Entradas

La importancia de la planificación (Parte I)

planning

 

Vivimos en un mundo en el que impera y se apoya la filosofía del «Carpe Diem» para todo, vive el día y mañana ya veremos… Y como todo en esta vida, bien entendido es válido, pero al pie de la letra resulta hasta peligroso que no tengamos nada previsto para el mañana…

En Tesorería, la palabra clave es previsión, y siempre hablamos de la importancia de tener una buena previsión, pero hoy queremos subir un nivel más y hablaros del paso previo: la planificación. Y aunque lo enfoquemos desde el punto de vista de la empresa, esto es aplicable a la vida misma.

Se acerca fin de año y las empresas empiezan a preparar los temidos presupuestos que servirán de hoja de ruta para el próximo año. Dichos presupuestos parten normalmente de un plan estratégico en el que se definen, a muy alto nivel, los principales objetivos de la empresa. Esto va a permitir que, durante la elaboración de los presupuestos, establezcamos partidas de gastos e ingresos alineadas con las metas que la empresa se propone conseguir durante el próximo año.

Estas metas pueden venir heredadas del ejercicio anterior no forzosamente por no haberse conseguido, sino que en la mayoría de los casos porque se trate de metas a medio y largo plazo, imposibles de concluir en un año, y también pueden ser incluidas como nuevas metas porque la empresa aborde nuevos proyectos o abra nuevas líneas de negocio.

La importancia de la planificación no sólo radica en planificar, sino en el posterior control y seguimiento que se haga de dicha planificación. La planificación a un año vista normalmente implica varias revisiones durante el año con el fin de ir ajustando posibles desviaciones y anticipar imprevistos que puedan impactar en el calendario establecido.

Para entender mejor este proceso, tenemos el ciclo PHVA de Edwuard Deming, de mejora continua, en el que se definen 4 fases principales, perfectamente válidas para cualquier plan:

  • Planificar: En la etapa de planificación se establecen objetivos y se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo a las políticas de la organización. En esta etapa se determinan también los parámetros de medición que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso.
  • Hacer: Consiste en la implementación de los cambios o acciones necesarias para lograr las mejoras planteadas.
  • Verificar:  Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras en caso de ser necesario, se establece un periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los cambios.
  • Actuar:  Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten a las expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y modificaciones necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.

 

 

Por último, el éxito de los presupuestos  reside en saber hacer su traslado a Pagos y Cobros. Esta será la única manera de asegurar su completo seguimiento basado en las entradas o salidas del efectivo (y no solo en los hechos que las provocan) y ante cualquier posible desviación o desajuste, será más sencillo tomas las decisiones adecuadas para equilibrarlo.

En el próximo post hablaremos con más detalle de la elaboración de los presupuestos de Tesorería, la traducción de Ingresos y Gastos a Pagos y Cobros, los ajustes en base a históricos o tendencias, y el control de desviaciones, a través de casos prácticos.

Restoy Farmacia utiliza SeeDCash para conocer su liquidez y controlarla

Restoy Farmacia es una Oficina de farmacia situada en la ciudad de Almería, que presta amplios servicios de atención farmacéutica, formulación magistral, dietética y nutrición, homeopatía, fitoterapia, vida sexual, higiene bucodental y ortopedia, todo ello con un equipo de profesionales que asesora a sus clientes enfocado a su bienestar. En Farmacia Restoy trabajan cada día por mejorar la calidad del servicio que ofrecen a todos sus pacientes.

 

En el mundo de la farmacia el tema del flujo de caja es clave para la gestión de la empresa. Los pagos de los clientes, en general, tienen unos plazos bastante normales (30-60 días) y no hay excesivos retardos ni impagados importantes, incluyendo las recetas de la Seguridad Social.

La previsión de cobros habitualmente se detalla para cada mes por efectivo, tarjetas, recetas SS y recetas de mutuas teniendo en cuenta los días de apertura, las guardias y las vacaciones.

Sin embargo, el gran problema es la delimitación presupuestaria mensual, sobre todo en lo que respecta a las compras a proveedores, es decir a los pagos. Este es el principal caballo de batalla que hay que vigilar cada día porque dinamita el cash-flow de la farmacia. Para hacer la previsión de pagos, si los pagos se realizan al contado o a un plazo muy corto, conviene registrar la fecha de pago a partir de los pedidos realizados y los albaranes de recepción de las mercancías.

 

Por eso, César Mateos, farmacéutico propietario de la farmacia, comenzó a utilizar SeeDCash para controlar su posición en sus bancos de forma diaria. “Lo importante de planificar es que ganas tiempo para tomar decisiones y llevarlas a cabo. Me pareció muy útil poder tener en una aplicación todos los movimientos de mis cuentas bancarias de forma totalmente segura. Si, además, la aplicación me permite tener crear plan de tesorería para poder ver el impacto de los pagos y la situación a futuro, puedo tener bajo control mi tesorería “dice César.

“Mi gestoría me hace la contabilidad y los impuestos, pero yo quiero conocer en cada momento como serán mis saldos bancarios a corto y medio plazo. SeeDCash es muy sencilla y no cuesta ningún trabajo utilizarla, porque cada día conecta de forma automática con los bancos, baja los movimientos y actualiza las previsiones de pagos y cobros”.

Gana tranquilidad con el control de tu negocio

Amor de Plata ya utiliza SeeDCash para ganar tranquilidad en el control de su negocio


Amor de Plata es un proyecto de emprendimiento personal que nace de la pasión de su creadora por el diseño de joyas personalizadas, utilizando diferentes metales y piedras semipreciosas. Sus complementos y accesorios son artesanales y están hechos con mucho amor. Como su fundadora María dice: “quiero transmitir en mis creaciones el amor por lo sencillo, por lo elegante, por las pequeñas cosas que nos apasionan”.
María tenía un sueño que un día se propuso cumplir: quería dedicarse a diseñar joyas originales y personalizadas para cada persona, y ¡lo ha conseguido! Hace ya dos años que montó su empresa y ha convertido su gran creatividad en diseños únicos, diferentes, funcionales y con muy buen gusto.
Empezó vendiendo sus diseños a su familia y a sus amigos. Después hacía showrooms en su casa y en locales para dar a conocer sus cada vez más numerosos nuevos diseños. Construyó su página web y empezó a tener presencia en las principales redes sociales. Luego consiguió introducir sus creaciones en algunas tiendas escogidas, y ahora también participa en diferentes pop-up y ferias de artesanía. Pero como ella dice: “la recomendación de mis clientes es lo que mejor funciona para hacerme publicidad. Me cuentan que algún diseño ha llamado la atención de una amiga y le ha dado mi contacto. Y a muchas clientas les gusta pasarse por mi taller, ver las cosas nuevas y elegir el estilo que les va y que se complementa con ella”
Su éxito también se basa en la prudencia como empresaria: “No invierto en material más dinero que el que dispondré en el momento en que voy a tener que pagar y llevo el control de lo que ingreso de forma muy rigurosa. Las compras las hago en momentos muy concretos en ferias y necesito estar segura de que voy a tener efectivo suficiente para poder pagarlas. Antes tenía que estar consultando cada día las dos cuentas bancarias que tengo y perdía un tiempo que no tengo. Además, a veces estoy fuera y no puedo conectarme en ese momento al banco para saber si he cobrado los pedidos. Necesitaba una aplicación que pudiera consultar en cualquier momento desde el móvil y en la que pudiera registrar los pagos a prever de las campañas de compra. Con SeeDCash no necesito más de 5 minutos al día para ver el estado de mis cuentas en el mismo día y en los próximos meses. Es muy sencilla, no necesitas tener conocimientos financieros para utilizarla y me da una información de futuro y unos indicadores diarios que no tengo en las web del banco. Y si el banco comete errores o me cobra comisiones que no debe, lo veo enseguida y puedo reclamarlo en el momento”

¡Es la tesorería!

Lo primero que diréis si os preguntan qué necesita una empresa para funcionar es: ¡clientes claro! Efectivamente, sin ventas no hay empresa. Además, todos los departamentos y colaboradores de la empresa son fundamentales, pero hay crear una cultura del cash en la empresa. Hay que convertir las ventas en dinero y si no todos miran a la caja, se acaba el oxígeno para seguir funcionando. Que el control de la liquidez en el corto, medio y largo plazo es básico está claro, pero que sin la implicación de todos los departamentos no es posible tener unas previsiones de cobros y pagos para obtener la proyección del cash-flow ni las condiciones adecuadas para generar caja al ritmo necesario, es irrefutable.

El CEO o Gerente necesitan concienciar y formar a todos sus colaboradores sobre cómo sus acciones pueden ser enfocadas a la correcta generación de efectivo no solo sin empeorar su desempeño sino, al contrario, mejorándolo.

Empezamos por comercial y ventas. Parecerá obvio, pero en numerosas empresas hay una cultura predominante de la venta y existe una enorme presión por las ventas pero una ignorancia total sobre el cobro de éstas. Sin embargo, cuando el financiero les explica a los comerciales con números reales cómo puede afectar a la compañía (y a su propio variable) un retraso de algunos días en el cobro, la mayoría de las veces basta para que tomen conciencia y negocien mejor con sus clientes las condiciones de pago.

En otras empresas hay una cultura de comprar siempre con descuento, así que aunque a los departamentos de compras les cuesta poco entender que si alargan los precios de pago mejoran el circulante, muchas veces están más enfocados en conseguir mayores descuentos de sus proveedores, presionan al tesorero para que pague enseguida y no les gusta que se establezcan días de pago fijos.

No se puede ignorar que hay clientes que imponen sus plazos de pago o que las Administraciones Públicas pagan mal, pero por eso hay que controlar el flujo de caja, para buscar y aplicar las herramientas que solventen o palíen las situaciones de dificultad, buscando la mejor fórmula de financiación, negociando con los bancos y acompañando al negocio en las gestiones con los clientes y proveedores.

Y un aspecto que también es importantísimo: la dirección juega un papel fundamental entendiendo que el seguimiento del presupuesto de tesorería es crucial para la solvencia de la empresa, generando esa cultura del cash y fomentando la colaboración de todo su equipo para hacer una buen Plan de tesorería anual.