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Curso de gestión de tesorería de la empresa. La posición diaria

Seguimos nuestro curso de gestión de tesorería de la empresa, en esta ocasión vamos a revisar por qué y cómo hacer una posición diaria de la tesorería aunque nuestra empresa sea pequeña.

 

Vamos primero a comentar el por qué de hacer una gestión diaria de la liquidez de la empresa:

  • Controlar que no se produzcan descubiertos en cuentas. Tanto si se hacen previsiones (lo recomendable), como si no se hicieran, cuando nos falla un cobro que teníamos previsto, nuestra cuenta puede quedar en números rojos, en descubierto. En estos casos los bancos cobran unos intereses que pueden llegar a ser elevados y que impactan en nuestras cargas financieras. Si la empresa ya va justa de tesorería, cualquier carga adicional es una merma de rentabilidad.
  • Anticipar los saldos futuros inmediatos. La posición bancaria con las previsiones de cobros y pagos a realizar en cada una de las cuentas bancarias nos dan visibilidad para anticiparnos a posibles situaciones indeseadas y actuar lo antes posible. Eso nos servirá para identificar “agujeros” de tesorería y buscar cuanto antes la financiación necesaria para cubrirlos el tiempo determinado y por el importe preciso.
  • Controlar los saldos ociosos. Aunque en este momento no se pueden conseguir en los bancos buenas rentabilidades de los excedentes de tesorería, no por ello debemos de tener elevados saldos ociosos en cuentas que suponen una pérdida de oportunidad o incluso un coste si nos hemos financiado más de lo que hubiéramos debido.
  • Controlar que los bancos no nos cobren comisiones indebidas o nos realicen cargos inadecuados.

 

Entonces, ¿qué hacemos cada día para tener estos controles?

Habitualmente, los procesos diarios de tesorería son los siguientes:

  1. Verificar las previsiones de cobros y pagos que habíamos cargado y que tenemos para el día
  2. Conectarse a la banca electrónica de cada una de las entidades con las que trabajamos y descargar los movimientos y los saldos de todas las cuentas. Esta quiere decir que hay que conectarse a las bancas electrónicas con sus correspondientes usuarios y contraseñas y con distintos menús de acceso a la información.
  3. Es conveniente hacer una bajada de los movimientos bancarios varias veces al día, al menos dos, una a principio de mañana y otra al final de mañana para tomar en cuenta todos los movimientos que se producen en el banco.
  4. Comprobar que los saldos bancarios finales son correctos y que no faltan ni sobran movimientos
  5. Comprobar en los movimientos bancarios que no hay movimientos indebidos
  6. Contrastar o “conciliar” las previsiones con los movimientos del banco para ver si faltan cobros por recibirse o so los cargos son correctos en día e importe.
  7. Ejecutar los pagos del día
  8. Tomar las acciones pertinentes con el banco si hay que descontar, anticipar cobros, etc… o equilibrar cuentas si tenemos varias y algunas están en posición acreedora y otras en posición deudora
  9. Introducir las nuevas previsiones de cobro y pago si las hubiera

 

Toda esta gestión diaria de los bancos es puramente administrativa y puede llevar al Financiero o al Director General varias horas a la semana y muchas horas al mes sin aportarles valor ni proporcionarles una posición a tiempo para una toma de decisiones ágil.

Todos estos procesos generalmente se hacen en un Excel que es una buena herramienta y que ya tendremos configurada con nuestras macros, pero siempre tendremos que alimentarla, volcar datos, homogeneizar formatos, preparar informes…

Entonces, si hacer una gestión diaria del cash consume tiempo al Financiero o al CEO, no les merecerá la pena hacerlo cada día y, seguramente, les parezca suficiente hacerlo solo vez a la semana. Pero si un día hay algún imprevisto, algún impagado, algún pago mayor de lo habitual puede producirse un descubierto.

Hoy en día, sin embargo, se puede disponer de una herramienta como SeeDCash que no requiera tiempo de configurar y manejar, y que cada día proporcione a primera hora en tiempo real la visión de uno de los aspectos más críticos del negocio: la liquidez.

Esta herramienta realiza de forma automática todos los procesos diarios de tesorería y genera todos los indicadores de liquidez necesarios para pilotar la empresa. Además, proporciona alertas por saldos mínimos, saldos en descubierto, avisos de cobros, de impagados, de comisiones, avisos de posibles descubiertos, de posibles errores de tesorería, etc.

En definitiva, proporciona la seguridad de  tener la liquidez bajo control en todo momento.

 

Somos la app que crea el plan de tesorería de PYMES y autónomos

El periódico digital El Confidencial, en colaboración con Banco Santander, da a conocer los proyectos de personas que impulsan el progreso.

Todo el equipo de SeeDCash nos sentimos muy orgullosos de haber sido elegidos para ser publicados en esa sección.

Porque nosotros creemos que la educación financiera y la tecnología fomentan y hacen más accesible el progreso de las empresas y el bienestar de las personas. Por eso hemos creado una aplicación que quiere ayudar a emprendedores, autónomos y empresarios a vivir más tranquilos y a hacer crecer sus empresas de una forma sana y duradera.

Os dejamos el enlace en el que podéis ver la entrevista completa con nuestra CEO, Teresa Núñez, en la que explica muy claramente qué es nuestra aplicación y por qué es importante que cualquier empresa, por pequeña que sea, gestione su tesorería.

https://www.elconfidencial.com/sociedad/2019-06-20/santander-futuro-personas-app-tesoreria-pymes-bra_2079417/

Comboz utiliza SeeDCash para tener su liquidez bajo control

Comboz es una empresa del sector de la comunicación que ofrece una atención personalizada y adaptada a las necesidades de los clientes. Trabajan distintos servicios de la comunicación digital, como la gestión de redes sociales, elaboración de contenido corporativo, cobertura audiovisual o asesoramiento en las campañas de marketing. Se encargamos del diseño de tu imagen corporativa y confian en la comunicación transmedia.

Entre sus clientes que están en todos los sectores, cuentan con Extremadura Deportes gestionando su red de comunicación deportiva que es líder en Extremadura y trabaja intensamente en los departamentos de redacción y marketing de otros medios de información.

 

Felipe Ferrín, CEO y CoFounder de la empresa es un apasionado de las nuevas formas de comunicación y marketing. Emprendedor por naturaleza y deseo, tenía muy claro que quería seguir aprendiendo en el mundo de la comunicación y aplicarlo a las empresas para ayudarlas a convertir el marketing y la comunicación en retorno económico. Sus clientes le reconocen no solo una gran profesionalidad sino una implicación excepcional que da resultados excepcionales.

 

Felipe es consciente de la importancia de saber las necesidades futuras de liquidez y quería tener desde el primer momento bajo control sus saldos y, por eso, empezó a utilizar la app de SeeDCash. Felipe dice que “Mi empresa es aún pequeña, pero quiero conocer cada día que tengo saldo suficiente para hacer los pagos. También quiero ver todos los movimientos que se producen en mis cuentas. Porque mis clientes en general cumplen con sus pagos, pero no quiero tener una sorpresa de última hora que me descoloque la caja, que no tenga dinero para pagar un impuesto, por ejemplo, y que tenga que hacerlo con mis propios fondos.

“Tengo una gestoría que me hace la contabilidad y los impuestos, pero cuando estás empezando y tienes el dinero muy limitado, es muy importante que cada día controles tu saldo en el banco y, sobre todo, como va a evolucionar en las próximas semanas y meses. SeeDCash es muy sencilla y no cuesta ningún trabajo utilizarla porque cada día conecta automáticamente con los bancos, baja los movimientos y actualiza las previsiones. Me gustaría que en el futuro me ayudase a hacer mis previsiones porque tendré más movimientos, pero estoy seguro de que eso ya lo tienen previsto”.

¡No te rayes con la liquidez!

¿Por qué es tan importante la gestión de la liquidez en mi startup?

Si quieres saber qué pasa con tu dinero, lo primero y principal que tienes que conocer es tu posición diaria de tesorería. Posición que tienes que construir con tus previsiones de cobros y de pagos y que cada día se tiene que actualizar con el banco para conocer su evolución y poder hacer frente a las diferentes situaciones financieras que se te van a ir presentando.

¡Si además arrancas tu proyecto con poca financiación ese control es crítico!

Mi empresa crece y tengo beneficios ¿cómo voy a tener problemas de liquidez?

El mundo está lleno de empresas con cuentas de resultados saneadas y que crecían que murieron por problemas de caja. Vendían, sí, pero cobraban más tarde que pagaban. Imagina que en tu presupuesto anual prevés comprar mercancías por 50.000 euros y venderlas por 100.000 euros. Tendrás un beneficio en tu cuenta de resultados, sí, pero si pagas la mercancía a 30 días y tus clientes te pagan a 60 no tendrás caja y vas a tener que financiarte durante 30 días. ¡Si además se produce cualquier imprevisto de ventas o de cobro que no has previsto, puede generarte un tremendo problema!

Yo ya se cada día cuáles son mis saldos en el banco ¿qué más necesito saber?

Necesitas conocer tu proyección de cash flow. Necesitas tener una proyección fiable de tus necesidades y excedentes de caja que te van a servir para tomar decisiones operativas correctas, para conocer tu capacidad de generar caja para hacer frente a tus futuras obligaciones, al pago de préstamos, para negociar con tus bancos y para dar confianza a tus inversores sobre la marcha de la empresa.

Una previsión de tesorería a corto y medio plazo también te permite aprovechar tus recursos de manera eficiente, equilibrar saldos, financiarte con menores costes, invertir mejor los excedentes. En definitiva, optimizar tus recursos financieros y controlar o reducir los gastos financieros. ¿O no es importante cada euro que puedas economizar?

¿Pero si no sé ni lo que voy a vender, cómo voy a prever los cobros?

Efectivamente, los cobros son muy inciertos en casi cualquier empresa, pero en todas las empresas hay, al menos, un presupuesto anual que recoge las ventas esperadas. ¿Por qué no trasladas esas ventas a cobros y construyes un plan de tesorería que puedes ir siguiendo mes a mes, semana a semana, día a día y así no solamente vas a ver las desviaciones enseguida para poder reaccionar, sino que además vas a afinar cada vez más en las previsiones de cobro y en los plazos de cobro?

Si yo no puedo actuar sobre mis clientes para cobrar antes ¿qué voy a conseguir controlando la liquidez?

Precisamente porque no tenemos el control de nuestros cobros debemos de vigilar el cumplimiento de los plazos que hemos pactado con nuestros clientes. Y si no podemos actuar sobre ellos al menos conoceremos bien su comportamiento y podremos renegociar precios, condiciones, reducir gastos, hacer políticas comerciales más agresivas o determinar un saldo de caja mínimo en todo momento.

Yo no soy financiero y voy a perder mucho tiempo ¿qué tengo que saber para gestionar mi liquidez?

Gestionar la liquidez en una startup o pyme no requiere de grandes conocimientos financieros. Es fundamental diferenciar ventas, facturación, ingresos y cobros, y compras, gastos y pagos para construir un buen plan de tesorería y hacer un seguimiento diario del mismo.

¡Ayudarte de herramientas tan sencillas como SeeDCash te permitirá con 10 minutos al día tener un control total de tu tesorería sin desviar el foco de tu día a día!