Cinco cosas que las pequeñas empresas han aprendido de la crisis COVID-19

Algunas veces ganas y otras aprendes. Las mayores lecciones que aprendemos en la vida son de nuestras pérdidas. Las pequeñas empresas han tenido muchos “aprendizajes” en el último año.  En gran medida, el último año ha sido de regreso a la escuela por el camino difícil. Sin embargo, aunque sea doloroso de atravesar, será la base de la recuperación y el crecimiento futuro.

Si miramos hacia atrás al mundo anterior a Covid-19, el comienzo de 2020 trajo el optimismo de una nueva década, y millones de empresas hicieron un plan para el siguiente año con la feliz expectativa de nuevas oportunidades.

Muchas pequeñas empresas estaban trabajando en habilidades digitales, productividad, habilidades de gestión, pero lo hacían sin ninguna urgencia.

Cuando llegó la crisis se necesitaba una nueva forma de avanzar, un nuevo modelo. Pero para muchos simplemente no tenían la mentalidad, los conocimientos o las habilidades digitales para llevar a cabo el plan B.

¿Cómo hacer cuando las cosas que siempre funcionaron en el pasado ya no funcionan? Se necesitaba una nueva forma de comunicarse, vender e incluso hacer negocios, y de forma rápida.

Las nuevas reglas de juego han supuesto reevaluar los fundamentos del negocio, cambiar el modelo y reajustar dramáticamente los costes.

  1. El teletrabajo – La pandemia ha transformado y convertido el teletrabajo en una realidad cada vez más implementada en la gran mayoría de las empresas grandes y pequeñas. Las empresas has adoptado rápidamente soluciones y están aplicando las nuevas medidas de teletrabajo y los expertos consideran que seguirá evolucionando.

Las herramientas de colaboración en línea han permitido una era completamente nueva de trabajo flexible.

 

  1. Velocidad de movimiento y flexibilidad – La velocidad de movimiento en la empresa nace a partir de la capacidad de un equipo de comprender y aceptar por adelantado una dirección estratégica para tomar decisiones.

El tablero de juego es internacional, la velocidad de movimiento muy alta y el mensaje está claro: actuar con velocidad es sobrevivir.

Hay que entrenar al equipo no solo para ejecutar, sino para tomar decisiones y pensar de forma estratégica. Los objetivos son fijos, pero el enfoque es flexible. La empresa que sabe moverse rápido llega primero a las situaciones y obtiene las ventajas de la relevancia en tiempo real. En una pequeña empresa, la agilidad se obtiene a partir de la confianza, las herramientas y el conocimiento del verdadero objetivo.

El método de prueba y error sirve para investigar y encontrar soluciones innovadoras a los problemas de la empresa. La capacidad de fallar rápido tiene que ser una habilidad clave y no penalizada.

 

  1. Transformación digital – la pandemia ha golpeado más suave a las empresas digitalizadas. La tecnología para la automatización de las comunicaciones de marketing, de la cadena de suministro, de las funciones financieras … crea nuevas oportunidades para la eficiencia y el crecimiento.

Además, un negocio, por grande o pequeño que sea, no puede ir en contra de sus clientes. Y si el consumidor actual es digital, el negocio también tiene que serlo.

Las empresas que han impulsado la tecnología también han descubierto nuevas oportunidades de crear valor con el cliente y con una nueva mirada a los competidores.

 

  1.  Nuevas oportunidades de venta. La crisis del COVID-19 ha cambiado completamente los canales de venta de las pequeñas empresas, y en algunos sectores de forma irreversible. También ha dado lugar a nuevos modelos de negocio.

Además del desarrollo de canales de venta on-line, las pequeñas empresas han descubierto la necesidad de disponer de herramientas de análisis de ventas y relación con sus clientes acorde con la realidad actual. Sectores como el e-commerce ya contaban con buenas estrategias de venta online, pero tras el coronavirus han visto y entendido la importancia de crear un vínculo digital con el cliente, la omnicanalidad como fuente de ventaja competitiva en la relación y experiencia con los clientes y consumidores.

El cierre de alianzas estratégicas como fórmula para obtener nuevos ingresos, acceder a nuevos canales de comercialización o desarrollar nuevos productos o soluciones.

La internacionalización como estrategia de búsqueda de nuevos mercados y/o clientes y también como fuente de alianzas que permitan crecer, ser más grandes y resistentes a la nueva situación.

 

  1. La gestión del efectivo. – En los momentos críticos para las pequeñas empresas, se ha puesto aún más de manifiesto la necesidad crítica de efectivo. Que hay que cuidar en primer lugar la caja y que el Plan de Tesorería es la herramienta de gestión fundamental para la toma de decisiones diaria para el gerente. Debe de proporcionar una vista muy precisa a corto plazo (1 a 2 semanas) pero también una vista a medio ya que debe de cubrir también imprevistos.

Para hacer estimaciones acertadas conviene preparar diferentes escenarios de negocio (ventas y compras) y diferentes escenarios de cobro y pago (alargamientos de los plazos). Cuanto más se anticipa la empresa y se preparas frente a los distintos posibles escenarios, más probabilidad tienes de verse menos afectada. Conviene crear escenarios pesimistas porque las crisis suelen ser más largas de lo que se cree y hay que conservar la caja el mayor tiempo posible. Los escenarios permiten ver claramente los ajustes que hay que hacer, la financiación que hay que solicitar y cómo van a ser los resultados a lo lardo de los próximos meses y actualizar los planes de contingencia.

 

A pesar del enorme daño que ha causado el Covid-19, confiemos que al menos ayude a crear pequeñas empresas más productivas y sólidas.

La ciberseguridad o seguridad de la información

El mundo está inmerso en un gran proceso disruptivo de transformación digital que afecta a todas las actividades de la vida, tanto en el entorno laboral como privado y de ocio. Este proceso se ha acelerado de forma significativa con el Covid19 y ha provocado efectos como la expansión del teletrabajo, la utilización de sistemas de videoconferencia para relacionarse, la reducción del uso de efectivo con el contrapunto del aumento de los pagos electrónicos, el incremento de las compras por Internet y del uso de banca electrónica, etc. En definitiva, en nuestra vida diaria estamos continuamente conectados desde cualquier dispositivo (móvil, tableta, PC…) a multitud de servicios digitales en la nube.

 

Uno de los puntos más críticos en ese proceso de transformación digital es la ciberseguridad. Sin seguridad no hay posibilidad de acometer la transformación digital. Pero ¿Qué entendemos por ciberseguridad y cuáles son los peligros a los que estamos expuestos como usuarios dentro de ese mundo digital?

 

La ciberseguridad, o seguridad de la información, se refiere a la práctica de asegurar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información. El objetivo final de la ciberseguridad es proteger al usuario y los datos.

 

Las principales amenazas a las que estamos expuestos como usuarios son:

 

  • Malware: es software malicioso con diferentes variantes (virus, ransomware, spyware, trojan horses y keyloggers), diseñado para causar un daño extensivo a datos y sistemas o para obtener acceso no autorizado a redes o aplicaciones.
  • Ransomware: es un tipo especial de malware que encripta nuestra información (datos) y pide un rescate para liberarlos. El pago de este rescate se solicita típicamente en criptomonedas (bitcoins, etc) para evitar su seguimiento. El ramsonware supuso el 81% de los ataques por dinero en 2020.
  • Ataques de ingeniería social: se denomina así a ataques que utilizan la manipulación sicológica de los individuos para obtener información confidencial.
  • Ataques de phishing: es un tipo específico de ataque de ingeniería social. Se denomina phishing al intento de obtener información sensible (por ejemplo: contraseñas o números de tarjeta de crédito) a través de un email que suplanta la identidad de una organización confiable, un mensaje de texto SMS o una llamada telefónica.
  • Advanced Persistent Threat: es un tipo de ataque en el que un usuario no autorizado obtiene acceso a un sistema o red y permanece ahí “dormido” por un período largo de tiempo sin ser detectado.

 

Estos ataques pueden realizarse a través de diferentes vectores de intrusión. Entendemos por vector de intrusión la ruta o el recurso que utiliza un “actor” para obtener el acceso a un objetivo. Los más comunes son:

 

  • Emails con enlaces o attachments maliciosos.
  • Websites manipuladas o fake que descargan virus en el dispositivo del usuario.
  • Dispositivos externos USB: Los atacantes infectan con ‘malware’ estos medios físicos y después los depositan cerca de las instalaciones de una compañía con el objetivo de que los empleados más curiosos los inserten en sus equipos. Esta técnica es conocida como baiting.
  • Hotspots wifi no securizados.
  • Uso de contraseñas débiles por parte de los usuarios.
  • Teléfono: técnica conocida como vishing que consiste en realizar llamadas telefónicas suplantando la identidad de una persona o compañía para conseguir información confidencial de las víctimas.
  • Mensajes de texto SMS: ataque conocido como smishing donde se intenta suplantar la identidad de una compañía y que la víctima pinche en un enlace llame a un número de teléfono o responda al mensaje.
  • A través de redes sociales.

 

Ante todo esto, ¿Cómo podemos defendernos como usuarios? Lo más importante que hay que entender es que en gran parte nuestra seguridad depende de que tengamos cierta formación y permanezcamos vigilantes. La mayoría de las brechas de seguridad se producen por una acción indebida de un usuario. Los principales consejos a seguir serían:

 

  • Utilizar siempre contraseñas “fuertes”, cuanto más largas mejor. Para acordarse de la contraseña lo mejor es utilizar una frase que podamos memorizar fácilmente. Nunca utilizar datos personales en una contraseña (fechas de nacimiento, etc).
  • No responder nunca con nuestro usuario y contraseña a ningún email, SMS o llamada telefónica que nos lo solicite.
  • Habilitar MFA (Multi Factor Authentication) en aquellos servicios que nos lo ofrezcan. MFA es, por ejemplo, la confirmación de nuestra identidad (usuario/contraseña) a través de un segundo factor como, por ejemplo, un código recibido vía SMS.
  • Estar pendientes de los correos que recibimos de empresas confiables pero que nos hacen sospechar que puedan ser phishing por alguna razón: el remitente no coincide con dicha organización, la sintaxis del texto no es correcta, etc.
  • Mucho cuidado con los enlaces (URLs) que pinchamos, sobre todo si vienen a través de un email desconocido o están en una web no confiable.
  • No abrir attachments que vengan en emails cuyos remitentes no conozcamos o no sean completamente confiables.
  • No pinchar dispositivos USB desconocidos en nuestro PC.

 

Cristóbal Martínez Caballero, el autor de este post, es experto en ciberseguridad y ejecutivo del sector de ciberseguridad en España.

 

 

 

Las finanzas en la pequeña empresa

En general, los empresarios, emprendedores y gestores de pequeñas empresas conocen muy bien su negocio y saben cómo vender, cómo gestionar a su personal o como tratar con el cliente, pero no son expertos financieros y contables ni deben de serlo.

Sin embargo, hay dos cosas que deben de conocer obligatoriamente. La primera es entender sus cuentas, es decir el margen de sus servicios o productos y la segunda es conocer la liquidez en cada momento y a futuro.

Para lo primero, necesitan un gestor que no solo les haga la contabilidad y los estados financieros obligatorios, sino que les dé información más allá de los beneficios o pérdidas.

 

El buen gestor es también el socio financiero que trabaja mano a mano con el empresario desde el primer momento apoyándole en la evaluación económico-financiera, realizando con él la planificación financiera a largo y medio plazo, el presupuesto de gastos e ingresos y encontrando los recursos financieros de la forma más económica posible. Elaborará la contabilidad financiera y analítica y los informes sobre desviaciones presupuestarias, los márgenes y la rentabilidad reales y apoyará la gestión con información que permita la toma de decisiones en tiempo real y sobre los indicadores correctos.

Necesitan que les proporcionen cada mes la información sobre cómo gastan el dinero, cómo lo ingresan, qué productos o servicios son más rentables, cuantos clientes les quedan por cobrar… Esto es, deben de solicitar a su gestor una cuenta de resultados personalizada y adaptada a su negocio.

Para conocer la liquidez en cada momento, los propietarios de pequeñas empresas deben de gestionar bien el efectivo. Cualquier empresa, por pequeña que sea, debe de conocer su cash cada día
para evitar problemas de liquidez ! Es muy importante porque el capital inicial puede no bastar para los gastos diarios del negocio, así que necesitan prever las entradas y salidas de dinero, es decir, el flujo de caja, con la mayor exactitud posible. Conociendo y entendiendo cuáles son los ingresos de su empresa y de dónde vienen, conocerán lo que tienen en el banco y su capacidad de gasto. Así podrán hacer frente a los pagos a sus proveedores y a sus empleados a tiempo y en todo momento.

 

Las aplicaciones como SeeDCash resuelven la necesidad de controlar la tesorería. De una forma muy sencilla, sin necesidad de conocimientos financieros y sin perder tiempo en meter muchos datos, la aplicación calcula la liquidez presente y futura contrastando los movimientos previstos con los del banco y poniendo enseguida de manifiesto qué clientes son deudores. Además,

 

Sin este conocimiento de la empresa, los gerentes irán a ciegas sobre la situación financiera de su empresa, y su sostenibilidad a largo plazo resulta muy complicada.

¿Cómo hago previsiones de cobro si no tengo ni idea de lo que voy a vender?

Muchos usuarios que utilizan nuestra app nos plantean la misma pregunta: ¿Qué previsiones de cobro voy a meter si no sé lo que voy a vender ni a cobrar en estos momentos?

Sí, efectivamente las previsiones de cobro, salvo en contados sectores y negocios, por ejemplo, que manejan suscripciones, son complicadas de tener.

Nosotros les contamos lo siguiente:

  1. Más vale tener una previsión, aunque sea aproximada que no tener previsión

Recuerda que el objetivo es evitar futuros problemas de liquidez en tu negocio. Así que, aunque siempre es mejor ser conservador con el dinero, no por eso no puedes evitar estimar tus cobros.

Al menos establece una previsión mensual como base y, si es posible, llévala a semanal. Haz una estimación basada en tu presupuesto como indicamos en el punto siguiente.

Te puedes servir de herramientas de presupuestación que contemplan varios escenarios o crearlos tú mismo en un simple Excel.

  1. Si tienes un presupuesto general de tu empresa, entonces ya tienes una previsión.

Aunque la incertidumbre sobre el negocio es ahora grande, siempre tendrás que hacer un presupuesto anual en el que estableces tus objetivos de negocio y calculas los gastos e ingresos por meses. Entonces vas a tratar de llevar estas ventas anuales estimadas a previsiones.

Lo que vas a hacer es convertir tu presupuesto general en un presupuesto de tesorería. Lo que debes de hacer es añadir a los importes de ventas de tu presupuesto el IVA y añade el plazo medio (o más pesimista si quieres ser conservador) para convertirlos en cobros. Así tendrás unas previsiones mensuales a medio plazo aunque más inciertas.

  1. En estos momentos más complicados hay que trabajar sobre la liquidez de forma continua.

Supone un esfuerzo diario revisar las previsiones, sí, pero es la única manera de conservar un control de la tesorería de la empresa.

Tendrás que convertir cada día las previsiones inciertas en previsiones más confirmadas. Para ello fíjate un plazo de dos semanas a partir del día en curso. Revisa para ese plazo las previsiones que creaste a partir de tu presupuesto de tesorería y adelántalas, atrásalas o suprímelas de acuerdo con el conocimiento que tengas en ese momento de las facturas de venta y del cobro de los clientes. Así adecuarás mejor los pagos que tienes que hacer a los cobros.

¿Cómo puedes confirmar las previsiones de cobros? Si puedes exige un porcentaje de la factura por adelantado, realiza un control “preventivo” de los cobros. Llama a tus clientes siempre que puedas para recordarle el vencimiento de la factura y después para confirmar el pago, crea alertas que te avisen enseguida de un no cumplimiento de cobro y vuelve a llamar al cliente, habla con el banco para anticiparte a un posible descubierto.

 

Así que, es muy importante que hagas escenarios de ventas e ingresos y tengas controlado el cobro de los clientes.

Si quieres que te ayudemos a analizar cómo puedes hacer tus previsiones de cobro, escríbenos o llámanos, estaremos encantados de ayudarte.

 

Ingenia realiza una gestión eficiente de su tesorería con SeeDCash

INGENIA es una empresa Consultora de Ingeniería, que desarrolla su actividad desde el año 2003 y que agrupa en su equipo humano a profesionales con amplia experiencia en distintas áreas de la ingeniería. INGENIA desarrolla todo tipo de proyectos y estudios de ingeniería civil, urbanismo, planificación territorial, medio ambiente, arquitectura, Project Management, así como asistencias técnicas, direcciones de obra y coordinaciones de seguridad y salud, tanto para el sector público como para el privado.

El valor añadido de INGENIA, además de la preparación de su plantilla, radica en la calidad de los proyectos que elabora, cuidando al máximo los detalles tanto técnicos como estéticos. La empresa tiene presencia en Madrid y Jaén.

En circunstancia excepcionales la tesorería es el centro de interés de cualquier empresa y se percibe muy claramente lo crucial y vital que es para la supervivencia de la empresa. Por eso, en el momento actual de crisis resulta particularmente importante llevar un continuo control de la liquidez de la empresa. Para su Director Gerente, Emiliano Rodríguez, “gestionar la tesorería de manera adecuada es estratégica para nosotros ya que trabajamos tanto para organismos públicos como para empresas privadas. Hay que sincronizar los procesos de ingresos y gastos con los flujos de entrada y salida de dinero, para operar con tranquilidad y para poder seguir creciendo”.

Para Santos Hernández, Responsable de Contratación y Administración, “hay que vigilar que se cobran las cantidades previstas y en el tiempo previsto. Garantizar la liquidez de la empresa ahora es mucho más complicado y necesitas ayudarte de herramientas que no te roben tiempo que ahora es muy valioso para el buen seguimiento de las finanzas. Un incumplimiento de pago de un cliente puede suponer un incumplimiento con nuestros proveedores, y eso puede dar al traste con una relación comercial provechosa para ambas partes, suponer la interrupción del suministro, la suspensión del crédito o la exigencia de acometer el pago por anticipado. Por eso decidimos utilizar SeeDCash. Es muy importante llevar y planificar la tesorería al día o al menos semanalmente, conocer cuál es tu liquidez en todo momento, así como las cuentas bancarias, pagos y cobros para evitar y solventar los problemas de liquidez y efectivo, y ello es sencillo con SeeDCash”.

Además, Emiliano Rodríguez considera fundamental que su empresa sea muy sólida en el aspecto financiero porque es una señal de potencial y fortaleza y augura un futuro prometedor para toda la compañía.

 

Indicadores para controlar mi PYME

Hay muchos indicadores financieros y no financieros que sirven para determinar la situación de una pequeña empresa, pero ¿Cuáles son los mejores que me pueden ayudar a controlar la salud de mi PYME?

Independientemente de la actividad de tu empresa, hemos elegido algunas ratios que pueden decirte cómo está yendo tu negocio y que son fáciles de obtener. Porque la utilidad de un indicador es ayudarte a tomar decisiones continuamente, basadas en la mejor información posible. Para ello es importante que los indicadores puedan ser calculados en tiempo real y con muy poco esfuerzo. De poco sirve si se requiere de días de trabajo para recolectar y procesar la información.

 

Empezamos con los indicadores de ventas que van a servirte para conocer tu nivel de facturación. Además, te darán idea de cómo se comportan tus clientes, que son el “oro” de la empresa y hay que cuidarlos y mimarlos todo el tiempo estando muy pendiente de lo que piden y lo que necesitan.

  • Artículos por venta: ¿Cuántos artículos, de media, compra cada cliente? Mediante este KPI se tiene conocimiento de la cantidad de artículos que, en promedio, un vendedor consigue vender a cada cliente.
  • Ticket promedio: cuánto dinero consigue un vendedor con cada uno de sus clientes. Esta variable depende de dos factores: de las variaciones en los precios de los productos que se ofertan y del comportamiento de compra del consumidor según el precio establecido para cada producto.
  • Promedio de ventas diarias/semanales/mensuales, categorizando las ventas por tipos de productos. De esta manera, se analiza la popularidad de cada uno de los productos ofrecidos y la productividad y efectividad de los vendedores. Más importante aun si hacemos campañas de venta.
  • Tasa de retención del cliente: hay que controlar la cantidad de nuevos clientes que consigue cada vendedor, pero es fundamental hacer un seguimiento posterior y controlar si se han cubierto sus necesidades, si está satisfecho con nuestro producto y servicio y si repite la compra. Captar un nuevo cliente cuesta 5 veces más que retener a un cliente existente, y fíjate lo que consigues fidelizando a tus clientes: la probabilidad de que un nuevo cliente te compre está entre el 5% y el 20%, mientras que la de un cliente existente es del 60% a 70%. Aumentar la tasa de retención de clientes en un 5% puede incrementar tus beneficios entre un 25% y un 95%.

Aquí te dejamos una fórmula simple para calcularlo:

CRR= (clientes finales – nuevos clientes) / clientes iniciales] x 100

 

Seguimos con los indicadores de cobro que miden la eficiencia en los cobros y, en consecuencia, la capacidad de generar cash de la empresa:

  • Plazo Medio de Cobro: mide el plazo entre el vencimiento de la factura y el cobro efectivo de la misma en cuenta. Es el mejor indicador para conocer si estás cobrando bien de tus clientes, es decir si tus clientes están respetando las condiciones que has pactado con ellos.
  • Antigüedad media de la deuda: mide el tiempo transcurrido entre la emisión de la factura no cobrada y el momento del análisis. Muy interesante porque a medida que aumenta la antigüedad de una deuda, más dificultades estamos teniendo para cobrar de nuestros clientes. Además, cuanto más antiguo es un impagado, menos posibilidades hay de cobrarlo.

Aquí te dejamos una fórmula para calcularlo:

PMC= ((clientes año actual – clientes año anterior/2) / ventas año actual (+IVA))* 365

  • Porcentaje de deuda vencida: es el porcentaje de la deuda total de clientes que se encuentra vencida, es decir que ha sobrepasado la fecha de vencimiento. Si es elevado estamos teniendo problemas para cobrar y más acciones de mejora debemos de hacer.

 

Vamos con los indicadores de gestión financiera que miden la salud financiera de la empresa tanto para ti como para socios de la empresa (bancos y entidades financieras, proveedores…). Hemos elegido algunos que

  • Indicadores de solvencia. Indicadores de liquidez. Capacidad financiera: mide la capacidad que tiene la empresa para generar liquidez. Es el plazo de tiempo hasta cuando la empresa dispone de fondos para hacer frente a sus pagos. Tiene que tener en cuenta todos los cobros y pagos previstos (facturas, préstamos, impuestos, etc…)

 

  • Indicadores de productividad. Rotación de inventarios: es el número de veces que los stocks se convierten en cuentas por cobrar o efectivo. Es utilizado por empresas que venden bienes y proporciona mucha información: nivel de ventas (más alto significa más ventas), buena gestión de los abastecimientos, de las existencias, buena gestión logística .

Su cálculo es el siguiente: RI= Aprovisionamientos/Existencias

  • Indicadores de rentabilidad.

Margen operacional: mide el nivel de competitividad de la empresa, el beneficio obtenido en la actividad por cada euro facturado. Es un margen sobre las ventas netas e indica si el negocio es o no lucrativo.

Esta es la fórmula: Margen operativo= Beneficios antes de impuestos y tributos/Ventas.

Este indicador lo puedes obtener directamente de tu cuenta de resultados.

Margen bruto: Es un buen medidor de la situación del negocio. Se refiere al beneficio directo que consigue una empresa de un servicio o bien. Para calcularlo debe tenerse en cuenta la diferencia entre el precio de venta del artículo sin contar con el IVA y el gasto de producción. También se conoce a este término como margen de beneficio. Por lo general suele calcularse como un porcentaje sobre el conjunto de ventas del negocio.

Una de las fórmulas para calcularlo es la siguiente:  % Margen bruto = (Ventas – Coste de las ventas) / Ventas

 

Estos y cualquiera de los ratios de gestión te servirán si están adaptados a tu estrategia y a las necesidades concretas de tu empresa  y, sobre todo, si los utilizas para medir las desviaciones de la ruta que te has trazado.

 

Innovar en tiempos de crisis ¿soluciones financieras creativas?

En momentos de crisis, lo primero que se nos viene a la cabeza es reducir costes como herramienta de supervivencia. Sin embargo, debemos de cambiar nuestra forma de pensar para pasar a crear más valor (para el cliente, para la empresa) porque puede generar más rentabilidad.

Para eso tendremos que ser innovadores. Desarrollar la creatividad en una empresa puede hacerse en todas las áreas y también en la gestión financiera. Aplicar a las finanzas soluciones creativas para sobrevivir no es “hacer trampas” con la contabilidad o inventarse una ratio para medir la rentabilidad. La innovación no es antagonista de la gestión financiera: presupuesto, balance, P&L, EBIDTA…. Las finanzas son una “ciencia exacta” y no cabe la alteración de los números, se trata de enfocar los problemas de nuevas maneras o de abrir nuevos caminos para cambiar las cosas.

Seguramente, cuando nos proponemos innovar en algún área de la empresa enseguida pensamos en aplicar soluciones tecnológicas. Sí, la innovación tiene que ver mucho con la tecnología, pero innovar no va solo de tecnología. La innovación es el resultado de transformar algo del contexto a partir de que se adoptan ideas nuevas y valiosas.

Así pues, si queremos ponernos manos a la obra, pensemos en alguno(s) de los problemas que queremos solucionar y empecemos a generar ideas empezando por salir de la zona de confort y abandonar los paradigmas. No importa la calidad de las ideas sino la cantidad. Mientras más ideas aparezcan, mayores probabilidades de que alguna de ellas, sea una propuesta de valor.

Podemos plantearnos conocer bien qué funciona en el negocio y qué no funciona haciendo mejores análisis financieros del producto/servicio, clientes, canales y equipo de ventas…. Podemos mejorar los procesos financieros (contabilidad, cobro…) pues, aunque nos parecen muy simples, siempre cabe una posibilidad de mejora. Podemos tratar de mejorar la planificación financiera y el análisis con información que nos es útil para toma las decisiones, por ejemplo, ampliando la gama de datos que utilizamos. Podemos mejorar la gestión de los riesgos de liquidez preparando una estrategia con diferentes opciones a poner en práctica.

El uso de innovación y una adecuada gestión financiera contribuyen de manera significativa en la eficiencia de las PYMES y, además, existe una asociación positiva entre la mejora de la eficiencia en aquellas empresas que han realizado prácticas continuas de innovación.

El Plan de Tesorería de crisis de tu empresa

Hacer el Plan de Tesorería en una pequeña empresa es hacer tres cosas:

  1. Hacer un presupuesto de tesorería anual mensualizado. A partir del presupuesto general de la empresa en el que se determinan los ingresos y los gastos, convertirás éstos en cobros y pagos aplicando los plazos de cobro y pago (plazos medios) y el IVA. Además, incluirás todos los impuestos (IRPF, retenciones, seguros sociales, impuesto de sociedades…) y la financiación, los flujos financieros de préstamos, amortizaciones, intereses, comisiones…. Y los cobros y pagos de inversión.
  2. A partir de este presupuesto generarás un plan de tesorería semanal, al menos a 12 semanas vista obteniendo las previsiones de cobros y pagos.
  3. Actualizarás al menos cada semana las previsiones para tener las desviaciones.

 

En estos momentos críticos para las pequeñas empresas en que el Plan de Tesorería es la herramienta de gestión y toma de decisiones diaria para el gerente. Hay que anticipar todos los posibles pagos que se tendrán que afrontar, pero también determinar con minuciosidad en cuanto a las fechas los cobros. Debe de proporcionarte una vista muy precisa a corto plazo (1 a 2 semanas) pero también una vista a medio ya que debe de cubrir también imprevistos. Tu Plan de Tesorería será muy fiable para el corto plazo y menos cuanto mayor plazo cubras.

En este Plan de Tesorería tienen que ir siempre de la mano la tesorería real y la prevista porque en periodos de crisis como el actual, la supervivencia de la empresa depende de lo eficazmente que se actúe con las desviaciones. Es decir, tiene que ser cada día actualizado con la realidad que se está produciendo en las cuentas bancarias para detectar y corregir rápidamente las variaciones.

Para hacer estimaciones acertadas conviene que prepares diferentes escenarios de negocio (ventas y compras) y diferentes escenarios de cobro y pago (alargamientos de los plazos). Cuanto más te anticipes y te prepares frente a los distintos posibles escenarios, más probabilidad tienes de verte menos afectado. Conviene crear escenarios pesimistas porque las crisis suelen ser más largas de lo que queremos y tienes que conservar la caja el mayor tiempo posible. Los escenarios van a permitirte no solo ver claramente los ajustes que tienes que hacer y la financiación que tengas que solicitar sino cómo serán tus resultados a lo lardo de los próximos 3 a 4 meses y actualizar los planes de contingencia.

Después, identifica de forma rigurosa todas tus fuentes de ingreso y haz una previsión de los cobros de clientes si es posible uno a uno, tanto de los pendientes como de los vencidos y los pagos de gastos fijos.

También es muy importante que identifiques los cobros extraordinarios tales como ventas de activos, subvenciones, créditos e identificar los posibles impagados que puedes calcular con una ley de reparto en base a un histórico o al comportamiento de tus clientes.

En tu gestión del día a día tendrás que verificar y comparar los resultados previstos con los reales. Este análisis es crítico porque te permitirá modificar correctamente la situación y actualizar las proyecciones para los siguientes días en base a los resultados reales. Si no puedes hacer el seguimiento diario, al menos zallo de forma semanal.

El control de la tesorería te supondrá invertir un tiempo diario, pero merece la pena por la supervivencia de tu empresa y si puedes trata de ayudarte con herramientas que te hagan más sencillo obtener la información que necesitas y hacer este control más eficiente.

Finalmente, si tienes empleados será muy importante que generes confianza y les comuniques de forma transparente la situación real, el plan para salir adelanta y cómo les afecta.

Tesorería de guerra

⇒Economía de guerra: en momentos de fuertes convulsiones violentas o en periodos de situación crítica, la economía de los países se orienta para mantener el funcionamiento de las actividades económicas indispensables para el país, procurar el autoabastecimiento, desincentivar el consumo privado, garantizar la producción de alimentos y controlar la economía nacional desde el Estado.

⇒Tesorería de guerra: en momentos de recesión o de situación económica delicada ante una falta de liquidez, la tesorería de la empresa se orienta para mantener la liquidez que todavía conserva la empresa en la caja, reducir los pagos al mínimo y a no hacer más que los pagos imprescindibles. Pero también para tratar de distribuir y movilizar los recursos y que vayan a las actividades que permitan a la empresa subsistir mientras dure la “guerra”.

En este convulso momento actual en el que nos encontramos, hay que proteger a cualquier precio a las empresas grandes, medianas y pequeñas.

En circunstancia excepcionales la tesorería es el centro de interés de cualquier empresa y los gerentes y propietarios de repente se dan cuenta de lo crucial y vital que es para la supervivencia de la empresa.

 

⊕ La estrategia militar para sobrevivir a la crisis pasa por tomarse tiempo en la planificación y coordinación de un plan y después aplicar las tácticas más convenientes para lograr el objetivo de supervivencia.

El militar y filósofo Sun Tzu en su libro “El arte de la guerra” escribió: “El que sabe cuándo puede volar y cuando no, será victorioso”.

§Pero a nosotros nos gusta más: “Prohíbe los augurios para evitar las dudas”

Porque lo que vamos a hacer es una estrategia que nos permita pasar de las elucubraciones a las previsiones lo más acertadas posibles.

  1. Preparación

Como en toda estrategia de defensa, el primer paso es reconocer el entorno, identificar y aislar al enemigo. En nuestra empresa vamos a recoger los elementos económicos y, sobre todo, de nuestra propia situación.

¿Cómo está nuestra tesorería? ¿Dónde está el agujero y de cuanto es ahora y será en los próximos 6, 9, 12 meses el agujero?

Para conocer esto vamos a hacer “borrón y cuenta nueva” y a preparar un plan de tesorería nuevo con las nuevas previsiones que determinemos serán más realistas. ¿Cómo están mis clientes? ¿Quiénes van a poder pagarme? ¿Cuándo podré pedir financiación? ¿A quiénes de mir proveedores les tengo que pagar sí o sí?

Después vamos a tratar de elaborar varios escenarios. Estando como está la situación ahora, más vale pecar de pesimista que de optimista. Mejor alargar el plazo de “crisis”, elaborar previsiones de cobro inferiores, plazos más largos…

  1. Ejecución

Una vez que tenemos identificada nuestra necesidad de liquidez a corto y medio plazo, vamos entonces a determinar cómo podemos gestionar de forma óptima la que tenemos y la que podemos generar. Las acciones siguientes nos ayudarán a ello:

  • Innovar para buscar nuevos ingresos (nuevos productos, nuevos mercados…). Las Administraciones en momentos de dificultad económica lanzan planes de medidas extraordinarias para facilitar ayudas de I+D+I acelerando su gestión y la aprobación de proyectos
  • Buscar toda la información posible sobre nuestros clientes, las noticias que les pueden afectar. Cuidarles mucho y comunicar mucho con ellos. Se trata de defender los ingresos que podemos obtener y de buscar ingresos donde sea. Si les hacemos un buen seguimiento, además de asegurar más los cobros, podremos conocer las fechas e importes de los cobros y mantener controlada la deuda.
  • Hablar con los proveedores que son imprescindibles para el negocio tratando de alargar en lo posible los plazos de pago cuando sea necesario a la vez que les damos la mayor seguridad posible
  • Saber en todo momento el saldo de bancos y conocer los remanentes de saldo diarios (si los hubiera) para aplicarlos a aquellos gastos que son urgentes y fundamentales
  • Negociar con los bancos tratando de conseguir relajar los pagos de cuotas, aplazar los reembolsos de préstamos o de mejorar las condiciones financieras
  • Buscar ayudas financieras y aprovechar todas las ayudas institucionales
  • Acogerse a aplazamientos de impuestos
  1. Explotación

Se trata de no contraer compromisos que se traduzcan en medias victorias. Es decir, hacer acciones urgentes irreflexivas no previstas que nos desvíen del plan.

 

“El que llega primero al campo de batalla espera la llegada del enemigo fresco para combatir. Quien llega tarde al campo de batalla tiene que apresurarse y llega exhausto al combate”

Gestionar las finanzas de una pequeña empresa en tiempos de turbulencia

En circunstancia excepcionales la tesorería es el centro de interés de cualquier empresa y los gerentes y propietarios de repente se dan cuenta de lo crucial y vital que es para la supervivencia de la empresa.

En situaciones tan complicadas como la actual, el empresario o el financiero deben de centrarse en el pronóstico del flujo de efectivo para garantizar la liquidez en cualquier momento, en la adecuación de las necesidades del capital de trabajo (también por razones de liquidez) y en los riesgos crecientes adicionales, por ejemplo, el riesgo de incumplimiento de los clientes o la volatilidad de divisas si la empresa tiene operaciones en divisas.

Las circunstancias excepcionales requieren medidas excepcionales. Las empresas reducen al mínimo todos los gastos, paralizan todos los pagos y “atesoran” todo el efectivo del que pueden disponer.

Cuando hay una falta de visibilidad económica a mediano e incluso corto plazo, si la empresa no tiene herramientas que le proporcionen su información financiera en tiempo real, si no dispone de un plan de tesorería actualizado cada día, ¿cómo actuar? ¿qué priorizar?

Dejando a un lado los ERTE que en muchos casos serán necesarios, la empresa necesita tener una mente alerta y una gran agilidad para ajustar la situación a los eventos, pero también, adoptar una gestión muy dinámica de la tesorería.

Es importante poner el foco en:

  • Conocer los importes y fechas de todos sus pagos y cobros
  • Saber en todo momento el saldo de bancos
  • Controlar los gastos. Conocer los remanentes de saldo diarios y aplicarlos a los gatos urgentes.
  • Analizar la volatilidad del cambio de divisas si se tiene que recibir cobros o hacer pagos en divisas para determinar si hay que hacer alguna acción de cobertura.
  • Disponer de toda la información de clientes. Buscar noticias de los clientes, información financiera, los ratios de rentabilidad que tienen, su histórico de solvencia, su comportamiento de pago y su riesgo de impago. Todos loes elementos que nos ayuden a identificar el riesgo de cobro de clientes.
  • Identificar bien los cobros y mantener controlada la deuda y su antigüedad
  • Hablar con proveedores. Tratar de revisar y ajustar la política de pagos con ellos, dándoles la mayor seguridad posible. Ello es posible si la empresa misma dispone de su información financiera en tiempo real
  • Identificar si se están utilizando los instrumentos de cobro y de pago más adecuados o si podría ?
  • Buscar ayudas financieras, ayudas institucionales, moratorias y aplazamientos de impuestos, etc…
  • Negociar con los bancos tratando de mejorar las condiciones financieras o, al menos, de conseguir relajar los pagos de cuotas

La situación es actual es dolorosa pero no insuperable. Tratemos de mejorar la gestión en aquellas áreas empresariales en las que tenemos cierto poder de decisión y prepararnos mejor para el momento en que la situación económica remonte.

Mucho ánimo a todos!