Curso de gestión de tesorería de la empresa. La posición diaria

Seguimos nuestro curso de gestión de tesorería de la empresa, en esta ocasión vamos a revisar por qué y cómo hacer una posición diaria de la tesorería aunque nuestra empresa sea pequeña.

 

Vamos primero a comentar el por qué de hacer una gestión diaria de la liquidez de la empresa:

  • Controlar que no se produzcan descubiertos en cuentas. Tanto si se hacen previsiones (lo recomendable), como si no se hicieran, cuando nos falla un cobro que teníamos previsto, nuestra cuenta puede quedar en números rojos, en descubierto. En estos casos los bancos cobran unos intereses que pueden llegar a ser elevados y que impactan en nuestras cargas financieras. Si la empresa ya va justa de tesorería, cualquier carga adicional es una merma de rentabilidad.
  • Anticipar los saldos futuros inmediatos. La posición bancaria con las previsiones de cobros y pagos a realizar en cada una de las cuentas bancarias nos dan visibilidad para anticiparnos a posibles situaciones indeseadas y actuar lo antes posible. Eso nos servirá para identificar “agujeros” de tesorería y buscar cuanto antes la financiación necesaria para cubrirlos el tiempo determinado y por el importe preciso.
  • Controlar los saldos ociosos. Aunque en este momento no se pueden conseguir en los bancos buenas rentabilidades de los excedentes de tesorería, no por ello debemos de tener elevados saldos ociosos en cuentas que suponen una pérdida de oportunidad o incluso un coste si nos hemos financiado más de lo que hubiéramos debido.
  • Controlar que los bancos no nos cobren comisiones indebidas o nos realicen cargos inadecuados.

 

Entonces, ¿qué hacemos cada día para tener estos controles?

Habitualmente, los procesos diarios de tesorería son los siguientes:

  1. Verificar las previsiones de cobros y pagos que habíamos cargado y que tenemos para el día
  2. Conectarse a la banca electrónica de cada una de las entidades con las que trabajamos y descargar los movimientos y los saldos de todas las cuentas. Esta quiere decir que hay que conectarse a las bancas electrónicas con sus correspondientes usuarios y contraseñas y con distintos menús de acceso a la información.
  3. Es conveniente hacer una bajada de los movimientos bancarios varias veces al día, al menos dos, una a principio de mañana y otra al final de mañana para tomar en cuenta todos los movimientos que se producen en el banco.
  4. Comprobar que los saldos bancarios finales son correctos y que no faltan ni sobran movimientos
  5. Comprobar en los movimientos bancarios que no hay movimientos indebidos
  6. Contrastar o “conciliar” las previsiones con los movimientos del banco para ver si faltan cobros por recibirse o so los cargos son correctos en día e importe.
  7. Ejecutar los pagos del día
  8. Tomar las acciones pertinentes con el banco si hay que descontar, anticipar cobros, etc… o equilibrar cuentas si tenemos varias y algunas están en posición acreedora y otras en posición deudora
  9. Introducir las nuevas previsiones de cobro y pago si las hubiera

 

Toda esta gestión diaria de los bancos es puramente administrativa y puede llevar al Financiero o al Director General varias horas a la semana y muchas horas al mes sin aportarles valor ni proporcionarles una posición a tiempo para una toma de decisiones ágil.

Todos estos procesos generalmente se hacen en un Excel que es una buena herramienta y que ya tendremos configurada con nuestras macros, pero siempre tendremos que alimentarla, volcar datos, homogeneizar formatos, preparar informes…

Entonces, si hacer una gestión diaria del cash consume tiempo al Financiero o al CEO, no les merecerá la pena hacerlo cada día y, seguramente, les parezca suficiente hacerlo solo vez a la semana. Pero si un día hay algún imprevisto, algún impagado, algún pago mayor de lo habitual puede producirse un descubierto.

Hoy en día, sin embargo, se puede disponer de una herramienta como SeeDCash que no requiera tiempo de configurar y manejar, y que cada día proporcione a primera hora en tiempo real la visión de uno de los aspectos más críticos del negocio: la liquidez.

Esta herramienta realiza de forma automática todos los procesos diarios de tesorería y genera todos los indicadores de liquidez necesarios para pilotar la empresa. Además, proporciona alertas por saldos mínimos, saldos en descubierto, avisos de cobros, de impagados, de comisiones, avisos de posibles descubiertos, de posibles errores de tesorería, etc.

En definitiva, proporciona la seguridad de  tener la liquidez bajo control en todo momento.

 

Restoy Farmacia utiliza SeeDCash para conocer su liquidez y controlarla

Restoy Farmacia es una Oficina de farmacia situada en la ciudad de Almería, que presta amplios servicios de atención farmacéutica, formulación magistral, dietética y nutrición, homeopatía, fitoterapia, vida sexual, higiene bucodental y ortopedia, todo ello con un equipo de profesionales que asesora a sus clientes enfocado a su bienestar. En Farmacia Restoy trabajan cada día por mejorar la calidad del servicio que ofrecen a todos sus pacientes.

 

En el mundo de la farmacia el tema del flujo de caja es clave para la gestión de la empresa. Los pagos de los clientes, en general, tienen unos plazos bastante normales (30-60 días) y no hay excesivos retardos ni impagados importantes, incluyendo las recetas de la Seguridad Social.

La previsión de cobros habitualmente se detalla para cada mes por efectivo, tarjetas, recetas SS y recetas de mutuas teniendo en cuenta los días de apertura, las guardias y las vacaciones.

Sin embargo, el gran problema es la delimitación presupuestaria mensual, sobre todo en lo que respecta a las compras a proveedores, es decir a los pagos. Este es el principal caballo de batalla que hay que vigilar cada día porque dinamita el cash-flow de la farmacia. Para hacer la previsión de pagos, si los pagos se realizan al contado o a un plazo muy corto, conviene registrar la fecha de pago a partir de los pedidos realizados y los albaranes de recepción de las mercancías.

 

Por eso, César Mateos, farmacéutico propietario de la farmacia, comenzó a utilizar SeeDCash para controlar su posición en sus bancos de forma diaria. “Lo importante de planificar es que ganas tiempo para tomar decisiones y llevarlas a cabo. Me pareció muy útil poder tener en una aplicación todos los movimientos de mis cuentas bancarias de forma totalmente segura. Si, además, la aplicación me permite tener crear plan de tesorería para poder ver el impacto de los pagos y la situación a futuro, puedo tener bajo control mi tesorería “dice César.

“Mi gestoría me hace la contabilidad y los impuestos, pero yo quiero conocer en cada momento como serán mis saldos bancarios a corto y medio plazo. SeeDCash es muy sencilla y no cuesta ningún trabajo utilizarla, porque cada día conecta de forma automática con los bancos, baja los movimientos y actualiza las previsiones de pagos y cobros”.

Somos la app que crea el plan de tesorería de PYMES y autónomos

El periódico digital El Confidencial, en colaboración con Banco Santander, da a conocer los proyectos de personas que impulsan el progreso.

Todo el equipo de SeeDCash nos sentimos muy orgullosos de haber sido elegidos para ser publicados en esa sección.

Porque nosotros creemos que la educación financiera y la tecnología fomentan y hacen más accesible el progreso de las empresas y el bienestar de las personas. Por eso hemos creado una aplicación que quiere ayudar a emprendedores, autónomos y empresarios a vivir más tranquilos y a hacer crecer sus empresas de una forma sana y duradera.

Os dejamos el enlace en el que podéis ver la entrevista completa con nuestra CEO, Teresa Núñez, en la que explica muy claramente qué es nuestra aplicación y por qué es importante que cualquier empresa, por pequeña que sea, gestione su tesorería.

https://www.elconfidencial.com/sociedad/2019-06-20/santander-futuro-personas-app-tesoreria-pymes-bra_2079417/

Curso de gestión de tesorería de la empresa. Las previsiones

Empezamos este curso de gestión de tesorería de la empresa con un tema fundamental y muy importante: las previsiones de tesorería.

Primero hay que recordar que cualquier empresa por pequeña que sea debe de gestionar su tesorería día a día para evitar problemas de pago.

La gestión de tesorería en la empresa no es una mera gestión de los saldos bancarios, sino una gestión previsional. Es decir, que no es suficiente con conocer el saldo bancario de las cuentas, sino que hay que añadir las estimaciones de flujos futuros de cobros y pagos para sobrevivir estableciendo un equilibrio entre los cobros y los pagos y para reaccionar a tiempo ante posibles problemas de efectivo.

 

Cuanta más información tengamos, más visibilidad y control tendremos. Obtener previsiones precisas y fidedignas puede ser complicado para la empresa. En realidad, los pagos no son un problema, pero sí lo son los cobros que no dependen de nosotros sino de nuestros clientes y acreedores. Además, en empresas mayores, para obtener las previsiones hay que acudir a diversas fuentes de información y a diversos departamentos.

Si no disponemos de previsiones, entonces tendremos que gestionar la liquidez de forma precavida dejando colchones de saldo en las cuentas para evitar descubiertos. Cuando gestionamos la tesorería de forma prudente eliminamos aquellos cobros de los que no disponemos de una previsión de calidad, y dejamos saldos ociosos que suponen un coste de oportunidad para la empresa y que, a lo mejor, nos obligan a tomar financiación de forma innecesaria.

 

Por esto es muy importante disponer de herramientas que faciliten la obtención de las previsiones, que éstas se actualicen con fiabilidad y que generen una proyección de cashflow correcta y actualizada de forma constante.

 

En la aplicación SeeDCash puedes introducir tus previsiones en la aplicación de forma manual o desde un fichero Excel. Diariamente tu previsión se actualiza de forma automática con los datos de los bancos para tener la posición real de tesorería.

 

Ahora bien ¿de dónde sacamos las previsiones? En general hay cuatro orígenes para generar las previsiones:

  1. Del presupuesto de tesorería
  2. De las facturas a cobrar y a pagar
  3. De datos históricos
  4. De modelos predictivos

 

El presupuesto de tesorería es la primera herramienta para el control de la tesorería de la empresa. Recoge los ingresos y los gastos operativos del presupuesto general y los transforma en cobros y pagos al aplicar las condiciones de cobro y pago (cobros a 30, 60, 90…). Incluye también los pagos de impuestos (Seguros sociales, IVA, Impuesto de sociedades, impuestos y tasas municipales, etc.), los pagos al personal, seguros, las financiaciones e inversiones y el pago de dividendos. Esta información, aunque está agrupada por meses en el presupuesto, puede servirnos para hacer una estimación más precisa, semanal, por ejemplo, de los cobros y pagos que vamos a recibir en nuestras cuentas y considerar estos como previsión, aunque sea una previsión en principio más incierta.

Podéis consultar el post «El presupuesto de tesorería» de nuestro Blog en el cual tenéis un modelo de presupuesto de tesorería que os podéis descargar y que os ayudará a hacer vuestro presupuesto.

 

  1. Facturas a pagar y cobrar.

De nuestras carteras de facturas a pagar y facturas a cobrar vamos a obtener las previsiones de cobro de clientes y de pago a proveedores. Podemos introducir las facturas agrupadas por fecha de vencimiento o de forma individual si nos interesa tener el detalle de los clientes.

En cualquiera de los casos, conviene que, en la medida de lo posible, tengamos en cuenta las “costumbres” de pago de nuestros clientes para acertar al máximo con las fechas de valor. Estas previsiones más “ciertas” serán las que se concilien cada día con los movimientos del banco.

 

  1. Previsiones basadas en datos históricos.

Más vale una mala previsión que una «no previsión». Efectivamente, aunque no conozcamos la fecha en que nos van a pagar o nos van a pasar un adeudo, es conveniente que hagamos una estimación que nos ayude a tener una buena visibilidad. Por ejemplo, podemos tomar el total de cobros que hemos previsto en nuestro presupuesto para un mes determinado y por medio de una ley estadística que recoja el histórico de otros años repartirlo por semanas o por días. A lo mejor la primera vez nos cuesta elaborar esa ley estadística, pero una vez hecha la tenemos para todos los meses posteriores.

Otro ejemplo sería el de una empresa de distribución que reparte sus ingresos previstos por tipo de cobro (efectivo, tarjeta, transferencia…) y a la vez lo lleva a una ley estadística para hacer el reparto según la afluencia de público o de ventas por días del mes.

 

  1. Modelos predictivos: generación automática de previsiones

Resulta muy interesante poder disponer de herramientas de «machine learning»que nos ayuden con la generación de previsiones.

Porque si utilizamos una herramienta y vamos acumulando los datos en ella, una funcionalidad de “modelo predictivo” es capaz de analizar los datos pasados y, en base a unas técnicas estadísticas, generar automáticamente las previsiones de los cobros o pagos siguiendo el patrón histórico de estos datos.

Con estos modelos también podemos identificar con exactitud las domiciliaciones e incluso los impagados de los clientes.

Esta opción es sumamente interesante porque proporciona previsiones de tesorería muy fiables y facilita mucho al financiero la obtención de la posición de tesorería con un mínimo esfuerzo.

 

En definitiva, confeccionar una previsión de cobros y pagos compensa el esfuerzo que hay que realizar para llevarla a cabo. Ayudados de una buena herramienta podemos ahorrar dinero, conocer nuestra liquidez pasada, presente y futura y, sobre todo, podemos anticiparnos a los acontecimientos financieros que se avecinan, pudiendo influir en ellos.

Nuestro lema en SeeDCash

Hola! Hoy queremos contaros cual es el lema de nuestra empresa y por qué.

Decía José Ortega y Gassset: “Sólo es posible avanzar cuando se mira lejos. Sólo cabe progresar cuando se piensa en grande” y nosotros se lo hemos cogido prestado para nuestro lema: ¡Piensa en grande y ADELANTE!

Desde el primer momento las fundadoras de la empresa, que compartíamos un sueño común, estábamos seguras de que podíamos cumplirlo. Seguramente no somos “visionarias”, pero sí que miramos lejos, tenemos muy clara cuál es nuestra meta y estamos convencidas de que “tenemos la fórmula” para llevarla a buen fin.

Un día decidimos que había llegado el momento de cumplir nuestro sueño, de coger esa idea que teníamos y llevarla a un nivel superior. Y así poco a poco, con esfuerzo y sin pausa vamos siguiendo el plan que nos hemos trazado para llegar a nuestro GRAN objetivo.  A lo mejor somos un poco impulsivos y no vemos los problemas ni las partes negativas. A lo mejor no llegaremos, pero ¡eso no nos lo planteamos!

Hemos conseguido atraer a personas como nosotras, creativas, que piensan en positivo, que les gusta enfrentarse a los retos con energía y de que nos ayudan y empujan con nosotras con el mismo entusiasmo.

Esto nos hace ser una pequeña empresa llena de energía, creatividad, ambición y pasión. Somos un equipo de personas positivas y optimistas, de personas que estamos convencidas de que podemos llegar muy lejos y hacer cosas especiales. Y, estad seguros, de que con esa mentalidad los obstáculos se hacen más pequeños y salvables. ¡No hay límites ni excusas para lograr nuestras aspiraciones!

Pensar en grande es convencerse a sí mismo de que puedes lograrlo y, os aseguramos, que una vez que estás convencido de ello eliminas tus límites, desarrollas mucha creatividad, mejora el trabajo en equipo y ¡vas a superarte y cumplir tus metas!

Así que, ya sabes, tu sueño tiene que ser grande. Crea en tu mente grandes imágenes positivas porque te motivará y te cargará de energía para que te creas que lo puedes conseguir y que no existen impedimentos insuperables.

Y, por supuesto, ¡celebremos cada pequeño éxito!

¿Qué es el CASHFLOW?

El cashflow es un indicador clave para las empresas, es el flujo de caja o de tesorería.

Es decir, se trata de la tesorería que se origina en un ejercicio económico gracias al negocio. La tesorería generada en la cuenta de resultados, calculándose como el beneficio neto (beneficio más impuestos), línea de Pérdidas y Ganancias más todas las partidas que no supongan salida de caja: amortizaciones y provisiones.

Cashflow: Beneficio + amortizaciones + provisiones 

¿Por qué se agregan a los beneficios las amortizaciones y provisiones? Porque las amortizaciones son un coste que no supone una salida del dinero. Contablemente suponen una minoración del resultado del ejercicio, pero no implican un desembolso. Lo mismo ocurre con las provisiones.

El cashflow es un indicador de referencia para hacer una valoración de la empresa y además sirve para liberar liquidez a los accionistas. A través del cashflow se trata de concretar las disponibilidades financieras, el efectivo que la empresa es capaz de generar, por ello tiene una importancia enorme ya que mide la salud financiera y permite saber si la empresa va a ser capaz de cumplir sus compromisos de pago.

Sin embargo hay que hacer una precisión: como no todos los ingresos y gastos de cobran y pagan al contado, se puede cerrar un ejercicio económico con ingresos pendientes de cobro y gastos pendientes de pago. En realidad se está computando como tesorería a los efectos contables, pero eso no es así en la realidad. Que se haya realizado y facturado una venta y contabilizado su beneficio no significa que se haya cobrado la venta. Es más, siempre habrá una parte de las ventas del ejercicio que no se han cobrado. Por eso, se puede tener un cashflow muy elevado desde el punto de vista patrimonial, solo mirando la cuenta de resultados, pero tener poca liquidez liberada.

No es raro encontrar empresas con una excelente salud según una primera impresión de sus cuentas, que tienen las cajas vacías. (El Confidencial – 28 de diciembre de 2016. “En principio, la aparente falta de liquidez de eShop Ventures puede sorprender si atendemos a sus cuentas anuales… Pese a que las empresas de eShop ventures cuentan con un activo superior a los 31 millones de euros, sus cantidades en caja a principios de 2016 apenas superaban los 118.000 euros”).

El cashflow “real” debe de responder a las preguntas: ¿generamos el cash suficiente para cumplir con nuestros proveedores?, ¿y con nuestros acreedores?, ¿cómo impactará la inversión que vamos a hacer en el flujo de caja previsto?

En las pequeñas empresas se da valor a la cuenta de resultados, pero se da poco valor al cashflow. Normalmente en estas empresas no suele haber un director financiero como tal sino un contable (o una gestoría) y este contable está sobre todo interesado en los cobros de clientes y los saldos de bancos. Se hace una gestión administrativa básica y no una gestión provisional del cashflow. También en las pequeñas y microempresas, el CEO “lleva la empresa en la cabeza” y para él el cashflow como tal es un concepto irrelevante que solo miran los bancos. Es el que decide una compra o no porque el mejor que nadie sabe lo que hay y no le interesa el activo fijo, las amortizaciones, las provisiones…

Pero cuando la empresa crece o quiere buscar financiación, entonces las entidades financieras o inversores empiezan a preguntar sobre el cashflow, el Estado de Flujos de Caja o cómo van a recuperar su capital y, por tanto, cuanta liquidez va a generarse en la empresa.

Por eso es fundamental para la empresa controlar los flujos de caja que reflejan la realidad del dinero que entra y sale de la y para ello debe de dotarse de instrumentos para testar y prever los niveles de tesorería actuales y previstos y, así, poder gestionarlos.

Comboz utiliza SeeDCash para tener su liquidez bajo control

Comboz es una empresa del sector de la comunicación que ofrece una atención personalizada y adaptada a las necesidades de los clientes. Trabajan distintos servicios de la comunicación digital, como la gestión de redes sociales, elaboración de contenido corporativo, cobertura audiovisual o asesoramiento en las campañas de marketing. Se encargamos del diseño de tu imagen corporativa y confian en la comunicación transmedia.

Entre sus clientes que están en todos los sectores, cuentan con Extremadura Deportes gestionando su red de comunicación deportiva que es líder en Extremadura y trabaja intensamente en los departamentos de redacción y marketing de otros medios de información.

 

Felipe Ferrín, CEO y CoFounder de la empresa es un apasionado de las nuevas formas de comunicación y marketing. Emprendedor por naturaleza y deseo, tenía muy claro que quería seguir aprendiendo en el mundo de la comunicación y aplicarlo a las empresas para ayudarlas a convertir el marketing y la comunicación en retorno económico. Sus clientes le reconocen no solo una gran profesionalidad sino una implicación excepcional que da resultados excepcionales.

 

Felipe es consciente de la importancia de saber las necesidades futuras de liquidez y quería tener desde el primer momento bajo control sus saldos y, por eso, empezó a utilizar la app de SeeDCash. Felipe dice que “Mi empresa es aún pequeña, pero quiero conocer cada día que tengo saldo suficiente para hacer los pagos. También quiero ver todos los movimientos que se producen en mis cuentas. Porque mis clientes en general cumplen con sus pagos, pero no quiero tener una sorpresa de última hora que me descoloque la caja, que no tenga dinero para pagar un impuesto, por ejemplo, y que tenga que hacerlo con mis propios fondos.

“Tengo una gestoría que me hace la contabilidad y los impuestos, pero cuando estás empezando y tienes el dinero muy limitado, es muy importante que cada día controles tu saldo en el banco y, sobre todo, como va a evolucionar en las próximas semanas y meses. SeeDCash es muy sencilla y no cuesta ningún trabajo utilizarla porque cada día conecta automáticamente con los bancos, baja los movimientos y actualiza las previsiones. Me gustaría que en el futuro me ayudase a hacer mis previsiones porque tendré más movimientos, pero estoy seguro de que eso ya lo tienen previsto”.

Previsión y posición de liquidez

Como siempre repetimos, el principal objetivo de la tesorería es gestionar el riesgo de liquidez, es decir el riesgo de no poder hacer frente a los pagos en el futuro.

Por eso no es suficiente con conocer el saldo bancario sino que hay que añadir las estimaciones de flujos futuros. Cuanta más información tengamos, más visibilidad y control tendremos. Un descubierto en el día de hoy puede no ser puntual sino durar unos cuantos días, por eso hay que prever cual va a ser la situación en el futuro a corto plazo. Entonces, tenemos que empezar a hablar de previsión de tesorería. Una buena previsión de las necesidades de tesorería puede ahorrar a la empresa costes innecesarios, algo que se torna aún más esencial en coyunturas económicas adversas por las dificultades y encarecimiento del acceso a fuentes de financiación bancaria y por la limitada capacidad de generar cash flow.

No debemos confundir los conceptos de previsión o plan de tesorería y presupuesto de tesorería. Cuando hablamos de plan de tesorería nos referimos a las previsiones, esto es a los cobros y pagos de las operaciones comerciales o financieras que ya han sido emitidos o firmados. Y cuando hablamos de presupuesto de tesorería nos referimos a los cobros derivados de ventas aún no realizadas, a los pagos relativos a compras aún no realizadas, o a compromisos financieros que aún no hemos asumido pero prevemos para el futuro.

¿Cómo podemos obtener las previsiones? ¿Dónde encontramos los datos?

En lo que se refiere a las operaciones comerciales con clientes y proveedores, son las facturas que hemos emitido o recibido y que también estarán en las carteras de cobros y pagos de mi contabilidad. Eso nos dará los flujos monetarios que podemos esperar.

Si vamos a incorporar mediante un Excel o un fichero las previsiones que tenemos en la contabilidad hay que tener en cuenta dos consideraciones: que las facturas deben de contabilizarse lo antes posible y que es importante que tengamos en cuenta al meter la previsión el margen de días de demora que se tardará entre el vencimiento y el cobro o pago real de las facturas.

En caso de que tengamos varias cuentas y no sepamos en qué cuenta va a hacernos el cliente el pago, es conveniente meter la previsión en una de nuestras cuentas y así podremos ver en la posición consolidada todos los flujos de pagos y cobros.

También tendremos que meter las previsiones de otros conceptos para los cuales tenemos un compromiso de pago y cobro pero que no tenemos aun contabilizados o facturados como pueden ser  temas relacionados con acreedores (servicios de luz, gas, agua, alquileres, seguros…), otros gastos de personal, seguros sociales.. o los impuestos (IVA, IRPF, IS,…).

Además tenemos deudores de tipo subvenciones, ayudas, devoluciones de impuestos… o recobros de clientes (de impagados) e incluso los gastos financieros como comisiones o los que derivan de  préstamos, por intereses o principal, o inversiones de excedentes.

Conviene para estos flujos recurrir a una plantilla Excel en la que completemos las previsiones con la cuenta, la fecha, el importe y su signo, la categoría, el decalaje, la periodicidad o recurrencia,  y la descripción para cargarla de forma automática cada mes, por ejemplo, y así tener una mejor perspectiva de nuestra tesorería.

Si utilizas SeeDCash puedes introducir tus previsiones desde la app, desde el ordenador o integrando un fichero Excel que te propocionamos.

Cuatro “tips” para ser proactivos en el cobro de clientes y cobrar mejor

Seguro que algunos de los trucos que vamos a compartir a continuación os parecen muy obvios. Sí, puede ser, pero también es cierto que se nos olvida el aplicarlos muchas veces.

También estaréis pensando que sobre el papel queda muy bien eso de acelerar los cobros, pero que es un tema que se escapa a nuestra voluntad y por tanto, en realidad, poco podemos hacer.

Espero que con este post penséis que podéis aplicar algo de lo que contamos para cobrar mejor de vuestros clientes y, al menos para empezar, os podáis marcar algunos objetivos.

 

  1. Tener más clientes no significa necesariamente tener más ingresos.

Porque puede suceder que no cobres las ventas y eso hará que tus costes sean superiores. Además, has tenido que comprar más productos y hacer el desembolso correspondiente. Debes de calcular los costes de cada cliente para saber cómo son de rentables y así sabrás el impacto que un retraso en el pago tendrá en su rentabilidad. También debes de analizar los desfases que tienes entre pagos y cobros porque eso te va a determinar el colchón de tesorería que vas a necesitar en cada momento. Y si en algún momento necesitarás cubrir un déficit de liquidez, eso te va a suponer más costes y, por tanto, menos rentabilidad.

 

  1. Clasifica a tus clientes. Aunque tengas pocos te ayudará a hacer un mejor seguimiento de sus pagos y podrás ir conociendo cada vez mejor su perfil pagador. En la medida de lo posible, antes de que pasen a engrosar tu portafolio de clientes conoce bien las empresas, busca información financiera, los ratios de rentabilidad que tienen, analiza su histórico de solvencia, su comportamiento de pago y su riesgo de impago. En base a cada tipo de cliente podrás nos sólo determinar el límite de crédito que debes de concederle sino también la “vigilancia” de su comportamiento.

 

  1. Haz una labor de cobro preventiva. Sobre todo, con aquellos clientes que tengan más volumen de ventas. Envíales un aviso una semana antes del vencimiento de la factura. Así en caso de que hayan tenido algún problema con la factura o con la documentación y no te hayan avisado, podrás adelantar la solución. O en caso de que prioricen el pago de las facturas, podrás pasar delante de otros proveedores. También puedes enviar periódicamente estados de cuenta a tus clientes para cerciorarte de que los saldos son reconocidos por éstos.

Crea tu propia metodología de seguimiento de los clientes. Envía otro correo al vencimiento y unos días después si no has recibido el pago.

Si tienes muchos clientes, debes de hacer una previsión de los cobros correspondientes y así podrás vigilar de forma automática si los recibes o no.

 

  1. Vigilar, vigilar y vigilar. Saca al menos cada semana el informe de deudas vencidas. Mantener controlada la antigüedad de tu cartera es un elemento clave para la liquidez de la compañía y aplicar mejor las acciones necesarias de acuerdo al status en que se encuentren. Hay que actuar rápidamente sobre los impagos y evitar que las deudas se alarguen. Una deuda vencida con poca antigüedad es más fácil de cobrar, mientras que una deuda entre 90 a 120 días de vencida tiene altas posibilidades de convertirse en incobrable.

 

Y recuerda que debes de hacer un control exhaustivo de tu Cash Flow semanal, mensual y trimestral para detectar y corregir desviaciones de forma más ágil.

Si utilizas SeeDCash, automatizarás la constitución y seguimiento de tu Cash Flow y controlarás cada día los cobros recibidos para comprobar si tus clientes te pagan como has acordado.

Los KPI’s de tesorería

En general, la operativa de tesorería es similar en todas las compañías independientemente de su sector, aunque en algunos haya algunas necesidades adicionales. Por eso, se pueden definir los KPI’s de tesorería principales que nos permiten identificar los objetivos que queremos alcanzar y que se pueden agrupar en cuatro tipos sobre la base de las funciones de tesorería:

  • Indicadores de liquidez
  • Indicadores de financiación e inversión
  • Indicadores de negocio bancario
  • Indicadores de riesgos.

Los indicadores de liquidez definen el control de la posición de tesorería y de los saldos bancarios con una visión previsional a futuro.

Estos indicadores son:

  • Liquidez a 30, 60 y 90 días
  • Evolución del cash-flow
  • Capacidad financiera
  • Saldo medio

Todos estos indicadores persiguen el objetivo de mantener los saldos bancarios de la compañía en el nivel aceptable. Si está por debajo de los objetivos planteados implica falta de liquidez disponible y supone tomar medidas de búsqueda de financiación o de utilización de las líneas más allá de lo previsto. Pero tener un exceso de fondos significa tener saldos ociosos y se debe de tomar medidas para planificar la inversión de los excedentes temporales.

Además, los saldos diarios dan una visión necesaria, pero limitada. Hay que gestionar el futuro pues las incidencias en tesorería no siempre pueden resolverse de hoy para hoy. Por lo tanto, hay que controlar la tesorería en el inmediato futuro y disponer de una evolución estimada de los saldos. Esto supone tener una previsión de tesorería, que incorpore los cobros y pagos previstos en el plazo deseado.

También debe de hacerse un análisis del pasado y analizar la evolución del cash-flow y las desviaciones del mismo sobre los presupuestos de tesorería de la empresa para, en su caso, tomar medidas correctivas. Eso requiere conocer el detalle, generalmente agrupando los movimientos por categoría y mes para conocer donde se han producido las desviaciones significativas.

Los indicadores de financiación e inversión miden los riesgos asociados a la financiaciones e inversiones.

Estos indicadores son:

  • Saldo disponible
  • Riesgo medio mensual
  • Máxima utilización de financiación
  • Tipo medio ponderado
  • Plazo de maduración de financiaciones
  • Rentabilidad media
  • Plazo medio de maduración de inversiones

Conocer el saldo bancario diario disponible sobre el autorizado por la(s) entidad(es) bancaria(s), el volumen medio mensual de financiaciones e inversiones, el riesgo medio mensual de financiaciones e inversiones o el tipo medio mensual ponderado de financiaciones e inversiones significa controlar que no se están superando los objetivos planteados con ello fin de minimizar el coste de los fondos y reducir los gastos financieros o maximizar los ingresos financieros.

Los indicadores de negocio bancario miden la rentabilidad que el banco o los bancos con los que trabaja la empresa obtiene con las operaciones que ésta le proporciona.

Estos indicadores son:

  • Volumen de negocio por banco
  • Volumen de negocio por tipo de operación
  • Float bancario por tipo de operación

Se debe de fijar un objetivo de distribución del negocio bancario (cobros, pagos, operaciones de extranjero, impuestos, seguros sociales…) entre las distintas entidades para negociar bien las condiciones.

Los indicadores de riesgos miden la exposición al riesgo de divisas y de tipos de interés y su cobertura. Su medición permite mantener la política de cobertura que fija la compañía y asegurar la cuenta de resultados.

Estos indicadores son:

  • Riesgo de interés. Exposición
  • Porcentaje de cobertura de riesgo de interés
  • Riesgo en divisas. Exposición por divisa
  • Porcentaje de cobertura de riesgo de divisas

Se debe de fijar un objetivo sobre la exposición neta al riesgo de cada divisa, porcentaje de riesgo abierto, qué porcentaje máximo de financiación desea tener a tipo variable, riesgo neto de intereses tras tomar medidas de cobertura de riesgo, riesgo neto sobre el riesgo total, porcentaje máximo de las financiaciones a mantener sin cobertura sobre el total riesgo de la compañía.

Con estos indicadores la Dirección Financiera puede identificar dónde se están produciendo incidencias sobre los objetivos deseados y, por tanto, dónde debe centrar su actuación prioritaria.