banco
  • Volumen de negocio por tipo de operación
  • Float bancario por tipo de operación

Se debe de fijar un objetivo de distribución del negocio bancario (cobros, pagos, operaciones de extranjero, impuestos, seguros sociales…) entre las distintas entidades para negociar bien las condiciones.

Los indicadores de riesgos miden la exposición al riesgo de divisas y de tipos de interés y su cobertura. Su medición permite mantener la política de cobertura que fija la compañía y asegurar la cuenta de resultados.

Estos indicadores son:

  • Riesgo de interés. Exposición
  • Porcentaje de cobertura de riesgo de interés
  • Riesgo en divisas. Exposición por divisa
  • Porcentaje de cobertura de riesgo de divisas

Se debe de fijar un objetivo sobre la exposición neta al riesgo de cada divisa, porcentaje de riesgo abierto, qué porcentaje máximo de financiación desea tener a tipo variable, riesgo neto de intereses tras tomar medidas de cobertura de riesgo, riesgo neto sobre el riesgo total, porcentaje máximo de las financiaciones a mantener sin cobertura sobre el total riesgo de la compañía.

Con estos indicadores la Dirección Financiera puede identificar dónde se están produciendo incidencias sobre los objetivos deseados y, por tanto, dónde debe centrar su actuación prioritaria.

Logistock gestiona su tesorería con SeeDCash

Logistock es un operador logístico integral, ubicado en Granollers (Barcelona) en una situación estratégica para las operaciones logísticas. Logistock ofrece un servicio especializado en la gestión de almacén: Almacenaje, Picking y Distribución, mediante un control de la trazabilidad de los pedidos y de la distribución, con información en tiempo real. Dedicados a empresas de diferentes sectores que creen en los beneficios de externalizar total o parcialmente su actividad operativa. Se encargan de ofrecer una cobertura completa de servicios de logística integral, aportando todos los medios humanos, materiales y tecnológicos necesarios para conseguir que los productos y pedidos lleguen dónde y cuándo el cliente lo requiera y así se le confirme. Sus servicios especializados y personalizados operativos de gestión logística de máxima flexibilidad permiten ajustarse a las necesidades y preferencias de todos sus clientes, así como a sus requerimientos.

La empresa, con un crecimiento en sus actividades superior al 25% anual, en el marco de un plan estratégico de desarrollo, requiere un buen control de su tesorería y de todos sus flujos financieros para asegurar la evolución de su cash-flow, prevenir incidencias inesperadas y analizar las desviaciones del presupuesto y del objetivo final marcado en su plan.

“En una empresa logística es necesario administrar de forma muy eficiente los recursos dinerarios que tenemos para cumplir con los compromisos del negocio y disponer siempre del efectivo necesario para realizar los pagos a tiempo, pero tratando de rentabilizarlo lo máximo posible” comenta Marc Senserrich, fundador y CEO de la compañía.

La tesorería está diversificada en distintas entidades bancarias y eso requiere de una agregación diaria de los saldos bancarios. Además, Logistock realiza una gestión previsional con un plan de tesorería para minimizar el coste de los fondos que también tiene que ser actualizado cada día.

Marc dice que “SeeDCash nos facilita mucho el conocer cada día qué ha pasado en nuestras cuentas bancarias y cómo vamos cumpliendo nuestra previsión de tesorería y no nos supone más que unos minutos porque la aplicación de forma automática nos baja los movimientos cada día y actualiza el plan de tesorería. Las alarmas que hemos personalizado nos avisan cuando hay pagos retrasados o impagados o si los saldos se acercan a los límites de descubierto o a los importes de seguridad que nos hemos fijado mensualmente. Es una aplicación muy útil y la recomiendo a todas las empresas que quieran tener la tesorería bajo control”.

Concluye Marc: “Tenemos que cumplir con nuestro plan estratégico y para ello debemos de mantener el nivel de cash deseado y sin pérdidas. Un buen manejo de los saldos bancarios a presente y a futuro aporta en buena medida el éxito a corto, mediano y largo plazo”.

Te damos tres trucos para mejorar la liquidez de tu empresa

Queremos darte algunas pistas que te ayuden a mejorar tu liquidez o, al menos, a que las tengas siempre en mente para que te ayude a no perder el camino de la buena gestión de tesorería.

  1. Posiblemente te habrán dicho alguna vez que no hay malos clientes sino malas ventas. Nosotros estamos completamente de acuerdo con esto.

Es más, están muy bien todos los consejos que te den para diversificar tus clientes, negociar bien las condiciones desde el primer momento, controlar el riego de los clientes, controlar los plazos de cobro, etc… y todo esto es muy importante, pero piensa que puedes “tener el enemigo dentro de casa”.

¿Qué queremos decir con esto? Que puede haber restricciones “culturales” o “políticas” en tu empresa (o en ti mismo) que están penalizando el cobro. Por ejemplo, si el director tiene una cultura completamente “comercial” dará preferencia a la relación comercial y será más sensible a los objetivos de venta frente a los plazos de pago, lo cual puede provocar tensiones de tesorería.

Dicho de otra manera, si el comercial conoce el impacto financiero en la liquidez de la empresa de un retraso en el pago de los clientes, será mucho más sensible en la negociación a conocer la “salud financiera” de su cliente, a proponer formas de pago más ventajosas para su empresa, a estar pendiente de su deuda pendiente o, tal vez, a solicitar un anticipo de venta.

 

  1. Realizar previsiones de cobros y pagos. Aunque parece algo obvio y que todas las empresas realizan correctamente un presupuesto de tesorería, nos encontramos con muchas que aún no lo hacen. Una buena previsión del flujo de caja es la clave que te ayudará a conocer tus necesidades. Empieza por diseñar tu propio presupuesto de tesorería a medida tomando como base el presupuesto general de la compañía.

Hay que tener en cuenta dos puntos importantes: las condiciones reales de cobro y los pagos que se realizan con poca frecuencia en el año.

En relación a los plazos reales de cobro, hay que ser realistas con los plazos. Si has negociado 30 días con un cliente, pero en la realidad cobras a 60, contempla este plazo en el presupuesto.

Sobre los pagos no frecuentes, en esta categoría tienes que incluir todos los impuestos que pueden descuadrar mucho la tesorería prevista. En el plan de tesorería hay que incluir las fechas e importes previstos. También los pagos de tipo seguros anuales que habitualmente están domiciliados y que tenemos que pagar obligatoriamente en una fecha determinada.

Haz un seguimiento del cumplimiento de tu plan de tesorería para ver donde te desvías y ayúdate de herramientas que te automaticen su gestión diaria y que te ahorrarán mucho tiempo.

 

  1. Recurrir a financiación flexible: ¿líneas de crédito? ¿descuento de pagarés? ¿anticipo de facturas? ¿confirming?

Si tienes tensiones de liquidez puntuales suele ser la mejor opción para financiar el circulante. Por un lado, estos instrumentos financieros no se contabilizan como deuda bancaria y, por lo tanto, el perfil de riesgo y el rating que hacen las entidades financiaras de tu empresa no se ve perjudicado.

Por otra parte, una póliza de crédito nos ayuda a tener cubiertos los días o períodos con “déficit” de liquidez. Sin embargo, esta financiación supone un coste para la empresa que hay que analizar y calcular y asumir mejor de manera transitoria hasta que podamos proveernos de liquidez propia.

También el confirming es una fórmula eficaz para garantizar los pagos que facilitará al acreedor el cobro adelantado antes de la fecha de vencimiento acordada. Te permitirá obtener la liquidez de las facturas de forma muy rápida.

Las nuevas empresas Fintech que operan en este campo no te exigirán garantías (como hacen las entidades financieras) ya que es un tipo de financiación sin recurso.

 

Triunfotel utiliza SeeDCash para controlar su tesorería

Triunfotel es una compañía de telecomunicaciones que provee de servicios de Internet y fibra óptica, Internet por satélite e Internet WiMAX, televisión y telefonía fija a particulares y empresas. Triunfotel nace en el año 1989 como red de televisión por cable en Arnedo (La Rioja). Con los años fueron añadiendo canales a la oferta y fundaron la televisión local. Ya en el 2001 sumaron a su oferta los servicios de internet y telefonía, que en 2007 comenzaron a ofrecer a través de fibra óptica, y ya acumula 25 años de experiencia en telecomunicaciones.

Para la empresa, la tesorería es un área crítica que no solo asegura la vida de la compañía, sino que permite que crezca con sólidas bases y, por ello, la predicción de flujo de caja es fundamental.

Triunfotel es un grupo de varias empresas, trabaja con varios bancos y maneja más de 10 cuentas bancarias incluyendo líneas de crédito. Por eso, disponer de una visión de la liquidez a corto y medio plazo y automatizar la previsión y la posición de tesorería bajando cada día los movimientos bancarios de todas las cuentas es importante para ganar tiempo y eficiencia y para tener visibilidad real y proyectada de los saldos bancarios.

SeeDCash permite a la empresa conocer con qué tesorería contará en las próximas semanas y meses, y día a día cómo y cuánto se está desviando del plan financiero para poder tomar las acciones correctoras. Dispone de alarmas que se pueden crear para que avise al usuario de determinados eventos que el mismo crea para impagados, pagos retrasados, cobro de comisiones indebidas, saldo que se acerca al descubierto, etc.

Carlos García Marrodán, Adjunto a la Dirección General, indica que “las aplicaciones de agregación financiera de los bancos son muy buenas, pero les falta una visión predictiva y, además, prefiero tener toda la información de mis flujos financieros en una aplicación externa a los bancos”. Carlos comenta que “el resumen de cuentas y los indicadores que me facilita la aplicación son muy útiles para ver nuestra liquidez actual y futura, pero echo de menos en SeeDCash el poder imprimir informes y el disponer de más funcionalidades inteligentes que me provean de mayor inteligencia en la previsión del flujo de caja. Se que SeeDCash está en pleno desarrollo de la aplicación y que en su plan de producto lo tienen previsto, por eso confío en que dispondré de ello en un futuro próximo”.

¿Qué es el capital circulante de la empresa? ¿Cómo se puede mejorar?

El cash es el oxígeno de las empresas. En consecuencia, cualquier empresa debe de ser perfectamente consciente de ello con el fin de que el proceso de  generación  de  liquidez  sea  el  adecuado  para hacer frente a sus compromisos de pago en todo momento.  Todas las personas de la empresa empezando por el CEO deben de estar absolutamente implicados en la estrategia de generación de circulante y ser conscientes de la importancia que tienen en la misma desde las  políticas  comerciales  hasta  el  procedimiento  de cobro de  los  clientes  pasando  por  la  gestión  de  la  posición  diaria de tesorería.

El capital circulante está formado por la parte de los recursos permanentes, cualquiera que sea su procedencia, necesarios para realizar de manera continuada las operaciones corrientes de la empresa, tanto de la explotación como ajenas a ella. El fondo de maniobra sería, por tanto, la parte del activo circulante financiada por recursos permanentes o a largo plazo; o dicho de otro modo la diferencia entre el activo y pasivo circulante. Será la parte de los recursos que habrá que mantener materializados en inversiones circulantes para que se desarrolle sin problemas el proceso completo de rotación de la empresa (dinero-bien-dinero).

Su  importancia radica en  que  el  activo circulante es  el que  genera el beneficio (o pérdida) de la explotación. Y cuanto mayor sea el movimiento de circulación, mayor será el beneficio obtenido (siempre que el precio de venta sea superior al coste de producción).

En momentos iniciales de una empresa, en periodos de restricción de financiación en los mercados o de disposición de fuentes de financiación caras es fundamental en la empresa una correcta generación del capital circulante actuando sobre dos elementos fundamentales: la gestión de la tesorería y el control del cobro de clientes.

Una buena gestión integral del circulante de la empresa debe de basarse en varias áreas del balance.  Debe de minimizar los recursos ociosos del balance y ponerlos a disposición del negocio de la empresa.

Las mejores prácticas de gestión del circulante requieren visibilidad y gestión de los costes y de los ingresos dondequiera que se encuentren en la cadena de gestión comercial de la empresa.

Las áreas en las cuales se puede actuar para generar circulante son: existencias, clientes, proveedores, gestión bancaria y financiación.

Sin embargo, muchas  empresas  analizan  frecuentemente  el  resultado de su estrategia y de sus acciones desde un único prisma: el margen o la rentabilidad y todos los documentos de gestión, análisis de la información, cuadros de mando están enfocados y dirigidos a la obtención de este único dato, pero no se puede olvidar que una empresa puede ser rentable y a la vez no generar cash-flow, lo que a corto plazo puede poner a la empresa en una situación difícil. Las empresas hoy en día deben de razonar en términos de flujos monetarios de salida y flujos monetarios de entrada, y tener unos informes precisos y diarios sobre la realidad del cash-flow.  La verdadera pregunta que se debe de plantear el CEO en la empresa no consiste, pues, en saber cuál es el margen que la empresa ha realizado sino el margen que la empresa ha cobrado.

Una revisión del circuito de  tesorería  prestando  especial atención a los aspectos de recuperación de las previsiones y de todos los procesos de pagos puede suponer enormes beneficios para la generación del Cash Flow. Igualmente, un buen sistema de elaboración de previsiones, la automatización de la recuperación de los extractos bancarios, la obtención de un saldo en valor diario fiable da lugar no solo a una ganancia  de  tiempo considerable sino, sobre todo, a un conocimiento anticipado de los fondos requeridos a tiempo para asegurar si los medios adecuados están disponibles que los medios reflejar cambios producidos o eventos futuros conocidos para mejorar la precisión y contrastándolas con los movimientos reales.

De otra manera, si la empresa tiene que proveer liquidez en un corto plazo o de forma inmediata si hay un déficit, puede no haber tiempo de identificar el origen de fondos más barato o incluso de no llegar a tiempo para conseguirlos.

 

Sí, las empresas mueren por la caja no por la cuenta de resultados

Es bastante habitual en pequeñas, medianas y también en grandes compañías que no exista una previsión de tesorería. En algunas ocasiones se debe a la dificultad de obtención de las previsiones de cobros, en otras a que el equipo financiero es reducido y está centrado completamente en el día a día, y en muchas otras a la falta un modelo de tesorería.

Aunque no es lo ideal y el objetivo último debería de ser automatizar la gestión de la tesorería, en la empresa debe de haber al menos un modelo de previsión y cash flow, en Excel por ejemplo, que presente el presupuesto de tesorería y la proyección del cash flow.

Disponer de un soporte financiero interno o externo para la mejora de la gestión de tesorería es muy importante y tiene como objetivos principales el control de la liquidez de la empresa y la optimización de los recursos financieros. Este soporte financiero debe de dotar a la empresa de los medios y procesos para la preparación continua de una previsión de tesorería a corto, medio y largo plazo que permitan obtener una proyección fiable de las necesidades y excedentes de caja que sirvan de soporte para una adecuada toma de decisiones y proporcionen una completa información a los gestores y accionistas y proporcionen los elementos de negociación con las entidades financieras. Si, además, la empresa tiene presencia internacional requiere no solo disponer de las previsiones de cobros y pagos sino movilizar los fondos con rapidez y aprovechar los recursos de manera eficiente.

Analizar y recopilar la información necesaria para preparar el modelo de previsión de tesorería a corto, medio y largo plazo analizando toda la información necesaria sobre la estructura bancaria y de financiación de la compañía, mapear los procesos y procedimientos de cobros y pagos y asegurarse de la correcta utilización del modelo por parte del equipo financiero de la empresa, así como de su seguimiento mensual, de modo que sea la herramienta que permita realizar el seguimiento de la actividad de tesorería son tareas fundamentales del soporte de la función financiera. Y en la última fase del control de la “Caja” hay que automatizar todos los procesos de tesorería para la supervisión eficaz de las operaciones, la consecución de las mejoras en la obtención de la posición de tesorería, la coordinación de flujos de caja y la gestión de la liquidez global.

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