Cinco cosas que las pequeñas empresas han aprendido de la crisis COVID-19

Algunas veces ganas y otras aprendes. Las mayores lecciones que aprendemos en la vida son de nuestras pérdidas. Las pequeñas empresas han tenido muchos “aprendizajes” en el último año.  En gran medida, el último año ha sido de regreso a la escuela por el camino difícil. Sin embargo, aunque sea doloroso de atravesar, será la base de la recuperación y el crecimiento futuro.

Si miramos hacia atrás al mundo anterior a Covid-19, el comienzo de 2020 trajo el optimismo de una nueva década, y millones de empresas hicieron un plan para el siguiente año con la feliz expectativa de nuevas oportunidades.

Muchas pequeñas empresas estaban trabajando en habilidades digitales, productividad, habilidades de gestión, pero lo hacían sin ninguna urgencia.

Cuando llegó la crisis se necesitaba una nueva forma de avanzar, un nuevo modelo. Pero para muchos simplemente no tenían la mentalidad, los conocimientos o las habilidades digitales para llevar a cabo el plan B.

¿Cómo hacer cuando las cosas que siempre funcionaron en el pasado ya no funcionan? Se necesitaba una nueva forma de comunicarse, vender e incluso hacer negocios, y de forma rápida.

Las nuevas reglas de juego han supuesto reevaluar los fundamentos del negocio, cambiar el modelo y reajustar dramáticamente los costes.

  1. El teletrabajo – La pandemia ha transformado y convertido el teletrabajo en una realidad cada vez más implementada en la gran mayoría de las empresas grandes y pequeñas. Las empresas has adoptado rápidamente soluciones y están aplicando las nuevas medidas de teletrabajo y los expertos consideran que seguirá evolucionando.

Las herramientas de colaboración en línea han permitido una era completamente nueva de trabajo flexible.

 

  1. Velocidad de movimiento y flexibilidad – La velocidad de movimiento en la empresa nace a partir de la capacidad de un equipo de comprender y aceptar por adelantado una dirección estratégica para tomar decisiones.

El tablero de juego es internacional, la velocidad de movimiento muy alta y el mensaje está claro: actuar con velocidad es sobrevivir.

Hay que entrenar al equipo no solo para ejecutar, sino para tomar decisiones y pensar de forma estratégica. Los objetivos son fijos, pero el enfoque es flexible. La empresa que sabe moverse rápido llega primero a las situaciones y obtiene las ventajas de la relevancia en tiempo real. En una pequeña empresa, la agilidad se obtiene a partir de la confianza, las herramientas y el conocimiento del verdadero objetivo.

El método de prueba y error sirve para investigar y encontrar soluciones innovadoras a los problemas de la empresa. La capacidad de fallar rápido tiene que ser una habilidad clave y no penalizada.

 

  1. Transformación digital – la pandemia ha golpeado más suave a las empresas digitalizadas. La tecnología para la automatización de las comunicaciones de marketing, de la cadena de suministro, de las funciones financieras … crea nuevas oportunidades para la eficiencia y el crecimiento.

Además, un negocio, por grande o pequeño que sea, no puede ir en contra de sus clientes. Y si el consumidor actual es digital, el negocio también tiene que serlo.

Las empresas que han impulsado la tecnología también han descubierto nuevas oportunidades de crear valor con el cliente y con una nueva mirada a los competidores.

 

  1.  Nuevas oportunidades de venta. La crisis del COVID-19 ha cambiado completamente los canales de venta de las pequeñas empresas, y en algunos sectores de forma irreversible. También ha dado lugar a nuevos modelos de negocio.

Además del desarrollo de canales de venta on-line, las pequeñas empresas han descubierto la necesidad de disponer de herramientas de análisis de ventas y relación con sus clientes acorde con la realidad actual. Sectores como el e-commerce ya contaban con buenas estrategias de venta online, pero tras el coronavirus han visto y entendido la importancia de crear un vínculo digital con el cliente, la omnicanalidad como fuente de ventaja competitiva en la relación y experiencia con los clientes y consumidores.

El cierre de alianzas estratégicas como fórmula para obtener nuevos ingresos, acceder a nuevos canales de comercialización o desarrollar nuevos productos o soluciones.

La internacionalización como estrategia de búsqueda de nuevos mercados y/o clientes y también como fuente de alianzas que permitan crecer, ser más grandes y resistentes a la nueva situación.

 

  1. La gestión del efectivo. – En los momentos críticos para las pequeñas empresas, se ha puesto aún más de manifiesto la necesidad crítica de efectivo. Que hay que cuidar en primer lugar la caja y que el Plan de Tesorería es la herramienta de gestión fundamental para la toma de decisiones diaria para el gerente. Debe de proporcionar una vista muy precisa a corto plazo (1 a 2 semanas) pero también una vista a medio ya que debe de cubrir también imprevistos.

Para hacer estimaciones acertadas conviene preparar diferentes escenarios de negocio (ventas y compras) y diferentes escenarios de cobro y pago (alargamientos de los plazos). Cuanto más se anticipa la empresa y se preparas frente a los distintos posibles escenarios, más probabilidad tienes de verse menos afectada. Conviene crear escenarios pesimistas porque las crisis suelen ser más largas de lo que se cree y hay que conservar la caja el mayor tiempo posible. Los escenarios permiten ver claramente los ajustes que hay que hacer, la financiación que hay que solicitar y cómo van a ser los resultados a lo lardo de los próximos meses y actualizar los planes de contingencia.

 

A pesar del enorme daño que ha causado el Covid-19, confiemos que al menos ayude a crear pequeñas empresas más productivas y sólidas.

Curso de gestión de tesorería: gestionar los déficit de liquidez

Cuando se producen desequilibrios entre los cobros y los pagos es necesario que la empresa obtenga fondos porque la falta de liquidez puede convertirse en el principio del fin de la empresa.

En el momento en que se nos plantea la necesidad de conseguir liquidez es importante conocer el problema y las necesidades que nos han llevado a ello, pues puede tratarse de un problema “crónico” más que una necesidad puntual que requerirá de diferentes acciones en la gestión financiera y, posiblemente también, en la gestión de la empresa.

 

Si es necesaria una liquidez en momentos puntuales, antes de lanzarse a conseguirla, hay que conocer muy bien los plazos y los importes que se necesitan, es decir cuantificar exactamente las necesidades reales, para conseguir la financiación en las mejores condiciones y ver cuáles son las fuentes más interesantes.

Para lo primero, hay que contar con previsiones de tesorería los más fiables posible y al mayor plazo posible.

Para lo segundo, hay que analizar los diferentes instrumentos y varias ofertas, prestando especial atención a su coste real (TAE).

A la hora de pedir un préstamo se debe prestar atención a tres factores básicos: el tipo de interés, el plazo de amortización y el período de carencia (durante el cual no se amortiza el capital).

La mayoría de las entidades que facilitan financiación van a solicitar a la empresa una serie de documentos que identifiquen bien a la empresa y que justifiquen que vas a poder pagar las cuotas. Así, solicitarán:

  • Documentación financiera y contable
  • Documentación fiscal
  • Capacidad de pago y solvencia

 

Instrumentos de financiación

Las fuentes de financiación externa actuales son muy numerosas y abarcan una variada gama de instrumentos como:

  • Descuento comercial
  • Factoring
  • Confirming
  • Póliza de crédito
  • Préstamo bancario
  • Anticipo de créditos
  • Anticipo de facturas
  • Leasing
  • Renting
  • ….

Una de las alternativas que interesa barajar antes de solicitar una financiación a una entidad externa es intentar renegociar con proveedores y clientes. Por ejemplo, fijar descuentos por pronto pago o retrasar un poco el pago a nuestros proveedores.

Si conseguimos que nuestros clientes nos paguen en un plazo más corto y que nuestros proveedores acepten un mayor plazo de pago, el diferencial resultante será un flujo positivo de entrada de fondos que minimizará nuestras necesidades de financiación. Podemos calcular, por ejemplo, si pagar 30 días más tarde (que nos costará un %) será más caro que el coste de una financiación bancaria.

De entre las diferentes fuentes de financiación externa ¿Cuál puede ser más interesante para una pyme?

Depende del plazo y del destino que se quiera dar a los fondos.

Si lo que se necesita es liquidez para afrontar desfases de tesorería podemos recurrir a una póliza de crédito. La póliza de crédito es un límite de crédito durante un período de tiempo, de unos meses a varios años, esto hace que a su vencimiento si tenemos saldo dispuesto debamos cubrir inmediatamente dicho saldo. No es recomendable, pues, para financiar activos fijos porque será muy difícil cancelar a su vencimiento.

Descuento comercial: es un tipo de financiación de circulante a corto plazo mediante la cual un cliente presenta un título de crédito (pagaré, recibo, letra de cambio….) a una sociedad financiera para que esta le anticipe el importe del crédito que aún no ha vencido. Esto supone la cesión de dicho a la financiera, que a partir de ese momento se encargará de la gestión de cobros del crédito al deudor. La empresa recibe el importe del efecto comercial menos los intereses que se generen de esta operación y los gastos de gestión. Normalmente la entidad financiera concede una línea de descuento.

Las ventajas de este instrumento es que se trata de una forma de financiación muy sencilla y accesible por cualquier empresa, pero cara porque que conlleva numerosos gastos y comisiones y, además, en caso de insolvencia la entidad actuará contra la empresa para poder cobrar la deuda, aplicándole una serie de gastos de devolución.

 

Anticipo de créditos comerciales: la entidad financiera anticipa mediante un crédito al cliente, el importe de créditos comerciales por operaciones específicas de su actividad comercial (importe de las ventas con pago aplazado). A diferencia del descuento, el anticipo se realiza sobre créditos comerciales no sobre efectos comerciales. Es una simple cesión de la gestión de cobro. Las ventajas e inconvenientes de este instrumento son similares al descuento comercial.

 

Anticipo de facturas:  el anticipo de facturas es una solución a las necesidades de financiación del capital circulante. Permite obtener de forma muy rápida la financiación. Se puede ceder el cobro de facturas puntuales, o bien ceder un mayor número de facturas a través del factoring.

 

Factoring: se trata de la cesión a una empresa especializada o a un banco de facturas o créditos comerciales a corto plazo. El riesgo de insolvencia queda entonces asumido por esta empresa, denominada ‘factor’, a cambio de una comisión.

Este instrumento permite disponer de liquidez inmediata sin asumir riesgos bancarios y reduce presiones sobre el capital circulante de las empresas en crecimiento, pero no es recomendable para empresas con clientelas reducidas (las empresas de factoring aceptan los clientes solventes) o complejos modelos de pago y en ocasiones se considera un último recurso en empresas en situación difícil porque tiene un alto coste financiero.

 

Confirming: el confirming se utiliza para adelantar el pago a los proveedores, siendo el banco quien asume los pagos de la empresa en cuestión con necesidad de liquidez inmediata. El coste de este tipo de financiación dependerá de la cantidad que el banco pague a los proveedores de la empresa.

 

Leasing y renting: estos instrumentos de utilizan para financiar el inmovilizado.

El renting es un contrato para la adquisición de bienes por un tiempo determinado, mediante el pago de una cuota fija periódica que incluye los servicios necesarios. La propiedad del bien es de la empresa que se los suministra. El renting es un arrendamiento sin opción de compra. Las cuotas del renting suelen ser más elevadas que las del leasing porque se incluye en ella, además del arrendamiento, los gastos derivados del uso del bien (mantenimiento, reparaciones, seguros…)

El leasing es un contrato de arrendamiento a largo plazo con opción a compra. La empresa paga una cuota de entrada y una fija periódica antes de pasar a ser el titular del bien, asumiendo todos los gastos derivados que comporta.

Las ventajas principales de estos instrumentos para las pymes son:

  • Permite obtener bienes que conllevan una alta inversión sin necesidad de realizar un gran desembolso inicial como sería el caso de la compra.
  • Es 100% financiable.
  • Además, al no haber realizado la compra podemos probar el bien durante el periodo de leasing. Si este no cumple con nuestras necesidades puedes cambiarlo o por el contrario pagar el valor residual actual.
  • Es una forma de mantener la opción de actualizar esos bienes cuando sea necesario sin perder todo el desembolso inicial o la entrada de un préstamo.
  • Sus condiciones suelen ser flexibles y adaptables al cliente.
  • Las deducciones y desgravaciones que se pueden realizar son del 100%, exceptuando los casos de bienes inmuebles.
  • Su amortización puede ser acelerada a diferencia de las rentas, y así pagar menos impuestos durante los primeros años.