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La importancia de la planificación (Parte I)

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Vivimos en un mundo en el que impera y se apoya la filosofía del «Carpe Diem» para todo, vive el día y mañana ya veremos… Y como todo en esta vida, bien entendido es válido, pero al pie de la letra resulta hasta peligroso que no tengamos nada previsto para el mañana…

En Tesorería, la palabra clave es previsión, y siempre hablamos de la importancia de tener una buena previsión, pero hoy queremos subir un nivel más y hablaros del paso previo: la planificación. Y aunque lo enfoquemos desde el punto de vista de la empresa, esto es aplicable a la vida misma.

Se acerca fin de año y las empresas empiezan a preparar los temidos presupuestos que servirán de hoja de ruta para el próximo año. Dichos presupuestos parten normalmente de un plan estratégico en el que se definen, a muy alto nivel, los principales objetivos de la empresa. Esto va a permitir que, durante la elaboración de los presupuestos, establezcamos partidas de gastos e ingresos alineadas con las metas que la empresa se propone conseguir durante el próximo año.

Estas metas pueden venir heredadas del ejercicio anterior no forzosamente por no haberse conseguido, sino que en la mayoría de los casos porque se trate de metas a medio y largo plazo, imposibles de concluir en un año, y también pueden ser incluidas como nuevas metas porque la empresa aborde nuevos proyectos o abra nuevas líneas de negocio.

La importancia de la planificación no sólo radica en planificar, sino en el posterior control y seguimiento que se haga de dicha planificación. La planificación a un año vista normalmente implica varias revisiones durante el año con el fin de ir ajustando posibles desviaciones y anticipar imprevistos que puedan impactar en el calendario establecido.

Para entender mejor este proceso, tenemos el ciclo PHVA de Edwuard Deming, de mejora continua, en el que se definen 4 fases principales, perfectamente válidas para cualquier plan:

  • Planificar: En la etapa de planificación se establecen objetivos y se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo a las políticas de la organización. En esta etapa se determinan también los parámetros de medición que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso.
  • Hacer: Consiste en la implementación de los cambios o acciones necesarias para lograr las mejoras planteadas.
  • Verificar:  Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras en caso de ser necesario, se establece un periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los cambios.
  • Actuar:  Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten a las expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y modificaciones necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.

 

 

Por último, el éxito de los presupuestos  reside en saber hacer su traslado a Pagos y Cobros. Esta será la única manera de asegurar su completo seguimiento basado en las entradas o salidas del efectivo (y no solo en los hechos que las provocan) y ante cualquier posible desviación o desajuste, será más sencillo tomas las decisiones adecuadas para equilibrarlo.

En el próximo post hablaremos con más detalle de la elaboración de los presupuestos de Tesorería, la traducción de Ingresos y Gastos a Pagos y Cobros, los ajustes en base a históricos o tendencias, y el control de desviaciones, a través de casos prácticos.

¡No te rayes con la liquidez!

¿Por qué es tan importante la gestión de la liquidez en mi startup?

Si quieres saber qué pasa con tu dinero, lo primero y principal que tienes que conocer es tu posición diaria de tesorería. Posición que tienes que construir con tus previsiones de cobros y de pagos y que cada día se tiene que actualizar con el banco para conocer su evolución y poder hacer frente a las diferentes situaciones financieras que se te van a ir presentando.

¡Si además arrancas tu proyecto con poca financiación ese control es crítico!

Mi empresa crece y tengo beneficios ¿cómo voy a tener problemas de liquidez?

El mundo está lleno de empresas con cuentas de resultados saneadas y que crecían que murieron por problemas de caja. Vendían, sí, pero cobraban más tarde que pagaban. Imagina que en tu presupuesto anual prevés comprar mercancías por 50.000 euros y venderlas por 100.000 euros. Tendrás un beneficio en tu cuenta de resultados, sí, pero si pagas la mercancía a 30 días y tus clientes te pagan a 60 no tendrás caja y vas a tener que financiarte durante 30 días. ¡Si además se produce cualquier imprevisto de ventas o de cobro que no has previsto, puede generarte un tremendo problema!

Yo ya se cada día cuáles son mis saldos en el banco ¿qué más necesito saber?

Necesitas conocer tu proyección de cash flow. Necesitas tener una proyección fiable de tus necesidades y excedentes de caja que te van a servir para tomar decisiones operativas correctas, para conocer tu capacidad de generar caja para hacer frente a tus futuras obligaciones, al pago de préstamos, para negociar con tus bancos y para dar confianza a tus inversores sobre la marcha de la empresa.

Una previsión de tesorería a corto y medio plazo también te permite aprovechar tus recursos de manera eficiente, equilibrar saldos, financiarte con menores costes, invertir mejor los excedentes. En definitiva, optimizar tus recursos financieros y controlar o reducir los gastos financieros. ¿O no es importante cada euro que puedas economizar?

¿Pero si no sé ni lo que voy a vender, cómo voy a prever los cobros?

Efectivamente, los cobros son muy inciertos en casi cualquier empresa, pero en todas las empresas hay, al menos, un presupuesto anual que recoge las ventas esperadas. ¿Por qué no trasladas esas ventas a cobros y construyes un plan de tesorería que puedes ir siguiendo mes a mes, semana a semana, día a día y así no solamente vas a ver las desviaciones enseguida para poder reaccionar, sino que además vas a afinar cada vez más en las previsiones de cobro y en los plazos de cobro?

Si yo no puedo actuar sobre mis clientes para cobrar antes ¿qué voy a conseguir controlando la liquidez?

Precisamente porque no tenemos el control de nuestros cobros debemos de vigilar el cumplimiento de los plazos que hemos pactado con nuestros clientes. Y si no podemos actuar sobre ellos al menos conoceremos bien su comportamiento y podremos renegociar precios, condiciones, reducir gastos, hacer políticas comerciales más agresivas o determinar un saldo de caja mínimo en todo momento.

Yo no soy financiero y voy a perder mucho tiempo ¿qué tengo que saber para gestionar mi liquidez?

Gestionar la liquidez en una startup o pyme no requiere de grandes conocimientos financieros. Es fundamental diferenciar ventas, facturación, ingresos y cobros, y compras, gastos y pagos para construir un buen plan de tesorería y hacer un seguimiento diario del mismo.

¡Ayudarte de herramientas tan sencillas como SeeDCash te permitirá con 10 minutos al día tener un control total de tu tesorería sin desviar el foco de tu día a día!