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Indicadores para controlar mi PYME

Hay muchos indicadores financieros y no financieros que sirven para determinar la situación de una pequeña empresa, pero ¿Cuáles son los mejores que me pueden ayudar a controlar la salud de mi PYME?

Independientemente de la actividad de tu empresa, hemos elegido algunas ratios que pueden decirte cómo está yendo tu negocio y que son fáciles de obtener. Porque la utilidad de un indicador es ayudarte a tomar decisiones continuamente, basadas en la mejor información posible. Para ello es importante que los indicadores puedan ser calculados en tiempo real y con muy poco esfuerzo. De poco sirve si se requiere de días de trabajo para recolectar y procesar la información.

 

Empezamos con los indicadores de ventas que van a servirte para conocer tu nivel de facturación. Además, te darán idea de cómo se comportan tus clientes, que son el “oro” de la empresa y hay que cuidarlos y mimarlos todo el tiempo estando muy pendiente de lo que piden y lo que necesitan.

  • Artículos por venta: ¿Cuántos artículos, de media, compra cada cliente? Mediante este KPI se tiene conocimiento de la cantidad de artículos que, en promedio, un vendedor consigue vender a cada cliente.
  • Ticket promedio: cuánto dinero consigue un vendedor con cada uno de sus clientes. Esta variable depende de dos factores: de las variaciones en los precios de los productos que se ofertan y del comportamiento de compra del consumidor según el precio establecido para cada producto.
  • Promedio de ventas diarias/semanales/mensuales, categorizando las ventas por tipos de productos. De esta manera, se analiza la popularidad de cada uno de los productos ofrecidos y la productividad y efectividad de los vendedores. Más importante aun si hacemos campañas de venta.
  • Tasa de retención del cliente: hay que controlar la cantidad de nuevos clientes que consigue cada vendedor, pero es fundamental hacer un seguimiento posterior y controlar si se han cubierto sus necesidades, si está satisfecho con nuestro producto y servicio y si repite la compra. Captar un nuevo cliente cuesta 5 veces más que retener a un cliente existente, y fíjate lo que consigues fidelizando a tus clientes: la probabilidad de que un nuevo cliente te compre está entre el 5% y el 20%, mientras que la de un cliente existente es del 60% a 70%. Aumentar la tasa de retención de clientes en un 5% puede incrementar tus beneficios entre un 25% y un 95%.

Aquí te dejamos una fórmula simple para calcularlo:

CRR= (clientes finales – nuevos clientes) / clientes iniciales] x 100

 

Seguimos con los indicadores de cobro que miden la eficiencia en los cobros y, en consecuencia, la capacidad de generar cash de la empresa:

  • Plazo Medio de Cobro: mide el plazo entre el vencimiento de la factura y el cobro efectivo de la misma en cuenta. Es el mejor indicador para conocer si estás cobrando bien de tus clientes, es decir si tus clientes están respetando las condiciones que has pactado con ellos.
  • Antigüedad media de la deuda: mide el tiempo transcurrido entre la emisión de la factura no cobrada y el momento del análisis. Muy interesante porque a medida que aumenta la antigüedad de una deuda, más dificultades estamos teniendo para cobrar de nuestros clientes. Además, cuanto más antiguo es un impagado, menos posibilidades hay de cobrarlo.

Aquí te dejamos una fórmula para calcularlo:

PMC= ((clientes año actual – clientes año anterior/2) / ventas año actual (+IVA))* 365

  • Porcentaje de deuda vencida: es el porcentaje de la deuda total de clientes que se encuentra vencida, es decir que ha sobrepasado la fecha de vencimiento. Si es elevado estamos teniendo problemas para cobrar y más acciones de mejora debemos de hacer.

 

Vamos con los indicadores de gestión financiera que miden la salud financiera de la empresa tanto para ti como para socios de la empresa (bancos y entidades financieras, proveedores…). Hemos elegido algunos que

  • Indicadores de solvencia. Indicadores de liquidez. Capacidad financiera: mide la capacidad que tiene la empresa para generar liquidez. Es el plazo de tiempo hasta cuando la empresa dispone de fondos para hacer frente a sus pagos. Tiene que tener en cuenta todos los cobros y pagos previstos (facturas, préstamos, impuestos, etc…)

 

  • Indicadores de productividad. Rotación de inventarios: es el número de veces que los stocks se convierten en cuentas por cobrar o efectivo. Es utilizado por empresas que venden bienes y proporciona mucha información: nivel de ventas (más alto significa más ventas), buena gestión de los abastecimientos, de las existencias, buena gestión logística .

Su cálculo es el siguiente: RI= Aprovisionamientos/Existencias

  • Indicadores de rentabilidad.

Margen operacional: mide el nivel de competitividad de la empresa, el beneficio obtenido en la actividad por cada euro facturado. Es un margen sobre las ventas netas e indica si el negocio es o no lucrativo.

Esta es la fórmula: Margen operativo= Beneficios antes de impuestos y tributos/Ventas.

Este indicador lo puedes obtener directamente de tu cuenta de resultados.

Margen bruto: Es un buen medidor de la situación del negocio. Se refiere al beneficio directo que consigue una empresa de un servicio o bien. Para calcularlo debe tenerse en cuenta la diferencia entre el precio de venta del artículo sin contar con el IVA y el gasto de producción. También se conoce a este término como margen de beneficio. Por lo general suele calcularse como un porcentaje sobre el conjunto de ventas del negocio.

Una de las fórmulas para calcularlo es la siguiente:  % Margen bruto = (Ventas – Coste de las ventas) / Ventas

 

Estos y cualquiera de los ratios de gestión te servirán si están adaptados a tu estrategia y a las necesidades concretas de tu empresa  y, sobre todo, si los utilizas para medir las desviaciones de la ruta que te has trazado.

 

Gerhogar, empresa referente de los cuidados domiciliarios, impulsa una gestión eficiente de la tesorería con SeeDCash

El envejecimiento poblacional es una realidad y ello ha hecho que surjan iniciativas empresariales pioneras dedicadas al cuidado de mayores como Gerhogar. La empresa fundada y dirigida por profesionales sanitarios de prestigio y radicada en Castilla León, ha puesto en marcha con especialistas en geriatría y otros profesionales, un nuevo concepto de atención especializada y asistencia integral, social y sanitaria a los mayores, procurando su máximo bienestar en el entorno más cómodo que es su propia casa.

Para la empresa también es importante la atención a los familiares que cotidianamente están pendientes de su padre, madre, abuelo o familiar, y por eso disponen de una unidad de descanso familiar por la que se deposita las 24 horas del día la confianza en los profesionales de Gerhogar. Además, ofrece diversos servicios complementarios; Respiro Familiar, catering y limpieza del hogar, que darán mayor autonomía al cuidador. Para reforzar esa tranquilidad, la empresa tiene prevista la apertura de un Centro de día urbano revolucionario que complete el elenco de servicios que pone a disposición tanto de sus usuarios como de las familias.

Su objetivo es dar una respuesta a las necesidades sociosanitarias de los mayores sin que pierdan el contacto con su entorno y sus familias.

Su servicio de asistencia integral domiciliaria ofrece una alternativa de calidad y al alcance de todo el mundo. La empresa ha implantado un amplio abanico de objetivos, procedimientos y controles sobre su actividad que les ha permitido contar con varios sellos de calidad auditados por una entidad de prestigio como Cámara Certifica.

Gestionar la tesorería de manera adecuada es estratégico para Gerhogar. Abordar un problema de liquidez puede resultar estresante y, por ello, hay que acompasar los procesos de ingresos y gastos con los flujos de entrada y salida de dinero. Además, hay que vigilar que se cobran las cantidades previstas y en el tiempo previsto.

Garantizar la liquidez en una empresa que cada vez crece más puede llegar a ser una actividad complicada” indica Rubén Tejada Gallego, integrante de la dirección de la compañía. “Por eso, para impulsar una gestión eficiente de la tesorería y un control de los cobros y los pagos decidimos utilizar SeeDCash. Porque hay que tener control sobre lo que se cobra, las condiciones acordadas, los períodos de cobro, las posibles demoras y tratar de implementar siempre un modelo de gestión de cobros ágil y, sobre todo, transparente. Es importante vigilar que se cumplen las condiciones pactadas tanto con las entidades financieras, como con los proveedores. Un incumplimiento con los proveedores puede dar al traste con una relación comercial provechosa para ambas partes, puede suponer la interrupción del suministro, la suspensión del crédito o la exigencia de acometer el pago por anticipado. Disponer de una buena gestión de la tesorería permite que la empresa sea viable económicamente y que siga una dinámica adecuada de toma de decisiones con el fin de evitar posibles problemas de liquidez. Es muy importante llevarla y planificarla al día, conocer cuál es su liquidez en todo momento, así como sus cuentas bancarias, pagos y cobros para evitar y solventar los problemas de liquidez y efectivo, y ello es sencillo con SeeDCash”.

Además, la Dirección de la compañía considera fundamental que su equipo esté siempre motivado, alegre y siempre orgulloso de la empresa para la que trabajan y a la que representan, y por eso cree muy importante que la empresa siga manteniéndose muy sólida en el aspecto financiero.

La importancia de la planificación (Parte I)

planning

 

Vivimos en un mundo en el que impera y se apoya la filosofía del «Carpe Diem» para todo, vive el día y mañana ya veremos… Y como todo en esta vida, bien entendido es válido, pero al pie de la letra resulta hasta peligroso que no tengamos nada previsto para el mañana…

En Tesorería, la palabra clave es previsión, y siempre hablamos de la importancia de tener una buena previsión, pero hoy queremos subir un nivel más y hablaros del paso previo: la planificación. Y aunque lo enfoquemos desde el punto de vista de la empresa, esto es aplicable a la vida misma.

Se acerca fin de año y las empresas empiezan a preparar los temidos presupuestos que servirán de hoja de ruta para el próximo año. Dichos presupuestos parten normalmente de un plan estratégico en el que se definen, a muy alto nivel, los principales objetivos de la empresa. Esto va a permitir que, durante la elaboración de los presupuestos, establezcamos partidas de gastos e ingresos alineadas con las metas que la empresa se propone conseguir durante el próximo año.

Estas metas pueden venir heredadas del ejercicio anterior no forzosamente por no haberse conseguido, sino que en la mayoría de los casos porque se trate de metas a medio y largo plazo, imposibles de concluir en un año, y también pueden ser incluidas como nuevas metas porque la empresa aborde nuevos proyectos o abra nuevas líneas de negocio.

La importancia de la planificación no sólo radica en planificar, sino en el posterior control y seguimiento que se haga de dicha planificación. La planificación a un año vista normalmente implica varias revisiones durante el año con el fin de ir ajustando posibles desviaciones y anticipar imprevistos que puedan impactar en el calendario establecido.

Para entender mejor este proceso, tenemos el ciclo PHVA de Edwuard Deming, de mejora continua, en el que se definen 4 fases principales, perfectamente válidas para cualquier plan:

  • Planificar: En la etapa de planificación se establecen objetivos y se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo a las políticas de la organización. En esta etapa se determinan también los parámetros de medición que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso.
  • Hacer: Consiste en la implementación de los cambios o acciones necesarias para lograr las mejoras planteadas.
  • Verificar:  Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras en caso de ser necesario, se establece un periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los cambios.
  • Actuar:  Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten a las expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y modificaciones necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.

 

 

Por último, el éxito de los presupuestos  reside en saber hacer su traslado a Pagos y Cobros. Esta será la única manera de asegurar su completo seguimiento basado en las entradas o salidas del efectivo (y no solo en los hechos que las provocan) y ante cualquier posible desviación o desajuste, será más sencillo tomas las decisiones adecuadas para equilibrarlo.

En el próximo post hablaremos con más detalle de la elaboración de los presupuestos de Tesorería, la traducción de Ingresos y Gastos a Pagos y Cobros, los ajustes en base a históricos o tendencias, y el control de desviaciones, a través de casos prácticos.

¡No te rayes con la liquidez!

¿Por qué es tan importante la gestión de la liquidez en mi startup?

Si quieres saber qué pasa con tu dinero, lo primero y principal que tienes que conocer es tu posición diaria de tesorería. Posición que tienes que construir con tus previsiones de cobros y de pagos y que cada día se tiene que actualizar con el banco para conocer su evolución y poder hacer frente a las diferentes situaciones financieras que se te van a ir presentando.

¡Si además arrancas tu proyecto con poca financiación ese control es crítico!

Mi empresa crece y tengo beneficios ¿cómo voy a tener problemas de liquidez?

El mundo está lleno de empresas con cuentas de resultados saneadas y que crecían que murieron por problemas de caja. Vendían, sí, pero cobraban más tarde que pagaban. Imagina que en tu presupuesto anual prevés comprar mercancías por 50.000 euros y venderlas por 100.000 euros. Tendrás un beneficio en tu cuenta de resultados, sí, pero si pagas la mercancía a 30 días y tus clientes te pagan a 60 no tendrás caja y vas a tener que financiarte durante 30 días. ¡Si además se produce cualquier imprevisto de ventas o de cobro que no has previsto, puede generarte un tremendo problema!

Yo ya se cada día cuáles son mis saldos en el banco ¿qué más necesito saber?

Necesitas conocer tu proyección de cash flow. Necesitas tener una proyección fiable de tus necesidades y excedentes de caja que te van a servir para tomar decisiones operativas correctas, para conocer tu capacidad de generar caja para hacer frente a tus futuras obligaciones, al pago de préstamos, para negociar con tus bancos y para dar confianza a tus inversores sobre la marcha de la empresa.

Una previsión de tesorería a corto y medio plazo también te permite aprovechar tus recursos de manera eficiente, equilibrar saldos, financiarte con menores costes, invertir mejor los excedentes. En definitiva, optimizar tus recursos financieros y controlar o reducir los gastos financieros. ¿O no es importante cada euro que puedas economizar?

¿Pero si no sé ni lo que voy a vender, cómo voy a prever los cobros?

Efectivamente, los cobros son muy inciertos en casi cualquier empresa, pero en todas las empresas hay, al menos, un presupuesto anual que recoge las ventas esperadas. ¿Por qué no trasladas esas ventas a cobros y construyes un plan de tesorería que puedes ir siguiendo mes a mes, semana a semana, día a día y así no solamente vas a ver las desviaciones enseguida para poder reaccionar, sino que además vas a afinar cada vez más en las previsiones de cobro y en los plazos de cobro?

Si yo no puedo actuar sobre mis clientes para cobrar antes ¿qué voy a conseguir controlando la liquidez?

Precisamente porque no tenemos el control de nuestros cobros debemos de vigilar el cumplimiento de los plazos que hemos pactado con nuestros clientes. Y si no podemos actuar sobre ellos al menos conoceremos bien su comportamiento y podremos renegociar precios, condiciones, reducir gastos, hacer políticas comerciales más agresivas o determinar un saldo de caja mínimo en todo momento.

Yo no soy financiero y voy a perder mucho tiempo ¿qué tengo que saber para gestionar mi liquidez?

Gestionar la liquidez en una startup o pyme no requiere de grandes conocimientos financieros. Es fundamental diferenciar ventas, facturación, ingresos y cobros, y compras, gastos y pagos para construir un buen plan de tesorería y hacer un seguimiento diario del mismo.

¡Ayudarte de herramientas tan sencillas como SeeDCash te permitirá con 10 minutos al día tener un control total de tu tesorería sin desviar el foco de tu día a día!